您在電話上迎接客戶的方式對您的業務非常重要
今天先進的電話系統可以使擁有大量電話的企業變得更容易，但對於只想與某人交談的呼叫者來說，這些相同的系統往往令人沮喪。
當客戶最終確實接觸到您的員工時，接聽電話的人員極其禮貌地對待來電者至關重要。 簡而言之：以一種您希望在商業電話中接受處理的方式來對待您的呼叫者。
以下是進行專業電話互動時要遵循的一些要點，這些互動可以幫助您和您的員工在公司中創建商業電話文化。
01 - 轉移呼叫
02 - 呼叫保持
當一個呼叫者被擱置時，無論您的公司持有音樂多麼愉快，一分鐘似乎永遠都是。 嘗試在通話中等待暫停，然後告訴主叫方您將其暫停 - 即盡可能避免打擾主叫方。 確保他們明白你為什麼要擱置他們，並且確信他們需要多長時間。 對造成的不便深表歉意，如果他們無法保留，最好給您回電，而不是要求他們回電。 並嘗試對你的來電者表示同情; 沒有人喜歡被擱置，所以要盡可能禮貌。
03 - 結束通話
在呼叫者準備好之前，您可能需要結束電話的幾個原因。 如果主叫方濫用或使用粗魯或威脅的語言，則無需容忍此類行為。 告訴他們由於他們的冒犯性語言而結束呼叫，但不要進行侮辱或來回。 請務必將此類電話報告給您的主管。
如果你需要結束一個呼叫，因為呼叫者很囉嗦（更常見的情況是這樣），請等待一段時間，並嘗試禮貌地結束事情。 你可以這樣說：“和你說話很開心，但我現在必須再打一次電話。” 在讓人離開之前詢問主叫方是否有任何其他問題，但要清楚您是否正在終止呼叫。
04 - 創建個人語音郵件問候語
語音信箱問候語是您是誰以及貴公司的價值的聲明。 短暫而突然的語音信箱問候不會產生良好的第一印象，並且長時間的問候語會打擾來電者。 嘗試有效地說明問題：說明你是誰，公司名稱，以及為什麼你無法接聽電話（離開辦公室，在另一個電話上，離開一段時間）。 你不需要提供太多的細節 - 只需要讓來電者知道他或她已經聽到了，並且你會回電話。
05 - 為自動話務員編寫腳本
您的客戶和業務夥伴在打電話給貴公司時會聽到的第一件事就是您的電話系統的自動服務人員。 假設您的呼叫者不熟悉公司並需要指導，請提供編號選項。 請確保來電者知道，如果他們對特定人員有直接延伸，他們可以隨時直接聯繫該人。
對於所有其他呼叫者，嘗試使用每個分機最熟悉的號碼（例如，“按零接待員”）。 在給出號碼之前描述該部門 - 例如，“對於客戶支持，請按5”。
06 - 為停工或業務關閉編寫自動話務員腳本
如果您的企業在一段時間後或週末關閉，並且沒有人可以接聽或協助您的呼叫者，請創建一個非工作時間自動接聽問候語。 告訴你的主叫方，商家已關閉，最後請他們回電。 請記住包括您的正常工作時間。
07 - 留下專業電話留言
語音郵件已成為每個企業級電話系統的標準組成部分，並且知道如何留下專業的語音郵件電話消息 - 除瞭如何回答之外 - 反映了貴公司的積極態度。 所有使用電話作為工作一部分的員工都應該知道如何留下專業的電話信息 。