在頂部列出以下四個類別：
- 項目
- 預計費用
- 實際費用
- 細節
然後，對費用項目進行分類和跟踪。
管理事件預算
跟踪場地租賃成本。 當您計劃活動本身以及與場館銷售經理會面時，請跟踪活動和功能空間的所有預計租賃費用，家務管理，行李處理和相關費用。
估計餐飲費用。 這包括所有食品和飲料費用，包括小費和小費 - 最高可達30％。
文件運輸費用。 這包括班車，教練，事件轉移和任何相關費用。
添加裝飾費用。 大多數活動包括裝飾費用，如中心裝飾品，花卉，帳篷租賃等。這是您列出這些費用的地方。
文件娛樂和設備費用。 這一類的常見費用包括A / V設備，但它也是向演講者列出酬金或者僱用演藝人員的好地方。
總結打印費用。 幾項小項目費用實際上合併為一項更大的費用項目。 這些包括邀請函，名片，節目小冊子，活動標牌和橫幅。
訂單項的禮物。 一個常見的事件提示是絕不允許客人空手而歸。 所以，無論您提供什麼禮物或禮物，都要分別跟踪他們的成本。 你會驚訝於這些物品可以花多少錢。
確定活動費用。 如果您的活動包括打高爾夫球，網球，水療，漂流，騎自行車或其他活動等活動，您需要單獨注意這些費用。 考慮匯總電子表格中的總費用並附上分類。
發布其他費用。 如果費用不屬於上述任何類別，請在此處將其列為雜項費用項目。
給自己一個應急基金類別。 根據活動的規模或複雜程度，您可能希望為自己提供達20％的活動預算。 儘管規劃最好，但費用將超出預計的計劃，而您從未考慮過費用。 這將防止您每次都超出預算。
總結預計的費用。 在製定活動計劃時，您將對總費用有一個很好的預測。 這是您將與活動客戶分享的信息，以確保他們知道活動預算，以便以後不會有任何意外。
總結實際費用。 事件結束後會發生這種情況。 將發票小計到上述10個類別並記錄實際預算。 如果非常有利，請確定實際預算與預計預算之間的節省量，從而展示您為該職位帶來的價值。