董事會成員不能讓他們的個人利益干涉他們作為董事作出的決定。 所以，幾乎所有的公司都有他們需要董事簽名的利益衝突政策和聲明。
什麼是利益衝突？
可能導致公司董事會成員利益衝突的情況的一些示例：
- 如果董事會成員在與其董事會成員公司競爭的公司中擁有外部商業利益
- 如果董事會成員有權參與會影響公司股票價格的決策
- 如果董事會成員知道即將進行的公司合併或收購或出售。
- 如果董事會成員與公司的員工發生私人關係。
請注意，可能涉及或可能不涉及犯罪。 通常只是造成問題的不當行為或利益衝突。
何時制定利益衝突政策
利益衝突政策應由貴公司的律師準備，並由所有董事會成員在第一次（組織）董事會會議上簽字，或者在董事會加入董事會時簽署。
沒有簽署這項政策，董事會成員不應該被允許服務。
董事會成員的職責
利益衝突政策應該描述董事會成員的職責：
- 受託責任，用於財務和法律事務。 信託事務涉及關注商業利益的責任。 此受託責任包括所有其他董事會責任。
- 忠誠的責任，將董事會責任置於其他外部利益之上
- 保密義務，保守董事會會議和公司業務的交易和信息。
外部興趣
利益衝突政策要求董事會成員披露與公司利益相衝突的外部利益。 這些潛在的利益衝突包括關係或責任（個人，財務和其他）。 該政策允許董事會成員不讓董事參與討論，報告或對問題進行投票。 該成員也可以迴避（辯解）自己的問題。
繼續利益衝突
如果利益衝突是重大的，持續的和不可調和的，並且如果它妨礙了個人履行職務職責的能力，則利益衝突政策賦予該組織從該職位上除名的權利。
典型的利益衝突政策
董事會的利益衝突政策可能包括：
- 定義如“利害關係人”和“經濟利益”
- 討論披露和確定是否存在利益衝突的義務
- 個人或董事會處理利益衝突的程序
- 如果董事會確定或有合理理由相信違反利益衝突的情況會發生什麼
- 論組織機構董事薪酬及其對董事會職能的影響
- 要求對利益衝突政策進行年度審查，披露外部利益並重新簽署政策。
每位董事會成員簽署的利益衝突政策都是公司記錄的一部分，必須保存在公司記錄簿或檔案中。