除了基本的辦公室職能之外，行政助理和執行秘書還負責撰寫或準備報告，組織和安排會議，審查傳入的信息以確定其意義，為董事會會議編制議程，安排旅行，編制會議記錄，進行研究，準備信函，並監督和培訓初級職員。
這些角色可能需要不同級別的經驗並具有以下任何類似職位：
- 入門級行政助理
- 行政助理
- 高級行政助理
- 行政秘書
- 高級執行秘書
- 辦公室主管
- 高級辦公室經理
注意：法律和醫療助理職位非常不同，需要他們工作所在行業的特殊培訓。
行政助理和執行秘書之間的差異
執行秘書和行政助理的角色有相當大的重疊，角色的差異可能因組織而異。 在某些情況下，執行秘書的重點是管理人員或高級管理人員的更多行政職責，例如會議安排，旅行計劃，書面交流處理甚至簿記。 行政助理可能將重點放在更多的業務運營任務上，並在某些職位上承擔更多領導角色，為會議或會議創建議程，管理預算並處理供應商計費。
在管理業務運營至關重要的某些情況下，行政助理可能需要接受更專業化的教育。
核心工作技能
執行秘書和行政助理都有一套核心的工作技能，對任何角色都至關重要。 這些包括卓越的組織能力，出色的書面和口頭溝通能力，以及對細節和專業性的強烈關注。
他們必須擁有辦公自動化工具的技術熟練程度，包括Microsoft Word，Excel和PowerPoint等軟件必備軟件以及QuickBooks等簿記工具。
行政助理或執行秘書在小型辦公室
在一個小型辦公室裡，行政助理或執行秘書的職責通常由各種辦公室工作人員進行。 一些工作實際上可能由公司的主管自己完成，而行政助理或行政秘書的角色可能包含較小組織中所需的更多種類的責任。
中級辦公室行政助理或執行秘書
隨著公司規模的增加，對組織嚴密，能夠執行各種任務的人員的需求也隨之增加。 對於那些需要高度機密性和完整性的公司來說，這對於正在開展業務的高管來說尤其如此。
大型辦公室行政助理或執行秘書
大型辦公室通常有幾名行政助理和/或執行秘書。 在這個公司規模上，通常需要一位辦公室經理來協調為公司高管提供服務的員工。
在某些情況下，行政助理將陪同行政長時間出差，以協助會議安排，日程安排和其他重要的組織任務。