底線是：如果你不能證明它，不要扣除它。
能夠為您的所有業務費用扣除稅款是一件好事，但能夠在IRS審計中證明這些扣除甚至更好。 如果您有合格的稅務編制人員，此人將要求查看所有稅務減免文件。
所以，在你帶著你的文書工作去稅務籌備人員之前（請不要在鞋盒裡 ！）
在這篇文章中，我們將看一些簡單的業務開支，總是問這個問題：“我如何證明這是真正的業務開支？” 我們將始終從國稅局和稅務準備員的角度來看待這些交易。
要記住的最重要的事實是，您必須能夠顯示交易發生的不僅僅是商業目的。
購買物業或支付費用
您可以從Best Buy購買一台適合您業務的all-in-one打印機。 您從您的企業賬戶中開出支票，或者使用您的企業信用卡。 所以，這足以表明這是一項商業開支，對吧？ 其實，沒有。 保存您取消的支票或您的信用卡收據只是您證明的一部分。 取消的支票沒有顯示你買了什麼。 使用信用卡更好，因為收據顯示購買。
包括取消支票的收銀機收據也需要，以顯示您實際購買的內容。
從個人帳戶支付
從您的商業銀行帳戶或商業信用卡支付費用的方式相同。 當然，你應該使用單獨的業務檢查或儲蓄賬戶或商業信用卡。
雖然您的個人賬戶並不一定是個問題，但它更難證明這張個人支票是用於商業目的的。
當你第一次開始你的生意時，你可能不得不為一些項目使用個人賬戶。 例如，我最近組建了一家新的LLC ，我必須在我的州使用個人支票進行註冊。 當您將個人帳戶用於商業用途時，請確保您有足夠的文檔。 在這種情況下，我打印了州政府的一份收據，表明我已經為LLC註冊付費。 在這種情況下，很難相信這是為了個人使用。
使用費用日誌
有些費用比其他費用更難以證明。 這兩個大的例子是旅行費用，包括里程和上市財產。 在這兩種情況下，滿足IRS對費用證明的要求的最好方法是記錄日誌。
IRS更喜歡“當時”的證據 。 也就是說，在花錢時花費在費用單或收據或里程記錄上的筆記比在年末寫的清單要好。
保持里程記錄 ，我知道，保持里程記錄是一個巨大的痛苦。 這意味著，每次你進入你的車（順便說一句，如果公司為汽車支付了費用並不重要），你必須記錄下：
- 日期
- 里程數
- 你去了哪裡
- 目的 - 企業或個人 - 盡可能具體。
如果您希望更輕鬆一些，請記下當年1月1日的汽車行駛里程，然後僅記錄行駛里程。
要扣除營業里程費用，使用標準里程扣除或實際費用，您必須證明您至少有50％的時間用於商業。
提示：如果您連接到智能手機，請嘗試使用里程應用或費用應用。 它可以為您節省大量紙張，並保持您的費用日誌在線。
最後，請記住， 通勤旅行 （來回工作）不被視為可扣除的旅行費用。 雖然您可以跟踪通勤費用，但不要將它們包含在商務旅行日誌中。
使用商務旅行收據
除了里程記錄之外，如果您出差開展業務，則需要跟踪費用收據。
這些費用，如里程，由IRS審計師密切關注，因為包含個人差旅費用和商務旅行很容易。
證明商務旅行費用 （包括酒店，航班，租車，餐飲和娛樂）的最佳方式是使用信用卡憑證（當然需要使用您的名片）以及有關業務目的的附加說明。 在你付出費用的時候做筆記。 您還可以使用日程安排，預約簿或日曆記錄商務旅行活動，然後將其與收據綁定。
購買上市房地產
讓我們仔細看看您購買的所有功能於一身的打印機。 打印機也可用於個人打印，IRS將這些類型的財產歸類為列出的財產 。 他們在名單上，因為他們可以用於個人或商業目的。 IRS需要更高程度的業務使用證明。
您必須具體記錄您如何使用列出的財產。 最好的方法是用一塊財產保留一份日誌（如下面描述的費用日誌）。 每次使用打印機或其他列出的財產時，請注意日期，用途（例如份數），具體工作（打印業務手冊的副本）以及使用是商業還是個人使用。與打印機相關聯，如墨盒。
在年底，您應該能夠顯示業務使用百分比，然後將該百分比分配給成本。 例如，如果您發現60％的時間用於打印業務，則可以將60％的成本用作業務扣除。
提醒一下，如果您在您的辦公地點（而不是您的家庭辦公室 ）擁有該房產，則不必保留日誌。 假定所有在商業地點的使用都是為了商業目的。
使用帳戶報表
假設您丟失了信用卡憑單，或者您沒有取消該打印機購買的支票。 您可以使用銀行對賬單或信用卡對賬單來證明商業購買，但您還需要從預約簿，日曆或日計劃員進行額外驗證。
沒有這樣的事情太多證明
如果對某些費用是否用於商業目的有任何疑問，最好有幾種方法來證明費用。
您的商業記錄系統
最後，關於這些業務支出的記錄應該是您整體業務記錄保存系統的一部分。