這是我作為一個場地協調員很快學到的一個教訓，後來我開發了自己的設置清單，以保持客戶在充滿壓力的設置期間滿意（和占用）。
準備好你的購物車
你的客戶想要做的第一件事就是從他們的車上打開所有的活動用品。 這可能是一項艱鉅的任務，特別是如果停車狀況難以駕馭。 想像一下，有人用一堆沉重的箱子走進你的場地 - 他們要找的第一件事是什麼？ 答案當然是一輛小車，或者其他任何能夠減輕他們的負擔並使卸載的不祥工作更容易的事情。 當他們在場地內走動時提供正確的購物車是一種簡單的方法，讓他們只需出現即可“放心”。
準備註冊表
接下來，大多數客戶的待辦事項列表正在進行註冊設置。 這意味著您的場地在抵達前更好地擁有所有註冊組件。
這包括所有桌子，椅子，電動和踢腳板。 組織名稱標籤和簽入材料將為活動策劃者消耗大量時間，他們不應該等待你為他們開始獲取這些簡單的事情。
所有客房均設有桌子和床單
設置活動空間中的所有桌椅顯然需要一些時間。
希望如果你從早期的活動中脫身，你就會提前告訴客戶什麼時候預計所有的房間組件被設置。 如果你的客戶走進一間有幾十名工作人員爭搶桌子和椅子的房間，他們很可能會感到恐慌。 理想情況下，您的運營團隊將擁有一切與桌布放在一起的位置，以便規劃人員可以開始放置中間件，拍賣物品等。
儘早取出所有標牌
僅僅因為領導計劃員知道如何駕駛該建築物並不意味著她的支持人員會這樣做。 只要準備階段即將開始，您就可以通過更新大樓內的標牌 ，為每個人節省大量不必要的麻煩。 請記住，花店和DJ等供應商也需要知道去哪裡。 這些都是在事件發生之前與您的客戶一起審查的所有事情，但他們也有必要在大日子裡留神。
查看BEO和發票
再次，您可能會在事件發生前幾天通過電子郵件發送這些文檔，但最後一次檢查它們絕不會感到痛苦。 儘管安裝時間很繁忙，但您需要花15分鐘時間查看這些文檔。 會場協調員應該為他們的客戶準備一個包含BEO，房間圖和未來發票的數據包。
很少有經驗豐富的策劃人員會通過這些機會來審閱這些重要的論文。
簡介
請務必將您的團隊的關鍵成員帶給您的客戶進行正式介紹。 這份名單包括餐飲經理 ，宴會隊長，運營主管和音頻/視頻協調員。 在介紹團隊時代表客戶考慮 - 是否有任何細節需要與管理團隊面對面討論？ 開始短時間對話是突出顯示誰負責每個區域的有效方法。
這個簡短的事件設置項目清單將大大方便您的客戶在抵達時保持快樂。 作為您的場地的主要代表，最好為客戶提供您的手機號碼，以防在辦公室工作時出現任何問題。
請記住，如果他們需要某些東西，他們可能會感到沮喪，但如果他們找不到任何人來幫助他們，他們會更加沮喪！