不要忽視這個事件成功的寶貴工具
無論您是剛開始參加活動策劃業務，還是經驗豐富的活動策劃者，您都有機會熟悉活動策劃清單，或者至少在活動策劃課程或行業聚會中聽到過參考。 這是有原因的。 活動策劃清單是策劃者最好的朋友，是成功管理活動的寶貴工具。
注意：事件計劃清單也稱為回退計劃或關鍵路徑。
活動策劃是關於計劃的。 即使最有創意的事件想法如果沒有很好的計劃和執行，也會失敗。 這裡是一個活動清單的來源。當你計劃一個成功的活動時，你可以隨時隨地掌握無數的責任和各種細節。 當管理多個事件時，它特別有用。 忘記一個小任務或在一個最後期限後落後可能會導致多米諾骨牌效應：您的事件中其他看起來不相關的方面可能會開始逐一崩潰。
所以，不要依賴你的記憶，粘滯便箋或塗鴉，以保持你的活動策劃業務順利進行。 學習制定一個有效的活動計劃清單，它很快就會成為你的新朋友。
在你開始之前
要開始，請清理您的日程安排中的一些時間，以關注您計劃的活動。
接下來，清理你的想法。 認真。 不要看電話或回復電子郵件。 你需要從頭到尾設想這個事件而不會中斷或分心，這樣你才能有效地規劃出所有必須完成的任務。
做好準備
考慮您計劃的活動並記下所有確認的細節：客戶名稱和聯繫信息，活動日期，地點，參加人數等。
拿出一個日曆，並用粗體字標記日曆上的事件日期。 收集其他相關材料 - 場地照片，聯繫餐飲者名單 - 這是本次活動的一部分。
倒退
開始編寫活動計劃清單的方法是反向工作。
客人可以體驗一次為期一天或多日的聚會，同時發生一切事情。 就像舞台上出現的現場表演一樣，執行得很漂亮。 活動策劃者將活動視為一系列較小的活動，這些活動如拼圖般拼湊在一起，最終形成高潮。 所以，作為規劃者，我們從一開始就開始。 在發生實際事件之前有幾個星期或幾個月。
從開始就開始
在決定從哪裡開始編寫活動計劃清單時，請考慮為活動奠定堅實的基礎。 在選擇配色方案和訂購鮮花之前，您必須解決基本問題。 從簽署合同到談判房間，無論大小，一切都需要寫在您的清單上。 關鍵是首先處理任何可以提前完成的任務，以便在日程安排中留出更多時間來處理在事件日期附近發生的待辦事項。
活動策劃人員清單中包含的項目示例如下：
- 簽訂合同（與客戶，場地，供應商等）。
- 確認會場的日期和時間
- 僱用娛樂（樂隊，演講者等）
- 安全的酒店大樓
- 郵寄邀請
- 選擇菜單
- 僱用等待員工
- 確認客人人數
- 瀏覽網站
- 確認房間設置
允許額外的時間
對於活動清單中的每個項目，都需要額外的時間。 如果實際郵寄邀請的日期是3月15日，請在名單上放置一個項目，邀請3月8日前一周的郵寄。 如果您的邀請出現問題，或者您因為其他原因而落後於計劃，那麼這會給您一些額外的時間。
在你的清單中包含提醒
在您的清單上寫下“與餐飲商簽訂合同”是不夠的，然後在完成時勾選此框。
您需要確保餐飲商已收到合同副本，並已將簽名副本返還給您。 因此，對於添加到清單中的每件大件物品，都包含提醒。 例如，“跟進與餐飲服務商重新簽訂合同”。添加另一個，稍後提醒說“已收到簽約餐飲服務合同”。 處理一項任務並不常見，並認為它完成後才能完成。