不夠早入門
拖延是你的敵人。 這是您想避免的最常見的事件計劃錯誤之一。
如果不及早啟動事件計劃流程，可能會導致許多問題。 只要選擇一個日期，並且你有一個事件和預算的一般範圍，就可以開始工作。 酒店和其他場地提前預訂，以便盡快安全。 不這樣做會限制你的場地選擇，不幸的是，你會留下任何可用的場地。 演講嘉賓和現場娛樂表演也會在實際活動日期之前進行預訂。 一旦你的活動日期安全，做你的研究，當你決定選擇你的表演者時，立即簽訂合同。
組織你自己的活動計劃清單是另一項應立即解決的任務。 通過規劃活動策劃過程中的所有步驟，確定何時需要完成這些步驟以及製定每個步驟的時間表，您將獲得有價值的指導，幫助您開始並保持正軌。
開始時間太晚是最常見的事件計劃錯誤之一。
不檢查競爭事件
你有沒有安排你的活動只為了學習 - 一旦規劃過程已經開始，活動日期確定 - 同一天還有另一個競賽活動？ 只有一個事件會吸引人群，所以不要抓住機會並且交叉手指，那些被邀請的人會選擇你的事件。
完全避免這種情況。
盡快進行盡職調查並在發生任何事件衝突之前檢查是否為時已晚。 查看行業聚會（無論大小），接近假期，重大體育賽事和當地聚會的時間表，這些活動可能會對參加活動的人造成嚴重破壞。 一旦你決定了你的活動的日期，請向你的客人說出來。 “保存日期”通知和“即將到來的活動”列表為那些感興趣的機會在日曆上標記您的活動。
不確認供應商
已簽署的供應商合同是一項具有法律約束力的協議，並以書面形式向您提供一些信息，以使供應商對他們提供的服務負責。 但是，當您意識到供應商沒有展示時，它在活動時不會為您做任何事情。 手頭的事件合同不會為飢餓的客人提供食物，也不會將桌椅運送到空的宴會廳。 確認每個供應商不是一次，而是兩次。 是的， 兩次 。 在雙方同意條款時確認收到簽署的合同。 在事件本身之前再次確認。 這不是關於送餐或裝飾細節的談話， 這是一個特別的後續行動，以確保您的活動仍在他們的日曆上。
活動供應商預定了多個活動，您的文書工作很容易迷失在洗牌中或被公司的其他人誤認。 因此，確保通過回到他們辦理登記手續並確認您的活動以及提供的日期，時間和服務的具體內容實際上符合他們的日程安排。 並保持供應商合同隨時可用。
沒有“計劃B”
制定應急計劃對於任何事件都是必須的，但對於計劃在戶外舉行的活動尤其如此。 天氣條件難以預測，如果發生颶風，大風或冰雹風暴威脅取消您的活動，請制定備用計劃。 如果您的戶外活動 - 或其中的一部分 - 必須移動到室內，則可以選擇雨日，備用活動場地以及修改後的活動時間表。
除了為天氣不確定性做準備外，還可以提前處理其他不尋常的情況。 現場配備發電機可以減少停電。 溢出停車可以移動到另一個預先安排的位置。 酒店房間可用性的問題可以通過在酒店區域內保留一些額外的房間來解決。 考慮你的事件的具體情況，並考慮那些更容易出現問題的領域。 通過提前規劃和開發替代方案，您可以避免成本最高的事件計劃錯誤之一。
不僱用足夠的幫助
談到招聘活動員工時，越多越好。 它會花費你更多的錢，但它可以節省你的事件。 想像一下：等待進入停車場的汽車的備份，而停車場乘務員瘋狂地嘗試跟上。 一系列沮喪的客人等待訂購飲料作為一台服務器努力跟上需求。 大量剛剛抵達的客人不勝感慨事件登記員，讓疲倦的旅客等待太久而無法登機。您明白了。 在忙碌的時候，讓額外的活動人員隨時為您提供幫助，為需要幫助的地區提供額外服務，解決問題，或者以問題到達客人的歡迎儀式，將活動從一個好的活動提升到一個精彩的活動。
在招聘活動人員時 ，請注意那些具有工作經驗的工作人員。 只僱用專業，強烈推薦的員工。 教育他們關於你的事件是什麼，將要參加的客人，你的期望，以及他們的聯繫人是誰，如果他們有問題或問題。 活動員工 - 即使他們是由外部供應商提供的 - 代表您和您的活動策劃業務。 與活動工作人員的不良遭遇將留在客人和客戶的記憶中，甚至可以讓最有計劃的活動變得尷尬。