許多酒店依賴在線酒店RFP（徵求建議）網站，例如Conventionplanit.com和sabrehotelrfp.com來提升其會議和會議服務能力。 他們還開發了自己的在線RFP表格。
然而，許多策劃者不願意通過第三方搜索引擎發送他們的酒店RFP。 許多規劃者更願意直接向酒店和會議中心提交酒店投標請求。
什麼信息包含在酒店RFP中？
幫助規劃人員開發自己的酒店出價表格和其他活動需求的一個很好的工具是會議行業委員會接受的事件實踐交換工具。
酒店RFP的基本要素應包括以下內容：
- 申請人的基本聯繫信息（姓名，職位，組織，地址，電話，電子郵件等）
- 活動日期（提供至少兩種不同的選項）
- 需要的房間塊（客房的日期和數量）
- 會議室請求（日期，房間大小，數量）
- 食品和飲料的要求
- 輔助功能要求
- 運輸和接收要求
- 其他相關信息
利用RFP工具
此外，全球商務旅行協會（GBTA）為其會員提供了一個廣泛的酒店RFP工具，活動策劃者可能會考慮。
GBTA酒店RFP的要素包括以下內容：
- 酒店設施概覽信息
- RFP請求者概述信息
- 客房合同細節
- 酒店總會議空間的大小
- 會議室總數
- 酒店最大的宴會廳或會議室的大小
- 最大的宴會廳或會議室的天花板高度
- 酒店是否設有永久會議室？
- 董事會會議室可容納多少人？
- 酒店是否有專門的展覽空間？
- 展覽空間的大小是多少？
- 到會議中心的距離是多少？
- 什麼是會議中心名稱？
- 食品和飲料的稅率是多少？
- 宴會服務收費的百分比是多少？
- 宴會服務費是否徵稅？
- 酒店是否提供室內視聽（A / V）服務？
- 酒店是否提供室內A / V服務的折扣？
- 酒店是否允許客戶引入外部的A / V供應商？
- 有多少會議室包含無線高速上網？
- 會議室如何包含視頻會議？
- 使用自己的A / V供應商是否有收費？
- 酒店是否接受企業“會議卡”付款？
- 酒店是否提供會議套餐價格？
此外，與酒店銷售人員分享您所舉辦活動的類型將有所幫助。 這將使他們洞察會議可能具有的目標。
與酒店合作的好消息是，大多數人應該在將類似活動放在一起相當有經驗，一位優秀的銷售或餐飲經理將能夠與您分享更多關於幫助活動策劃者實現目標的方法。