什麼僱員搬家費用你應該支付
最好堅持只報銷IRS批准的作為僱員納稅申報扣除的移動費用。
根據美國國稅局 ，員工的扣除移動費用僅包括在內
“合理費用：
將家庭用品和私人物品從原來的家搬到新家去
從前家到新家旅行（包括住宿）。
即使報銷可能符合責任計劃（如下所述）， 不可抵扣費用的報銷也應始終對員工納稅。
員工搬家費用報銷的稅收影響
一般來說，您向員工支付的任何款項都應納稅，並且支付員工搬家費用被視為應納稅利益。 但是有一種方法可以使員工無需納稅。
如果您希望員工的移動費用對員工不徵稅（國稅局使用“免除”稅款），您必須通過美國國稅局所稱的負責計劃向他們支付費用。
在這種情況下，員工支付費用並償還費用。
為了達到問責計劃的標準，費用必須逐項列出，並且只能支付特定的費用。 這些費用也必須用於商業目的。
員工必須支付或發生可扣除費用，同時作為貴公司的員工提供服務。 您可能需要記錄此舉是您業務所需的。
還有一些會計程序必須遵循才能達到償還計劃
- 員工必須“在合理的時間內充分考慮這些費用。” 也就是說，員工必須為您提供所有支出的收據。
- 如果您要為員工提供這些費用的預付款， 該僱員必須在合理的時間內退還任何多餘的錢。
例如，假設您提前支付5,000美元的移動費用，並且員工為您提供了3,660美元的收據。 員工必須檢查餘額（$ 1,350）。 如果沒有達到責任計劃的所有標準，則該計劃不是一個負責任的計劃。 對於員工而言， “ 不可抵扣費用的報銷 ”以及雜項或非特定費用的補貼都應納稅給員工。
完全清楚：根據無法計算的計劃對員工進行的任何報銷必須視為應納稅（包括扣繳），即使報銷費用是可扣除員工的費用。 而且任何沒有通過收據證明的付款，即使它們是問責計劃的一部分，都應納稅並且需要扣繳。
將費用付款轉移給員工時扣繳工資稅
如果按照責任計劃的標准進行支付，並且所有必要條件均已滿足，則向員工支付的轉移支出的付款不需要扣繳。
不按照上述負責計劃的標准進行的移動費用支出，需要扣繳聯邦所得稅， FICA稅 （社會保險和醫療保險）以及聯邦失業稅。
報告在員工的W-2表格上移動費用支付
如果員工的報銷符合上述所有責任計劃的條件，則不必將這些報銷納入員工的W-2中。 如果員工給您足夠的費用會計報表 ，但超出部分不予報銷，您需要與您的薪資服務機構或稅務編制人員核對，以確定如何報告應稅和非應稅金額。 您必須在完成前一年員工的W-2年度納稅報告時報告此福利金額 。
愛國者軟件提供了關於如何在員工的W-2表單上輸入這些費用的更多說明。 我們將使用上面的例子，員工收到5,000美元的移動費用，收入為3,660美元，並保留剩餘的1350美元。 員工持有的金額對員工徵稅。 如上所述，我們假定此項付款是根據責任計劃的要求完成的：
- W-2的方框1（和方框3,5和16，如果由州或市徵稅）應納稅$ 1,350。
- 對於應納稅的$ 1,350，必須計算聯邦和州所得稅預扣稅和FICA稅，並將其包含在W-2的相應框中。
- 您必須使用代碼“L”在表格W-2的方框12中包括3,660美元（等於已證實數額的金額（例如不可扣稅部分）。
有關如何工作的更多詳細信息，請參見國際稅收協會出版物15（E型通告）。
為員工提供額外的費用以支付費用
一些企業根據移動類型和距離給員工一筆移動費用。 這筆款項仍可作為業務費用扣除您的業務。
根據美國國稅局的規定，如果你想給員工轉移費用的錢，並讓員工決定如何花這筆錢，你有一個不負責任的計劃。 在這種情況下，如上所述，如果您不希望員工必須出示收據，則所有付款都應作為福利納稅給員工。 此外，聯邦所得稅和FICA稅必須在付款時扣留 。
在這種情況下，您可能想要為付款添加額外金額，以幫助員工繳納必須支付的附加稅。 這就是所謂的“加總”支票，它是為了給員工提供稅後的確切金額。
例如，如果您向員工支付2,000美元的搬家費用，則可以進行總計計算，以支付超過2,000美元的額外稅費。 愛國者軟件有一個總計計算器，可以幫助你做到這一點。
員工搬家費用是可抵扣的
員工搬家費用的支付是您業務的可抵扣業務費用。 僱員的員工轉移費用扣除額應限制在員工可以用自己的納稅申報表扣除的扣除額。 這意味著將家庭用品和旅行費用轉移到員工及其家人的新位置。
告訴員工關於移動費用報銷計劃
與其他員工福利一樣，所有員工都必須得到相同待遇。 您可以通過員工類型（例如薪水與小時）設置符合計劃條件的標準，但您無法為同一分類中的一位員工分配更多此優惠。
把這種好處寫下來並將其納入與員工的溝通中總是一個好主意。 您的員工手冊或政策和程序手冊是描述計劃的好地方。 不要忘記包含有關此福利的稅收影響的信息。
幫助員工減免費用
除非你是一名合格的稅務員 ，否則向僱員提供有關所得稅減免的稅務建議並不是一件好事。 鼓勵員工獲得專業的稅務建議或使用專業的稅務軟件 。 以下是您可以做的一些事情，以幫助員工了解移動的費用福利以及它將如何影響他們的稅收：
- 為員工提供一份工作搬遷方案，解釋您的公司將如何及何時轉移費用。
- 讓員工有機會改變他們的預扣（ W-4表格）以計入最初的報銷費用。