更重要的是，有必要提供關於如何在離開時與業務人員聯繫的信息。
如果客戶被拒絕而不知道如何與您聯繫，那將是非常令人沮喪的。 無論您的職位是在銷售，服務甚至是產品開發方面，都沒關係。 所有客戶電話都很重要，需要以專業的方式關注客戶。
提醒試圖通過電子郵件與您通信的客戶和同事的電子郵件內容應與迎接呼叫者的語音留言內容一致。 如果您使用Outlook 2010並通過Microsoft Exchange服務器連接，請首先單擊文件選項卡，然後單擊自動回复圖標。
然後，這將開始創建臨時電子郵件的過程，該電子郵件將發送給所有在您不在辦公室時發送電子郵件的臨時電子郵件。 由於您啟用了此臨時消息，自動回復將被發送出去。 可以在這裡查看創建此電子郵件的分步說明列表：用於Outlook Exchange的不在辦公室電子郵件
如果您未通過Microsoft Exchange服務器連接，則此過程稍有不同，因為這些類型的電子郵件帳戶上沒有“自動回复”圖標。 為非Exchange用戶創建這種類型的電子郵件的分步指南可以在這裡查看：所有其他人都可以離開辦公室
下一步是創建電子郵件的內容，該電子郵件將發送給您在離開辦公室時向您發送電子郵件的所有人。 這封電子郵件應該表明您離開辦公室多長時間，在您離開時如何與您聯繫（如果適用）以及如果您不希望在離開辦公室。
例：
你好，
謝謝你的電郵。 我目前不在辦公室，將於12月1日星期一返回。在此期間，我的電子郵件訪問權限有限，因此我的回复可能會稍微延遲。 如果您需要即時幫助，請發郵件給我的助手Barbara Colson。 她的電子郵件地址是bcolson@xyz.com。
節日快樂！
Shahira
Microsoft提供了可在此處找到的模板和其他示例：Out of Office模板和示例。 當你回到辦公室時，不要忘記關閉這條臨時消息，否則，任何在你回到辦公室後發郵件給你的人都會繼續收到這條消息。
既然您已經創建了外發電子郵件，那麼創建一個類似，一致的傳出語音郵件來迎接所有呼叫者很容易。 使用電子郵件中的相同單詞，參考在您不在場時應聯繫的人員，並註明您何時會回來。
對於語音留言，有必要提供該人的電話號碼，而不是他們的電子郵件地址。
例：
你好，
你已經到達Shahira Raineri的桌子。 請收聽整個消息。 我將在1月5日星期一之前離開辦公室。如果您需要即時幫助，請致電我的助手Barb Colson。 她的電話號碼是212-555-xxxx。
當我回來時，我期待與你談話。 謝謝。