這裡討論的商務級電話系統適用於10人以上的辦公室。
你需要什麼功能
為您的業務帶來價值並將您的業務與世界連接的功能將增加電話系統的總成本。
一個電話系統的銷售人員會試圖向你推銷所有的花招（這是他們的工作），但你需要看看每個功能，並決定它是否會增加你的業務價值或節省你的錢。
基本功能
以下是商用電話系統中可用的一些更常見的功能。 每個品牌都有所不同，因此請向銷售人員索取完整的選項列表。
自動助理通常通過向呼叫者提供路由呼叫的選項列表（例如，“按3與銷售人員通話”）來代替接待員。 它也可以讓來電者直接撥打派對的分機號碼。
- 會議功能允許連接兩個或更多的分機來共享對話。 通常，默認值是兩個。 如果您需要兩個以上，請詢問參與者的最大人數。 有些系統只允許內部分機進行會議。 如果您需要外部電話會議，也可以詢問一下。
- 自動號碼簿允許呼叫者通過輸入其姓名的前幾個字母來查找員工的分機。
- 語音郵件允許將留言留給無法使用或打電話的員工。 某些系統可以將語音郵件轉發給員工的電子郵件，並允許單獨的第三方語音郵件設備與他們的設備進行連接。 根據定價，這可以為您節省資金。
- 呼叫保留是在用戶參加其他事務時保持呼叫的能力。 通常包含在系統中。
- 呼叫轉移使用戶能夠將所有呼叫轉移到另一個分機或臨時轉接到語音郵件。
- 快速撥號會保存常用的電話號碼，並允許用戶使用一兩個按鈕進行撥號。 對於經常呼叫的號碼，這是一個有用的時間保護程序。
- 重撥功能允許最後撥打的號碼通過輕觸按鈕重撥。
- 尋呼允許用戶通過公共廣播系統發言以呼叫僱員或發布通知。
- 待機音樂可讓您的來電者在待機時收聽。 它可以是音樂或廣告貴公司的預先錄製的消息。
- 備用電源將在停電時提供10到60分鐘的備用電源。
高級功能
高級功能會增加整個系統的成本，並會在系統的整個生命週期中增加持續的成本。 然而，這可以通過減少客戶服務和節省時間的優勢來抵消。
- 遠程定位功能允許通過簡單撥打內部分機來簡單連接到非現場員工或小型遠程辦公室。
- 查找我/關注我允許用戶按需將他們的電話轉發給另一部電話，手機，家庭電話，秘書等。
- 計算機電話集成（CTI）允許電話系統與計算機系統進行交互。 例子包括用戶點擊屏幕上的電話號碼並讓電話系統自動撥打號碼（減少錯誤的號碼並節省時間）; 或者在他們打電話時將客戶的電話號碼傳遞給計算機，以便在接電話之前拉起客戶的賬戶並將其顯示在員工的屏幕上。 這個選項非常昂貴。
系統應該有多大
您必須回答的下一個問題是您想要電話的位置。 以下列表標識了您希望找到電話分機的常用地點：
- 接待員
- 每個辦公室
- 傳真機
- 信用卡終端，數據端口
- 會議室
- 商店/倉庫地板
- 公共區域（候車室，走廊，入口通道等）
接下來，您將必須確定同時撥打多少電話將會進入和離開辦公室。 在任何特定時刻來電和去電的總數是您需要的線路（或中繼線）的數量。
常見配置是3,8,12,16,24或48行。 較大的系統具有擴展插槽，因此您可以在以後添加更多行。 記住考慮未來的增長（25％並不少見）。 重要提示：如果您低估了這一點，如果所有線路都在使用中，呼叫者將會收到忙碌的信號。
尋找電話系統經銷商
找到一個經銷商並不難。 首先，您可以在網上搜索“電話設備和用品”，找到靠近您的經銷商。
商業和辦公技術貿易展也是很好的開始。 您不僅能夠滿足銷售和支持人員，還可以嘗試一個系統。
最後，最好的方法是問問周圍。 詢問你認識誰與辦公室有業務往來的人。 您還可以評估設備的質量和提供的服務水平。
計算總成本
該系統的總成本將由以下部分組成：
- 基本單元/系統是控制整個電話基礎設施的單元。 成本取決於您擁有的功能數量，可處理的電話機數量以及來自電話公司的線路數量。
手機/桌面套裝是坐在桌子上或掛在牆上的裝置。 他們有幾種不同的風格，功能和價格。 價格可以從70美元到1,000美元不等。 示例包括：基本（最便宜），中級，行政/高端，接待員組（最昂貴）和會議表單位。 其他選項包括免提耳機和無線連接。 大多數手機都是專有的，只能使用該製造商的基本系統。 如果您要更換現有的電話系統，所有新手機（如果您更換品牌）的成本可能會升級到下一個更高型號，這是您擁有的唯一經濟實惠的解決方案。
- 佈線是組織的血管，不能被邊緣化。 如果您正在建設辦公室，請在您認為將來可能需要電話的任何區域安裝額外的電線和插座。 如果您必須稍後返回並在天花板和牆壁上打孔，則成本只是成本的一小部分。 如果您將其安裝在有現有接線的建築物中，請在簽署合同前讓經銷商檢查接線的兼容性。
- 安裝和初始配置將是該項目中最耗時的部分。 電話系統無法正常工作，很可能必須由經過培訓的技術人員進行安裝和初始配置。 為了盡快啟動並運行，請確保它包含在合同中。 其他可以協商的選項是維護，未來修改以及培訓員工。
作出最終決定
最後的決定權在你的肩上。 電話系統銷售人員可能會很積極，但請記住，您是“客戶”，並且您負責。 為了獲得所需系統的最佳價格，向幾家公司提供您的需求，並讓他們對該項目進行投標。 確保您獲得涵蓋上述所有領域的詳細提案。
您不會收回蘋果對蘋果的比較，因此請要求將功能的成本分開列出（或者如果將它們作為功能包列入，請詳細列出）。 這將允許您確定是什麼導致價格差異。 如果您仍不確定是否有明確的領導者，請在現有客戶的網站上查看演示。 最後，比較提案並選擇符合您需求的提案，並允許增長，最重要的是，您感覺最舒適。