您需要了解什麼才能避免客戶混淆
經驗豐富的專業人士面對誤解所提供服務的客戶也同樣令人沮喪。
“事件管理”和“活動策劃”經常互換，儘管它們是兩個完全不同的東西。 很簡單，計劃和管理是不一樣的。 雖然這兩個函數的技能集確實重疊，但它們是兩個截然不同的函數。 如果客戶錯誤地認為自己需要活動經理，而他們需要的是活動策劃人，則會給那些與客戶打交道的人造成問題。 對於那些所有活動經理都有處理活動計劃的印象。 所以讓我們來澄清一下困惑，因為重要的是你和你的客戶有相同的理解。
活動策劃
讓我們從活動策劃開始。 這裡的關鍵操作詞是計劃 。 所有活動 - 從新娘陣雨到里程碑的生日慶典，再到大型企業聚會 - 都以某種計劃開始。
與客戶就事件想法，主題，期望日期和預算準則進行的初步討論都是活動策劃過程的一部分。
活動策劃從一開始就從概念的早期階段開始 ，並一直持續到實際活動發生。 而且，誠實地說，賽事規劃人員在賽事結束後的幾週內總結細節並處理後續項目。
活動策劃包括與客戶密切合作，設計反映客戶聚會願景並符合活動目標的活動。 聘請活動策劃者的客戶聘請某人來規劃活動的各個方面，包括相關的細節和行動項目，並且在活動完成之前查看活動。
活動策劃職責可以包括但不限於：
- 為活動選擇一個整體主題
- 制定預算
- 選擇一個場地
- 談判酒店合同
- 僱傭外部供應商
- 計劃菜單
- 僱用一名餐飲服務員
- 安排嘉賓演講或娛樂
- 協調運輸
- 選擇配色方案
- 發展邀請
活動策劃是組織活動的一切內容。 這個功能屬於事件管理的更大範圍。
事件管理
每種類型的事件都由許多部分組成，像拼圖一樣拼在一起。 所有這些作品最終會聚集在一起創造一個事件。 成功的活動將所有這些相關的作品在合適的時間和地點順利地並且按照計劃順利地聚集在一起。 這個過程被稱為事件管理。 簡而言之，就是事件本身的項目管理。
事件管理涉及創建，協調和管理事件的所有不同組件以及負責各個方面的人員團隊。 事件管理的某些方面可能包括但不限於：
- 保留一個事件的位置
- 協調外部供應商
- 制定停車計劃
- 設計緊急應變計劃
- 確保符合健康和安全標準
- 管理負責每個功能的人員
- 監督事件的執行
- 監測事件
- 現場解決事件情況
活動管理者和活動策劃者一起工作
定義這兩項職能具有挑戰性，因為它們不僅密切相關，而且責任往往重疊。 個別活動策劃者可能會提供活動管理服務，活動經理也可能提供活動策劃。
這完全取決於個人計劃者或企業活動管理團隊，場地以及活動本身。
了解兩者之間的差異並確定您將提供哪些服務非常重要。 例如; 如果您為大型活動提供活動策劃服務，您將與一位活動經理合作，該活動經理將與餐飲經理，視聽團隊等協調您的服務。定義您的角色以及您將提供的服務並明確溝通這些潛在客戶在規劃過程中避免任何混淆。