供應商將基於對RFP中規定的要求的理解而產生出價，並且競爭性出價將被評估以產生選擇獲勝的供應商或供應商的短名單，然後供應商將向該公司遞送呈現。
定義提案文件的請求
RFP文件對於獲得滿足客戶業務需求的供應商至關重要。 如果文件存在缺陷，或者模糊的要求，缺失的要求或對供應商的不合理要求，則RFP流程將導致不完整的出價，或者在某些情況下根本沒有出價。 供應商無需對他們收到的每個RFP提交出價，即使他們能夠滿足RFP要求，他們可能也沒有能力及時交付這些要求。 當客戶將RFP發送給可能在其領域處於領先地位的小型供應商時，往往會發現後者，但他們沒有辦法或能力來滿足客戶的需求。
根據已定義的要求和客戶的具體需求，每個RFP都會有所不同。 即使在同一家公司內，根據主要要求，RFP文件可能會有不同的焦點。 對於某些RFP，重點可能在於價格，而其他可能關注交付時間或所需物品的質量要求。
RFP文件的具體特點
需要RFP文件的一些功能。 例如，每個RFP應具有特定的日期和時間， 客戶要求所有潛在供應商提交出價。 如果在該日期之後提交投標，則應放棄投標。 如果供應商無法按時提交出價，那麼這可能表明該組織可能存在問題，可能是送貨問題。
但是，客戶必須給供應商足夠的時間來提交出價。 如果要求特別複雜，供應商可能需要組建一個響應團隊，將需求分解到他們可以理解的領域，然後組裝出價。 如果RFP中定義的時間表太短，響應可能會被沖擊，供應商可能會猜測項目的複雜性，而不是完全理解它。 這將導致不准確的出價和浪費的RFP流程。
RFP文件應指出供應商是否對RFP中規定的要求有其他問題。 供應商不應該被允許給客戶打電話，因為這可能導致一個供應商被賦予額外的信息，從而給他們帶來競爭優勢。
最好安排電話會議，以便每個供應商的代表可以詢問並聽取回到客戶的問題。 這確保了招標過程的公平性。
RFP文件還必須明確指定供應商RFP響應的格式。 如果沒有明確定義，則會發送格式不同的回复，並且無法比較供應商的出價。 響應格式應該標識每個部分中供應商要求的內容，例如引用，潛在團隊成員的簡歷，供應商了解需求的文檔以及定價格式。 如果每個供應商都遵守正確的響應格式，則可以更輕鬆地比較出價。