CCRRA系統 - 捕獲，檢查，審查，記錄，行動
這裡有五個簡單的步驟來創建一個簡單的財務記錄保存系統：捕獲，檢查，記錄，審查，行為。
首先，獲取信息。
如果不存在，則不存在。 當你開始你的生意時，養成捕捉所有東西的習慣，這樣它就會自動化。 “捕獲”是最困難的過程中最重要的部分; 這是一個養成收集信息習慣的問題。 跟踪您為企業花費的每一筆金額以及您作為銷售收入的每筆金額。 此時不要擔心對信息做任何事情。 只要確保您捕獲的所有內容包括（a）項目描述，（b）數量，以及（c）日期。
其次， 檢查以確保信息完整和正確。
每隔兩週花一個小時查看一切，並檢查它。 檢查您的所有信息是否已準備好錄製。
確保你已經包含了日期和金額，並且有足夠的詳細信息來說明你可以準確記錄的費用。 例如，“紙張3.55美元7/12”的說明可能不夠充分。 報紙是什麼？ 這是你買辦公室的報紙嗎？ 或者你是否為電腦購買了一張紙？
在交替星期結束時（例如每隔一個星期五）設置與自己約會的具體時間以檢查一切。 不要等太久; 您等待的時間越長，記住和收集信息就越困難。
第三， 記錄信息以保存它。
錄音意味著將您的財務信息轉換成可用的形式。 檢查完所有內容後，將其交給簿記員進行錄製，或自行錄製。 每月一次。 將信息輸入電子表格或會計軟件。 您也可能會發現在線軟件適合您，所以您和您的簿記員都可以查看信息並進行討論。 只要確保每個月都記錄一切，那麼您可以查看它。
第四，鞏固和審查信息。
每月記錄您的財務信息後，打印四份報告：
對於每個報告，請包含與上個月的相同報告信息的比較。 要特別注意這些報告中的具體信息。
最後，ACT，根據你所知道的。
在大多數情況下，如果一切看起來都正確，“ACT”可能意味著無所作為。
在其他情況下，這可能意味著要進行更改。 創建信息迫使你採取行動的“觸發點”。 以下是一些建議的觸發點：
- 資產負債表 。 如果你看到負債在三個月內每個月都在增加（這可能意味著資產和/或費用也在增加），那麼削減支出。
- 利潤表 。 如果您發現特定費用佔銷售額的百分比在增加，請問自己為什麼會增加。 如果增加是必要的，你可能想削減其他開支的支出，以保持你的利潤水平。
- 應收賬款賬齡 。 在追求緩慢的付款人後堅持自信。 你讓債務拖欠的時間越長，收到錢的可能性就越小。 正如我上面所討論的那樣，建立一個收款系統，以確保您的付款得到及時支付，並且慢速付款人不會因為您不想要您的錢而被假設。
- 應付賬款 。 盡可能快地付款。 儘早支付以獲得折扣。 如果您無法支付所有賬單，請支付會導致您遭受處罰的款項，或者會影響您的信用評級。 即使其他人負責支付賬單，您也是最終負責確保您的企業債務已經支付的人。
即使你對財務系統不熟悉，你也應該能夠設置這一個並保持運行。 最難的部分是收集信息。 一旦你形成了“收集習慣”，你會發現其餘的會隨之而來。
請記住， CCRRA - 為您的企業捕獲財務信息，每隔一周檢查一次，每月記錄和審核信息，然後採取必要措施，以保持財務狀況順利進行。 如果你遵循這個簡單的五步系統，你將最大限度地減少“垃圾”和它隨之而來的問題，你將最大化你的財務狀況。
一個組織良好的金融體係將使您的企業在未來的許多年內保持財務可行性。