自動化服務員的商務禮儀
編程和記錄電話系統的自動話務員功能的最快速和最簡單的方法是在文字處理程序上編寫腳本。 選擇一個人來錄製腳本，聲音友善，能說話而不會口吃或猶豫，並能清楚地發音和通知每個單詞和名稱。
自動話務員問候
腳本的第一部分將是問候語。 這是你的機會向你的呼叫者介紹你的公司，並口頭歡迎他們進入你的公司。
自動話務員問候
- 首先感謝他們的電話或業務
- 請保持短暫的問候，以便每次打電話時都不會延遲回复主叫方
- 如果你有他們，請使用你的口號，公司口號和網站名稱，或兩者都使用。
自動話務員問候不應該
- 不要用超過兩三句話來迎接你的來電者
- 如果您的網站沒有任何有價值的東西提供給您的客戶，請不要宣傳您的網站
- 不要為了填補問候而製作標語或口號 。
自動話務員選項
自動助理最重要的部分是提供您的呼叫者必須選擇的選項，以便與他們需要交談的人聯繫。 有兩種類型的呼叫者：（1）不熟悉貴公司並需要指導的人;（2）確切知道他們需要與誰交談並知道其分機的來電者。
自動話務員選項做的
- 使用普遍接受的選項。 例如，“接待員按零”，“按井號鍵返回到上一個菜單”。
- 如果他們已經知道，請盡快告訴您的來電者，如果他們可以撥打他們派對的分機號碼。
- 如果您的菜單選項最近發生了變化，請讓您的來電者知道。 三週後刪除此通知。
- 請首先使用最常用的選項。
- 在給出選項編號之前給出選項說明。 例如，“對於客戶支持，請按'5'。”
- 請檢查您系統的文件是否有保留的菜單選項編號。 （例如，所有擴展名以數字“8”開頭，因此“8”不能用作菜單選項）。
自動話務員選項不可用
- 不要在提出每個選項前說“請”（例如，“請按1 ... ...請按2 ... ...請按3 ...”等）
- 一次不要提供六個以上的選項。 如果您有六個以上的選項，請創建一個多層菜單結構。 例如，“對於銷售和服務選項，按5”。
- 不要以為每個人都有一個按鍵式電話。 如果在問候語結束後三秒內沒有選擇菜單選項，請將來電者連接到接待員。
自動話務員腳本示例
- 感謝您致電運營技術公司，其中“技術和業務匯聚在一起”。 如果你知道你的派對的分機，你可以隨時撥打。 否則，請從以下選項中選擇一項。 對於客戶服務，請按'1'。 對於技術支持，請按'2'。 在我們的正常工作時間，按'3'。 對於會計，請按'4'。 對於採購，請按'5'。 要找到您附近的位置，請按'6'。 否則，請按'0'給接待員或留在線上，有人會盡快給你提供幫助。
- 歡迎來到運營技術公司。 要查看您的帳戶狀態，請訪問我們的網站。 如果您知道該人的分機，您可以隨時撥打該分機。 對於公司目錄，請按'1'。 如果您知道該人的分機，您可以隨時撥打該分機。 對於公司目錄，請按'1'。 對於技術支持，請按'2'。 對於客戶服務，請按'3'。 對於銷售和市場營銷，請按'4'。 如果您想與接待員交談，請按'0'或留在線上，我們的一位友好的工作人員將為您提供幫助。 感謝您致電運營技術公司，其中“技術和業務匯聚在一起”。
下班後，週末及假期關機自動話務員問候語
如果您的業務在特定時間或週末結束後沒有人接聽或協助您的呼叫者，請創建一個非工作時間自動接聽問候語。 告訴你的主叫方，業務關閉，並要求他們在最後回電。 此外，請包括您的正常工作時間。
示例自動化服務員的工作時間/週末腳本
- 感謝您致電運營技術公司。 我們目前關閉。 我們的開放時間為周一至週五上午9點至晚上10點，中央標準時間週六上午10點至中午。 如果你知道你的派對的分機，你可以隨時撥打。 否則，請在正常營業時間內致電我們，以便我們為您提供幫助。 感謝您致電運營技術公司，其中“技術和業務匯聚在一起”。 再見。
- 感謝您致電運營技術公司。 我們目前關閉。 如果這是緊急情況，請撥打我們的電話585-555-1234。 如果你知道你的派對的分機，你可以隨時撥打。 如果您有我們的賬戶，您可以每週7天，每天24小時在www.operationstech.about.com上查看您的身份。 我們的正常營業時間為星期一至星期五上午9點至下午5點，以及中部標準時間星期六上午10點至中午。 否則，請在正常營業時間內致電我們，以便我們為您提供幫助。 感謝您致電運營技術公司，其中“技術和業務匯聚在一起”。 要重複此消息，請按井號鍵。 {3秒暫停}再見。
季節性自動服務員問候
為了宣傳貴公司的季節性特別服務，或僅向所有呼叫者提供特殊的季節性問候，您可能需要在有限的時間內為您的自動服務員問候語加上前綴。 只有在反映貴公司精神的情況下才能謹慎使用。 例如，一個季節性的節日問候，祝愿您的來電者在新的一年充滿歡樂和繁榮，這對收款機構來說並不合適。
- 您已到達運營技術公司。 從“我們的家庭”到“您的家人”，我們想祝您有個愉快的假期和成功的新年。 如果你知道你的派對的分機，你可以......
- 感謝您致電運營技術公司。 詢問您的客戶服務代表我們7月4日的所有更換服務折扣。 如果你知道你的派對的分機，你可以......
排練和測試
在錄製自動服務人員腳本之前，請讓您選擇的人閱讀，並在您面前多次排練。 用它來微調發音和通知。 錄製新的問候語後，立即致電您的電話系統檢查記錄是否有錯誤，並確保所有選項均按預期工作。