尋找完美活動場所的步驟
假設您已經確定了您計劃的活動類型及其用途，在開始選擇場地本身的過程時，還有許多其他因素必須考慮。
以下這個路線圖將有助於指導您完成選擇完美活動空間的步驟。
確定你的目標受眾並了解你的客人名單
在活動的場地規劃中，您必須知道的最重要的信息之一是您的客人將是誰，以及您期望參加的人數。 雖然事件的類型肯定會通知場地選擇，事件空間的最大限制因素之一是其容量。 確保您至少知道客人人數的準確估計值（可以是范圍），因為這會立即限制您的場地選項。 你也應該考慮你的觀眾。 確保場地不僅反映了活動本身，還反映了客人的口味和期望。
識別事件日期
檢查你的日曆，因為時間會影響許多決定，包括你的選擇地點。 在您的客人名單後，您的活動日期將成為下一個限制因素。
根據您計劃的事件類型，您可能會發現您必須靈活處理您的活動日期才能獲得您想要的場地，或者您必須靈活選擇場地以獲得所需日期。 您應該開始場地規劃，了解您或客戶的靈活性。
以下是需要考慮的一些問題：
- 什麼時候你的客人最有可能根據他們的日程安排參加？
- 哪些場所適合那些時期的適當空間？
- 您的管理團隊何時舉辦活動是最佳時機？
計算您的預算
憑藉開放式預算，任何人都可以策劃一場盛大的活動，並有無限的場地選擇選擇。 但更有可能的是，您的財務資源有限，您應該從一開始就意識到您的財務限制 - 即使您的事件預算很簡單，就是球場估計或範圍。 活動策劃者可以始終在合理的預算內規劃一個偉大的活動。
- 場地是否符合空間，技術和餐飲費用的預算參數？
- 你有沒有談過服務的優惠率，並證明你的角色的價值？
- 如果訂單項費用超出計劃，您是否允許在預算中靈活使用？
確定不同的地點
一旦客人名單號碼和可能的活動日期縮小，重要的是要確定可以舉辦活動的地點。 酒店和活動或會議中心是企業活動和婚宴中最受歡迎的活動空間，但它們不是唯一的選擇。
這是你思考中創造性的時刻。 考慮以下：
- 根據您會議的主題，想到三個最佳位置？
- 你的客人會喜歡去哪裡參加這次會議？
- 什麼對你的客人最方便？
- 除酒店之外，哪些意外地點可以提高回复率？
找到正確的事件空間類型
您選擇的場地必須有適合您計劃活動類型的適當空間。 您的活動是否需要舞池？ 你需要一個PA系統嗎？ 揚聲器的講台或投影儀屏幕怎麼樣？ 你需要什麼類型的表格設置？ 除了考慮這些問題之外，以下是一些需要自問的場地規劃問題：
- 活動場地是否符合您的計劃或活動的特殊標準？
- 場地是否適合您的製作，娛樂，A / V，音響和其他技術需求？
- 設施的狀況是否反映了貴組織的高標準？
考慮場地服務和限制
除了找到正確類型的活動空間之外，您還需要了解場地提供的其他服務類型，並確定其對您活動的價值。 有些場所還會有首選供應商名單，您必須從中找到供應商或供應商以獲取其他服務。 其他場地對裝飾或其他事件本身也有限制。 一些要問的問題包括：
- 這個場地是否提供良好的停車選擇或代客？
- 這個場地是否提供安全？
- 這個場地是否提供額外的服務，如餐飲，花卉佈置，床單和餐桌租賃等？
- 這個場地是否有安裝和清理人員？
- 這個地點是否會限制您與其他供應商合作？
- 這個場地是否有食物和飲料的最低限度？
考慮場地聲譽
場館的服務聲譽至關重要。 這通常是舉辦一個好的活動和製作一個偉大的活動之間的區別。 一個場地管理其設施，員工和客戶的方式將永遠被記住。 要了解場地的聲譽價值，請考慮以下問題：
- 會議經理，餐飲經理或行政總廚的任期是什麼？
- 管理層會把你看成是一個VIP客戶還是多個程序中的一員？
- 場地願意向你提供多大的靈活性？
- 他們是否有可用的推薦或評論？
- 場地是否提供類似於您的活動的照片？
安排參觀場地
除非物流和時間完全阻止，否則每個活動策劃者都應在簽約任何場地之前進行現場檢查。 圖片可以是非常有幫助的，但有許多方面只能親自評估。 要求參觀場地，包括從停車場到入口和活動場所到浴室的所有活動。 你會很高興你做到了！
結合客戶首選項
在一天結束時，活動策劃者必須向其客戶（無論是公司高管或管理層或外部客戶等內部客戶）提出其場地建議並獲得批准。 客戶在場地規劃階段問自己的唯一問題是客戶是否會批准我的建議？ 為了能夠有信心地回答這個問題，您必須確保您從一開始就了解客戶的期望和偏好。