研討會可能是規劃人員組織的最常見事件。 而大多數研討會都安排為半天或一整天。 對於那些有興趣創建一個研討會計劃清單的人來說，以下提供了一個計劃和執行研討會的高級結構。
對於那些計劃召開多日會議或多會議的人士，請考慮採取類似的方法。 但是，您的研討會計劃清單將會更長。
01 - 確認事件的目的
- 誰是觀眾？
- 研討會的主題是什麼？
- 應該在哪裡？
- 人們為什麼會參加？
- 研討會的議程是什麼？
02 - 查看Apex事件規範指南
會議行業委員會已經建立了一系列工具，這些工具應被視為最佳實踐的絕佳來源，這將有助於活動或會議策劃者跟踪計劃活動的細節。 借助免費下載工具，它可以幫助任何活動策劃者創建相關詳細信息列表。 這包括但不限於：
- 活動資料（日期，時間，地點，聯繫人等）
- 活動組織者/主持人聯繫信息
- 供應商聯繫信息
- 參加者簡介
- 需要空間
- 食品與飲品
- A / V要求
- 功能/房間設置
03 - 創建一個活動檔案
一旦規劃人員掌握了有關該活動的一些基本問題，就可以研究可能的會議場地。 與活動組織者/主持人密切合作以確定活動場地的類型以及研討會對組織者和來賓最方便的地方（這些活動的名單可以是無盡的）非常重要：
- 當地酒店
- 本地會議設施
- 私人餐廳空間
- 私人俱樂部博物館/藝術畫廊
04 - 大綱研討會需求和需求場所建議。
大多數場地都樂於為可能的研討會提供估計。 餐飲或銷售聯繫人需要以下BEO信息：
- 事件的可能日期
- 參加人數
- 房間設置的風格（教室，U形等）
- 活動時間（設置/拆除帳戶）
- 食品和飲料的要求
- A / V需求（包括屏幕，話筒等）
- 房間設置
提示：聘請A / V技術人員致力於酒店的活動。
05 - 確認和/或製定議程
活動策劃者與活動組織者/主持人密切合作至關重要，因為活動日程安排會經常從最初的對話改變到活動的實際日期。 活動策劃者必須準備好調整計劃並與場地緊密合作，確保一切順利進行。
06 - 確認BEO協議
一旦規劃人員知道研討會的目標人數和後勤需求，他或她應該確保活動空間和相關要求。 大多數協議應該允許計劃者有機會在事件發生前的某一天減少/增加食物和飲料的需求。 但是，許多協議將限制他們允許一個團隊減少數量的數量，所以估計得當。
07 - 創建事件通信和材料
這是一些計劃者可能參與的項目，而其他計劃則可能不參與。 基本上，一些會議策劃人員將對以下各項負責：
- 創建活動邀請
- 打印日程和其他材料
- 確保與會者禮品/抽獎
- 製作名片
- 航運活動標牌和展示
08 - 與活動主持人密切合作完成物流
在活動之前，會議策劃者在活動之前完成了一些重要步驟。 這包括確認以下內容：
- 事件發言人
- 事件A / V要求
- 活動參與者數量
- 主持人的角色和責任
- 活動材料需求（多次檢查）
09 - 事件設置
請務必在BEO時間表中安排時間進行活動設置 ，建議在活動開始前兩小時左右到達。
提示：如果研討會安排在上午，請詢問場地銷售聯繫人，讓您的團隊在前一天晚上進行設置（但不要在公共場所留下任何有價值的東西）。
所有活動資料，講義，標牌，展示，禮品， 登記表 ，名片等都必須為活動做好準備。
警告：演講者有時會在前一天晚上更換幻燈片，並在活動開始前10分鐘提供需要添加到電源點的新演示文稿。
10 - 事件執行
準備好後，該研討會是時候了。 預計如下：
- 有些與會者將會提前到達。
- 有些參加者總是遲到。
- 經常出現某種技術故障。