適當的商務電話禮儀可以對你的客戶和顧客產生積極的印象。 傳送電話不僅僅知道按下電話系統上的按鈕。 您和您的員工每天使用的商務電話禮儀是貴公司的直接反映。 您可以提出專業印像或缺乏專業印象。 無論您的員工是首席財務官還是負責接聽電話的臨時工，都要確保您公司的每個人都在如何專業地轉接電話。
01 - 解釋為什麼你需要轉移呼叫
人們可以原諒很多事情，但工作場所的粗魯不屬於他們之一。 有禮貌地向主叫方解釋為什麼你需要轉移呼叫。 可能是呼叫者到達了錯誤的部門或錯誤的部門。 轉移呼叫的另一個原因可能是只有其他部門可以回答問題，或者您沒有足夠的權限來決定呼叫方正在尋找的問題。 無論如何，請確保來電者確切知道電話需要轉移的原因，以免他們認為您只是在推卸責任。 02 - 首先提供您的信息
為了萬一您斷開連接，請始終給您的姓名和分機號碼。 這讓他們知道你個人關心他們的處境。 您還希望防止呼叫者斷開連接並且必須從頭開始重新開始，向另一位公司代表解釋情況。 您還應該告訴來電者您要將其轉接至的人員或部門的姓名，並給出該分機號碼。 不管你在做什么生意，每個人都在做好客戶服務。 03 - 詢問啟動轉移的權限
一旦與主叫方建立了融洽關係後， 請主叫方許可發起轉移。 這個請求還給了主叫方一個機會來問任何其他問題或向你表達任何其他問題。 它還使呼叫者有機會說他們會在有更多時間時回電。 有時會發生呼叫者不希望被轉移的情況。 如果是這樣，找出原因。 接下來，解釋轉移將確保他們盡快獲得援助。 此外，請解釋您將向下一位代表傳達迄今為止所有有關他們的電話的信息，並且他們不必再次解釋他們的情況
04 - 等待答复
聽到另一個電話響起後，請不要盲目轉接電話。 等待其他人回答並解釋為什麼呼叫正在轉移。 這一步讓下一名員工有機會為呼叫做好準備，並防止呼叫者重新解釋他們的狀況或問題。 05 - 做一個介紹
返回給調用者並宣布您將其轉移到的名稱和/或部門。 感謝來電者的耐心，並詢問在掛斷電話前是否可以為他們做其他事情。 如果您可以使用呼叫者轉移到的人的姓氏或名字，這會有所幫助。 這增強了您建立的個人聯繫，並進一步營造了呼叫方得到良好照顧的感覺。 06 - 完成轉移
將呼叫者與其他人或部門連接，完成轉接。 請記住通過掛斷電話或斷開耳機來結束連接。 由於電話系統可能很複雜，特別是在大公司中，您希望確保自己完全脫離了通話。 如果你不熟悉這項工作，那麼在實際轉移電話之前，先與同事嘗試幾次即可。 一旦與主叫方打交道，結束通話有幾個原因。 然而，無論你有什麼理由，無論多麼合理，你都必須以專業的方式解脫。 結束通話的最常見原因是您遇到了一個長時間喋喋不休的談話者 - 一個會消耗太多時間並阻止您開展業務的人。 另一個不太常見的原因是主叫方正在使用辱罵，威脅或低俗的語言。 不幸的是，有憤怒管理問題的人認為他們可以對陌生人發洩敵意，特別是服務行業或服務崗位的人。 請諮詢貴公司的政策和程序以了解如何處理此類情況，以避免任何法律後果。 並且請記住，在尋求建議的時候保持主叫方不變，而不是說稍後可能會後悔的事情。
電話禮儀的重要性
電話通常是您的客戶或客戶與您業務的首次聯繫。 你希望這種體驗成為最好的體驗。 主要是，你不希望顧客掛斷電話並打電話給你的競爭對手，所以值得投入時間以適當的電話禮儀來訓練你的員工。