如何關閉假日辦公室

在假期前要做些什麼

在休假前準備辦公室需要謹慎準備。正確的信息傳遞將確保您的客戶，供應商和員工可以圍繞關閉計劃，這意味著您不必在休息前後處理大量憤怒的投訴。這應該是一個無憂無慮的假期和當之無愧的休息。

下面是一個簡單的步驟清單，從設置節假日消息到重置恆溫器，這將使您的假期關閉順利和盈利。

確保你至少提前兩到四周通知貴公司的利益相關者。員工可以通過辦公室日曆系統，電子郵件通知，辦公室周圍的標誌和張貼通知和提醒員工，並將其插入薪水支票中。不要忘記那些後續提醒; 並非每一條消息都能夠通過第一次。

您可以通過您的網站通知客戶，並在您的電話系統上發送自動話務員留言。

應通過電子郵件，電話或普通郵件通知供應商（特別是那些有重複發貨計劃的供應商）。

通知您的安全人員或安全服務您的即將到來的截止日期。確保您的安全提供商擁有更新的緊急聯繫人列表，其中包含您和您的關鍵員工的聯繫信息（包括電話號碼）。即使在辦公室關閉的情況下，他們也應該知道在發生安全問題時應該聯繫誰，並且在關機期間誰有權在大樓內工作。

在結束前的一周或兩週，在您的電話系統上記錄自動話務員問候語，以解釋該辦公室將長時間關閉。包括您將要關閉的日期以及您希望重新打開的日期。在你離開之前，記錄第二個自動問候語，強調你什麼時候回來，以及在適當情況下，如果你不在，呼叫者應該向誰提出任何疑問。

如果您提供緊急服務，例如加熱和冷卻，管道連接或其他基本客戶服務，請務必告訴您的呼叫者如何在緊急情況下接通您的接聽服務或手機。

通知您的接聽服務的辦公室將被關閉的日期，並更新您的聯繫人列表與將要打電話的員工的電話號碼。確保他們知道在特定情況下聯繫誰。例如，您不希望頂級管理人員在出現交貨問題時發出警報。

如果您的電話系統允許員工在辦公桌上接聽外部電話，請指示他們記錄“關閉假期”信息或“不在辦公室”的語音信箱問候語，以便打電話人給出關於關閉的重要細節。員工應該讓呼叫者知道他們什麼時候回到辦公室，如果他們在辦公室關閉時需要立即的幫助，該怎麼辦。在大多數情況下，您不希望員工提供個人聯繫信息。

通過在關機期間設置或重新編程辦公自動調溫器節約能源和金錢。您會驚訝於您可以累積的成本節約，這可能是一個很好的PR機會; 表明貴公司致力於保護資源。

您也可以通過關閉所有不必要的辦公設備（包括檯燈，複印機，打印機和電腦）來節省能源和金錢。

如果您有計算機和服務器，請確保備份週期在關機前後正常運行。通過安排您的場外備份提前取貨，而不是等待業務重新開放，從而降低您的災難風險。這是一個您希望在發生問題時有明確指示與誰聯繫的區域，因此請確保正確通知您的接聽服務。

有些辦公設備你不應該關閉，包括：

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