什麼是小額現金？
小額現金描述了一個企業的小額交易。
使用“小額”一詞是因為它是小額（小額）現金或類似現金的交易。 “小資”已經不再那麼小了，所以把它想像成少量的，你可能不會考慮跟踪。 在本文中，我們將使用“小額現金”一詞來包含各種小型商業交易。
例如：
- 為辦公室咖啡機買咖啡
- 支付收費或停車收費表
- 對待員工以比薩慶祝成就
- 在去商務會議的路上買一件小禮物。
為什麼小額現金很重要？
小額現金交易加起來。 不記錄和跟踪這些小額購買可能意味著很多潛在的業務開支無人認領，比如將它們扔掉。
我們來看幾個例子：
- 如果您將Keurig杯子用於辦公室咖啡，即使您購買便宜且散裝的咖啡，每杯咖啡也會花費大約26美分。 對於一個普通的喝咖啡的員工來說，這是一天兩杯，一年大概是200天，那個員工超過100美元。 乘以僱員的數量，你有大量的錢。
- 10人的比薩可能需要50美元。 如果你每個月都這樣做一次，每年600美元。 不記錄意味著損失的費用為600美元。
如何記錄小額現金交易？
您可以在單據或列表上進行錄製，無論哪一個更容易。 要記住的重要一點是每筆交易都必須記錄下來，並且必須包括：
- 交易日期
- 交易金額
- 交易的一般描述（例如，“辦公室會議的甜甜圈”）
您不必在交易時記錄賬號。
當您補充小額現金時 ，按帳號分組交易並將其輸入您的簿記計劃。
我可以在線跟踪小額現金交易嗎？
現在聰明的企業主用商業信用卡或借記卡和應用支付商業交易費用。 您可以使用應用程序跟踪停車位，並且您可以使用自動收費系統來消除在收費公路的“現金專用”車道上花費的時間。 當然，使用您的商業借記卡或信用卡付款可以輕鬆追踪小額費用。 請務必注意收據上的業務目的。
如果我的生意還有一個錢箱呢？
許多企業在辦公室都有小額現金，特別是那些有現金支付客戶的零售企業。 錢箱用於進行更改，在某些情況下用於小型商業交易。 通常情況下，包裝箱會以現金餘額以合適的面值開始。 然後，當錢箱變低時，它會被補充。
如果將現金箱資金用於小額購買，請在箱子中記錄日誌，以便記錄這些購買。
我如何確保所有小額現金交易得到記錄？
作為企業主，您有責任制定小額現金使用政策，監控小額現金交易，並確保員工負責任地使用小額現金。 一些可能性：
- 為值得信賴的員工提供商業借記卡，並要求他們詳細介紹所有借記卡購買的商業目的。
- 要求使用自己的汽車進行商業活動的員工擁有收費追踪器。 您可以提供它並獲取詳細信息。 您將需要員工驗證業務目的。
- 如果員工有智能手機用於商業用途，則要求他們包含應用程序以照片捕捉收據或將其發送到您的簿記部門。
小額現金的底線：
建立和跟踪小額現金應該是貴公司整體記錄保存系統的一部分。
請記住，如果您沒有記錄它，則無法將其作為營業費用扣除。 確保您正在利用所有這些小額現金交易，以便您可以申請更多合法的業務費用並降低您的營業稅。