發票（有時稱為銷售發票）是由產品或服務的提供者發送給購買者的文件。 該發票確定了購買方支付的義務，創建了應收賬款 。 換句話說，發票是對貨物或服務的買賣雙方之間的協議的書面驗證。
發票是您企業記賬和會計記錄系統的重要組成部分，因為它們記錄了銷售交易。
發票包含什麼？
發票中的常見部分包括：
- 發票的創建日期 。 不要忘記這一點！ 發票的日期開始對客戶進行計時。 如果您有條款（付款的時間限制），您希望包含日期，以便每個人都知道付款的到期日期。
- 客戶和供應商的名稱和地址 。 如果您使用會計軟件創建發票，您可能只需要客戶的電子郵件地址，但收集和包含實際地址仍是一個好主意，以防您需要發送真實的信函或文件。
- 聯繫兩個企業（或企業和個人）的個人姓名 。 確保你正確拼寫姓名是一個很好的客戶關係規則。
- 購買物品的描述 ， 包括產品或服務， 包括價格和數量。 通常你會有標準的物品描述和庫存數量。 但在創建發票時盡可能具體和詳細。 這避免了混淆和“我不知道”的問題。
- 付款條件。 例如，提供商可能會指定“淨30天”，這意味著整個金額在30天內到期。
如何發票給客戶
您可能正在使用在線商業會計軟件 ，或者您正在使用您將完成的預先打印的發票。 這個過程對於兩個發票流程都是一樣的。
只有在您將產品或服務裝運或交付給客戶後，您才會準備發票。
- 從識別客戶開始。 在某些情況下，您可能還需要確定該客戶文件中的子客戶或工作。
- 包括以前與此次銷售相關的文件編號 ，包括任何採購訂單或銷售協議或估算。
- 確定銷售和交付的物品 。 通常情況下，您需要包含產品或服務的名稱，數量（或服務的時間）和費率（每件或每小時）。 如果您使用的是在線軟件，則會計算每件商品的總價。 這是您可能需要將商品歸類為“ 後退訂單 ”的地方。
- 每個項目都有自己的行，並添加了所有行的總數。
- 接下來，您將包含客戶已經存入的任何存款或適用於此發票的任何折扣的信息 。
- 您可能想要為客戶提供不同的付款方式，可能會以現金支付折扣。
- 包含已發貨產品的送貨條款 。 有兩種類型：FOB運送點或FOB目的地。 （F OB代表“免費在船上”。 ）如果這些條款是FOB裝運點，則托運人（即賣方）支付運費。 如果條款是FOB目的地，買方支付運費。 如果客戶收到物品或物品，如果對收到的物品有任何疑問，最好還是留意一下。
- 包括銷售條款。 也就是說，您希望什麼時候買方支付，並且您會提前支付任何折扣？ 條款表達如下2/10 Net / 30。 這意味著如果在10天內收到付款，您將享受2％的折扣，並且整個餘額在30天內到期。
發票可以郵寄或電子郵件或傳真給客戶。
當客戶支付時，發票號碼應在銷售收據上註明，並與會計軟件中的銷售收據相匹配，因此很明顯發票已經支付。 付款將從您的應收賬款賬戶中提取未付金額。
發票與採購訂單
發票有時會與採購訂單混淆。 採購訂單（PO）在交易之前，發票在交易之後。 採購訂單記錄客戶向供應商或供應商的訂單。
另一方面，發票記錄產品或服務的收據，並且如上所述記錄付款條款。 採購訂單被許多公司用作批准過程的一部分。 一些公司要求購買特定數量的產品或服務訂單。
發票與票據
發票和賬單之間的差異是重點和立場。 發票由供應商創建，它是生產和交付給客戶的服務或產品的陳述，包括欠款額。 發票可能在收到產品或服務之前或之後創建。 通常將發票包含在正在交付的產品中，因此收件人可以檢查項目以確保它們都在那裡。
帳單是付款請求。 賬單通常從客戶的角度考慮。 收到沒有發票的帳單是很常見的，例如在餐館或零售店。 通常會提供賬單以期望立即付款。
發票的一些例子
此樣本發票包含加拿大信息，但它會讓您了解發票包含的內容。