為什麼要公司董事會會議紀要？
實際上有幾個原因需要記錄公司會議記錄。
記錄會議記錄的第一個也是最重要的原因是記錄你的決定。 我已經參加了幾個月前沒有人記得董事會決定的董事會會議。 為您的業務寫下一些東西，
公司董事會會議紀要的第二個原因是信託和責任。 董事會成員處於信任的位置。 他們正在對企業股東投入的資金作出決定，他們需要能夠證明他們的行為是明智的，符合公司的最大利益，並且沒有利益衝突 。 董事會會議記錄有助於董事會證明他們善意行事，並避免對其行為承擔個人責任 。
第三個原因是稅收目的。 公司是與個人股東分開的實體。 為了確保你保持這種分離，董事會會議紀要提供了一個記錄。
沒有他們，國稅局或國家機構可能會否定業務的稅務狀況。 一個沒有顯示它的公司作為一個獨立於業主的實體可以創造一個困難的稅收情況。
企業要在確保董事會成員履行職責並受到保護，避免浪費董事會時間的漫長董事會議之間爭取平衡。
我們將在本文中解決這個問題。
現在我們已經討論了召開董事會會議記錄的原因，以下是企業所犯的一些錯誤，以及如何糾正這些錯誤的一些想法。
在會議之前不創建和分發議程
公司在董事會會議上犯的另一個重大錯誤，並不是在會議前設定議程，而是在會議之前不分發議程和相關文件。 議程應包括議程中每個項目的具體時間。 具體的議程不僅使會議更順利，而且讓董事會（以及任何閱讀會議記錄的人）都知道每個議題對議程的重要性。
這並不意味著如果重要而緊急的話，就不能提出議程，但可以通過投票將項目添加到議程中。 很多緊迫的事情應該由高管來處理，而不是董事會。
缺少董事會重要部分會議紀要
董事會會議記錄模板應包括：
- 該 會議的日期，時間和地點
- 開始和結束時間以及分配給議程中特定項目的時間
- 什麼類型的董事會會議 - 普通，特殊或年度 （所有州要求公司召開年度會議）
- 誰在場，注意到董事，嘉賓和工作人員，以及哪些董事會成員不在場。 任何人遲到或早退的名字都必須注意。
- 指定是否存在法定人數。 公司章程通常需要法定人數才能進行選票。 法定人數要求通常超過一半的成員。 （例如，對於九名成員的董事會，必須有五名成員出席法定人數）。
- 如果委員會或其他人員發表演講，請提供演講人的姓名和頭銜。
會議紀要太特殊
董事會可能犯的最大錯誤是需要詳細的討論信息（有時是論點）和過程。 會議應該反映決定的結果，而不是誰在討論什麼。 假設您的董事會正在就推出一系列新產品的議案進行投票。
會議紀要應該說：“動議增加一個新的香料線，動議借調和批准，有如此的不同意見。” 如果小組進行了討論，則應記錄討論的長度並對其進行總結，但不需要詳細討論討論。
分鐘不夠具體
另一方面，有些會議記錄不夠具體，不足以提供信息並使會員擺脫困境。 如果決定不一致，則提供哪些董事會成員異議的記錄（並註明棄權是否由於潛在的利益衝突）。
雖然你不必記錄每一次討論的衝擊，或者說什麼。 但是會議記錄中應該有足夠的信息來反映討論的精神。
董事會會議太長
沒有人喜歡長時間的會議，但有一些方法可以縮短會議和會議紀要。 您可能希望通過創建一個同意議程來節省董事會會議時間。 基本上，這個議程是一個可以在沒有討論的情況下快速處理的問題清單。 該清單可能包括上次會議的會議記錄，財務報告以及委員會或首席執行官的報告。
同意議程，報告和其他信息必須在會議之前分發，以便成員有機會閱讀。 然後，在會議上，同意議程是會議進程的一部分。 任何董事會成員都可以提出有關同意議程的問題或疑慮，但如果沒有問題，則可以同時對整個同意議程進行表決。
錯誤的決策類型
公司董事會決定整體政策。 公司高管根據該政策做出日常決策。 有時，董事會過度延伸，並試圖做出最好留給管理層的決定。
不批准分鐘
在董事會會議的喧囂中，很容易忘記批准會議記錄。 但重要的是要確保會議記錄正確反映會議的文字和精神。 分鐘被認為是“草案”，直到獲得批准。
不記錄會議記錄
在為了讓公司保持良好的會議記錄而付出的所有麻煩之後，請不要忘記將公司會議記錄保存在安全和可訪問的地方。 建立一個在公司記錄簿或“雲中”保存密碼保護文件的過程。
忘記承認公司秘書的作用
與公司會議記錄有關的大部分職責都屬於公司秘書的範疇。 做一名優秀的公司秘書是一門藝術，而這些人往往得不到足夠的認可。 定期向這個人說“謝謝”。
不包括律師作為董事會顧問
本文中的信息無意成為稅務或法律建議，作者不是律師。 無論您的公司是私營公司還是公眾機構（公開上市交易的股份），您都應該聘請律師，就如何提供公司會議記錄以及出席重要的董事會會議以確保您和董事會受到保護提供建議。