確保您向客戶和其他呼叫者表達尊重
語音郵件已成為每個商務級電話系統的標準組成部分。 不僅知道如何留下專業的語音留言電話信息會對您的公司產生積極影響，對您的 專業形像 也很重要。
每個將手機用作其工作一部分的員工都應該知道如何留下專業的電話信息。 以下是新員工或無經驗的員工留下即將退回的各種專業，禮貌的電話信息的一些提示。
01 - 首先考慮
02 - 介紹你自己
通過介紹自己開始每個語音郵件消息，因此收件人知道誰馬上打電話。 它應該包括你的全名和公司名稱。 例如：“這是Jane Doe從X公司為Suzy Jones打電話給你的賬戶。” 確保你知道如何發音你打電話的人的名字，你甚至在你和他們談過之前不想侮辱他們。
03 - 說話慢
說話足夠慢，以便接收信息的人可以聽到每一個字。 當你去檢索一條消息時，發現對方說話太快而無法理解，這是非常令人沮喪的。 確保你要留下一個回叫號碼，你需要重複兩次，這樣這個人就可以記下來。
04 - 說清楚
用清晰且充分調製好的聲音直接對著電話的話筒說話。 請勿將手機放在臉頰和肩膀之間，以便喉舌位於脖子上; 在撥號時或手機在另一端響鈴時沒有問題，但一旦連接就沒有了。
05 - 保持簡短
您不必在語音郵件中留下任何細節。 大多數商務電話系統在終止通話之前有一到兩分鐘的時間限制。 留下您的電話原因的簡短摘要，並以回電請求結束。
06 - 專業地結束它
就像一封專業的商業信函一樣，以提供您的聯繫信息結束。 如果您對您不熟悉或者可能無法安置您，請重複您的姓名和公司以及聯繫您的最佳方式。 如果你已經有了一個強大的工作關係，你可以跳過重複你的名字，但仍然一定要給他們最好的號碼給你打電話回來，以及你會得到什麼時間。
07 - 掉線電話？
如果您確信語音郵件系統在完成之前已被語音郵件系統丟棄，請再次嘗試撥打電話，並告訴該人員您相信之前的郵件可能已被放棄。 盡量保持簡短; 你不想看到有害生物。 只需再次說出你的名字並留下你的電話號碼，並附上問候語，例如“我只是想確保你收到了我的留言，聽起來好像我們已斷開連接，謝謝！”
08 - 練習和測試自己
如果您對留下商業信息不確定或感到緊張，請與朋友或同事練習。 給他們留下一個示例性的語音郵件，並要求他們提出批評：你說得太快，還是你很難理解？ 甚至可能需要留下自己的語音郵件來傾聽您的聲音。