在商業中使用電子郵件的注意事項
電子郵件變得如此受歡迎，在某些情況下，人們比電話更頻繁地使用電子郵件。 由於書面文字很容易被誤解，理解正確的電子郵件禮節在商業環境中至關重要。
不幸的是，許多人不明白如何使用電子郵件來獲得他們的優勢，並且它可以帶給企業的好處往往被忽略。 以下商業電子郵件禮儀規則可以幫助您的員工撰寫高效且有效的電子郵件。
01 - 只發送清晰簡潔的電子郵件
02 - 始終使用有意義的主題行
切勿將電子郵件的主題行留空。 空白主題行可能會將您的電子郵件標記為垃圾郵件，並且它永遠不會到達目的地。 包含空白主題的電子郵件通常也會被忽略，特別是如果預定收件人通常在任何特定日期收到許多電子郵件。 始終使用充分反映電子郵件內容的主題行。 它將幫助收件人更有效地整理電子郵件，並鼓勵更快速地回复您的電子郵件。
03 - 避免格式過分的電子郵件
以專業格式發送電子郵件。 避免五彩的字體和圖片的背景。 這些飾物可能會分散讀者的注意力，或使消息難以閱讀。 您添加的任何背景圖片可能會膨脹您的電子郵件的文件大小。 這可能會強制收件人連接速度慢，等待您的郵件下載很長時間。您添加的背景圖片可能會膨脹您的電子郵件的文件大小。 這可能會迫使接收緩慢的收件人等待您的郵件下載很長時間。
如果您的公司堅持使用特定的電子郵件信箱來展示一致的外觀和感覺，請充分利用它。 公司徽標和簽名行可以將專業圖像投射到您的電子郵件中。
04 - 及時發送回复
不要讓人們等待及時回复他們的電子郵件。 及時以清晰，簡明的信息作出回應。 如果您需要更多時間來研究答案或收集更多信息，請告訴您的電子郵件發件人何時可以得到答复。
05 - 使用外出回復工具
如果您打算離開辦公室並且無法閱讀您的電子郵件，請使用電子郵件系統的外出工具自動響應試圖與您聯繫的任何人。 確保您的自動回复讓發件人知道他們何時可以收到回复。
06 - 不要用高優先級的標誌來詛咒狼
大多數電子郵件系統允許您將電子郵件標記為“高優先級”或“快速”。 不要將此設為您的默認電子郵件標誌。 謹慎使用它，否則您的收件人將忽略優先級標誌。 當你最終發送一封真正重要的電子郵件時，它不會得到應有的重視。
07 - 考慮是否“全部回复”是必要的
不要為每個有多個發件人或收件人的電子郵件本能地單擊“全部回复”按鈕。 考慮這個問題並決定誰需要閱讀你的回复。 不斷地對每個人做出不必要的回應會迅速為你贏得“商業垃圾郵件製造者”的聲譽，人們可能會開始忽略你的電子郵件。
08 - 單獨的商業和個人電子郵件帳戶
除非是緊急情況，否則絕不要將您的公司電子郵件用於個人信件。 即使你擁有自己的業務，擁有兩個獨立的電子郵件帳戶也是一個好主意。 它將允許您優先處理您的電子郵件，並將無關的個人消息保留在業務網絡之外。
09 - 使用專業電子郵件帳戶名稱
使用自己的名字作為任何公司電子郵件地址的一部分。 例如james.bucki@example.com或jbucki@example.com。 避免暱稱，句柄，綽號或模糊的引用。 例如，請勿使用soccer.mom@example.com或baseball.nut@example.com。
10 - 電子郵件是最適合此回應的嗎？
不要使用電子郵件作為唯一的溝通工具。 並非所有的郵件都適合電子郵件，並且有時候短時間電話或簡短的辦公室訪問可能是傳達信息的更有效的方式。 通過電話會議或交談可以在交互中引入人的元素，當你試圖解釋某些事情時，或者你想說服某人採取行動時，這可能會產生重大影響。
11 - 敏感和方便
切勿使用電子郵件終止關係或合同。 在專業商務信函中，始終包含一個簽名行，提供替代方式與您聯繫。 例如，您可能包括您的辦公室，傳真和手機號碼以及您的辦公室郵寄地址。
12 - 避免郵件大量附件
你永遠不知道你的收件人將如何或在哪裡訪問他們的電子郵件。 移動設備可能會在要求用戶確認下載之前開始下載文件。 它可能需要很長時間並消耗接收者必須支付的帶寬。 將附件的總大小保持在50MB以下。
如果您必鬚髮送大文件，請先與收件人聯繫，詢問他們希望如何接收文件。 您還使用文件傳輸服務來發送文件。
13 - 在您發送該電子郵件之前進行思考
最後，花點時間考慮你在按下“發送”按鈕之前所寫的內容。 這是不應該通過電子郵件發送的東西嗎？ 這是個人性質的，不適合使用公司的電子郵件系統？ 你生氣的時候是否寫過電子郵件，其中包括你可能後悔的段落？ 如果是這樣，請按“刪除”按鈕。