語音信箱問候商業禮儀
當自動話務員將呼叫轉接到該分機時，下一個可用分機將接收該呼叫。 如果所有會計部門的分機都忙或不可用，則該呼叫將被轉移至部門的語音信箱。
語音郵件問候選項
根據您公司的電話系統的不同，您可以選擇不同的語音郵件問候語。 這些包括：
- 一般語音信箱問候語
如果沒有設置其他問候語類型，則一般語音信箱問候語將用作默認語音信箱問候語。 - 內部語音郵件問候語
它用於迎接從您公司內部（即從另一個分機）致電您部門的人員。 一般來說，這只適用於非常大的公司。 - 外部語音信箱問候
這個問候語將會在你公司外面打電話的人播放。 您的電話系統的自動服務人員可能會播放所有外部呼叫者都會聽到的一般公司問候語。 如果您的公司名稱在該問候語中提及，則無需在部門問候中再次說出。
- 臨時或“外出”語音郵件問候
當整個部門在特定時間段內不可用時設置臨時或不在辦公室的語音信箱問候語。 例如，該部門只在上午8點到下午5點之間工作，或者有一個強制性的部門會議，可以讓所有的人免於接聽電話。 大多數語音郵件系統將允許您設置到期日期和時間，因此您的部門恢復正常操作時不必記得關閉它。
- 在電話（繁忙）語音信箱問候
此問候語用於通知呼叫者該部門可用，但由於部門聯繫人中的所有分機都忙於與其他呼叫者，所以沒有人可以立即接聽他們的呼叫。
良好的部門語音信箱問候的元素
- 部門名稱
- 聲明你現在不能接電話
- 邀請留言
- 當他們可以期待回電時
- 其他可用選項（例如“按井號鍵返回...”）
- 網站地址是否可以提供有意義的信息
- 不超過20 - 25秒（經驗法則）
- 不要以“您的電話對我們非常重要......”問候開始。 這個短語被過度使用，通常是對呼叫者的“關閉”。
- 避免提供太多的信息，並做出過長的問候。
樣品良好的部門語音郵件問候
- 你已經到了會計部。 我們所有的代表都忙於為其他呼叫者服務。 我們希望在兩個工作小時內回复您的電話，而不是浪費寶貴的時間。 如果您想返回到上一個菜單，請立即按星號。 否則，請留下您的姓名和電話號碼。 記錄完信息後，您可以按井號鍵以獲取更多選項。 感謝您打電話。
- 您已到達Operations Tech，Inc.的銷售部門。我們的所有銷售代表都忙於為其他客戶服務，但我們希望盡快回复您的電話。 有關當前定價信息或檢查訂單狀態，請訪問我們的網站。 否則，請在提示音後留下您的姓名和電話號碼。 如果您想返回到上一個菜單，請立即按星號鍵。
- 您已到達Operations Tech，Inc.的會計部。該部門目前已關閉。 我們的正常營業時間為星期一至星期五上午8:00至下午5:00。 我們週六和周日休息。 您可以隨時按下星號鍵返回到上一級菜單。 否則，請留下您的姓名和電話號碼，我們會在辦公室重新開放時回复您的電話。 您留言後可能會掛斷電話，或者按井號鍵以獲取其他選項。 感謝您打電話。
糟糕的語音郵件問候
- 您已到達銷售部門。 給我們留言。
- 你好。 您已到達XYZ.com的會計部門。 所有會計師正在參加強制性部門會議，沒有人可以接聽您的電話。 您的電話對我們非常重要，我們希望在我們回來後立即回复您的電話。 然而，這是年底，我們的通話積壓時間很長。 如果您打電話要求在逾期帳戶上進行付款，請務必在您的消息中告訴我們，以便我們立即給您回電。 否則，請等待提示音並留下詳細的保密信息。
- 該部門已關閉。 音調之後請留言。