決定： 請求提案或請求報價
徵求建議書（RFP）
RFP用於服務或複雜產品，其質量，服務或設計最終產品將與每個正在響應的供應商不同。
詢價（RFQ）
RFQ用於商品，簡單服務或簡單/簡單的部分，在響應供應商之間產品或服務差異很小或沒有空間。 談判要點可能包括交貨時間表，包裝選項等。
RFP或RFQ的目標
- 獲取詳細的建議，以評估每個供應商的回應，以便在所有方面滿足貴公司的最佳利益
- 利用供應商選擇過程的競爭性來協商最佳交易
- 確保貴公司內所有利益相關者的利益得到滿足並達成共識
- 讓貴公司控制整個供應商選擇流程，並預先設置選擇規則
- 從一開始就開始建立您與供應商之間的合作夥伴關係
徵求建議書或報價請求書的章節
RFP或RFQ應包含以下部分。 請記住，根據您要搜索的公司和產品的類型，每個文檔都會有所不同。
根據您的個人需求定制每個部分。
- 提交詳情
截止日期，貴公司的郵寄地址，聯繫人的問題和澄清 - 介紹和執行摘要
整個文檔完成後最後寫這個部分。 這用於為潛在供應商提供貴公司的簡要概述以及您的產品或服務的要求。 - 業務概覽和背景
簡要介紹一下您的業務，產品和市場部門。 這將有助於您的潛在供應商了解您想要填補供應商選擇流程的業務需求。 此外，提供重要的背景信息，這將有利於供應商在回應時。 - 詳細規格
這應該是文檔中最長的部分。 對於RFP，它將包含將推動供應商選擇決策的定性度量和要求。 對於詢價，本節應提供您將在供應商回復中尋找的量化措施。 示例標準包括：- 產品圖紙
- 工程公差
- 服務水平
- 里程碑
- 交付物和時間表
- 技術或業務要求
- 軟件功能
- 硬件要求
- 假設和約束
必須在這裡列出潛在供應商需要了解的任何假設和/或限制。 如果未能與供應商保持坦率和直接的關係，將會為日後重新協商協議打開大門，並可能導致與供應商之間的關係緊張。 可能的主題包括差旅費，升級/修改費用，許可權等。 - 條款和條件
必須列出合同的任何條款和條件，以便供應商作出公平和誠實的回應。 這些可能包括融資選項，合同期限，續約選項，擔保，交貨罰款，服務水平等。 - 選擇標準
最後一節應該是你將用來做出決定的選擇標準的概述。 有些公司更願意保守這些信息的完全保密性; 而其他公司則認為這將有助於潛在供應商專注於對貴公司重要的事情。
將RFP / RFQ分發給選定的供應商
最後，撰寫求職信，並將您的RFP或RFQ的兩份副本發送給您在搜索過程中選擇的每個供應商。 確保包含適當的聯繫信息，以便為需要它的任何供應商提供幫助。