除非你對你將要支付的費用有一個好的想法，否則很難計劃一個事件預算。 這似乎很明顯，但與事件計劃相關的成本可能來自許多不同的地方。 只要你認為你已經確定了所有的費用類別，就會彈出另一個類別，讓你回到製圖板。 為了避免這種情況發生，我在製定預算時要記住活動計劃費用的大綱。
現場費用
這裡包括通常由活動場地收取的費用和費用。 這通常是最昂貴的類別，但它也是最容易預測的，因為您將得到一個正式的成本估算來提前審查。 據說，不要忘記考慮隨考勤數字而變化的可變成本。 餐飲就是一個很好的例子，因為每增加一個名單，你的食品成本就會增加。
場地費用
- 房間出租
- 保證金
- 保險範圍
- 停車處
食物和餐飲
- 膳食
- 飲料
- 酒保/服務器人工費用
- 稅務和服務/小費
音頻/視頻
- 話筒
- 屏幕和投影儀
- 互聯網
- 其他專業設備
第三方供應商
此類別代表主機場外供應商提供的所有物品和服務。 每個人都會獨立計費，所以重要的是密切關注您正在使用的每個人。
使用電子表格將幫助您組織供應商聯繫以及與其服務相關的成本。
活動出租
- 亞麻製品，桌上踢腳線和椅子套
- 帳篷，舞台和娛樂景點
- 沒有提供場地的實物
- 安裝/拆卸的人工和交貨
裝飾供應商
- 口音照明
- 鮮花和中心
- 氣球
娛樂
- 音樂家或DJ
- 演講者費用
- 合同車手（食品，住宿，交通）
生產費用
生產包括計劃和執行活動所需的所有人員和資源。 這些費用從事件發生的那一刻開始，並繼續通過事後文件。 簡而言之，這一類別代表組織該活動的成本， 吸引參與者和管理行政要素。
營銷和註冊
- 打印和設計工作
- 廣告
- 邀請
- 註冊管理
規劃和組織
- 活動策劃者費用
- 兼職和臨時僱員
- 辦公用品
- 溝通成本
- 差旅費
行政費用
- 受薪僱員分配
- 會計成本
- 法律費用
- 顧問費用
成本過高和緊急資金
對於你應該為非計劃開支預留的東西沒有神奇的數字，但你絕對需要預料到意外。 一些活動策劃者建議預算花費5％到10％，而另一些選擇合適的圈數。 當然，更大的事件應該更多地分配，因為每人收取的監督費用可能會達到數千美元。
本大綱的目的是讓您了解可能發生的不同類型的活動計劃開支。 每個活動都是獨一無二的 ，因此您的活動可能包含或多或少的此處列出的項目。 重要的是要知道你的成本來自哪裡。 忽略與特定供應商或類別相關的費用可能會嚴重影響您的預算，但最糟糕的情況是在賬單到達前完全忘記費用。