規劃和執行Y-ME母親節活動的經驗教訓
特別活動策劃者 - 特別是那些在非營利組織的人 - 知道組織戶外籌款活動是一個好主意。 與其他社區籌款活動一樣，這類活動要求在今年的 籌款活動 結束後立即開始為明年的活動進行籌劃。 重要的是要聽取事件匯報並討論什麼進展順利以及哪些事情可以改進，而事件在團隊的頭腦中仍然是新鮮事物。
討論成功和改進可以確保這些功能可以包含或增強到明年的活動中。 這種積極的計劃也為贊助商增加了價值。 而且，不可避免的是，所有成功的社區行為都希望每年都能發展壯大。
重點關注舉辦此類活動的主要目標：籌款。 對於那些以前舉辦過社區散步活動的活動策劃者來說，計劃最重要的時刻之一實際上是在散步結束後發生的。 為了解計劃和執行社區募捐活動的許多方面，我們將在芝加哥的Y-ME乳腺癌組織舉辦的母親節活動中獲得幕後看法。
Y-ME母親節乳腺癌募捐活動
Y-ME由兩位乳腺癌倖存者於1979年創立。該非營利組織以乳腺癌患者的多語言國家乳腺癌熱線計劃而聞名。
該計劃因為該國唯一的24小時免費熱線電話而成名，該熱線全部由乳腺癌倖存者組成，這些倖存者是經過培訓的同伴諮詢員。 但該組織還在母親節組織年度募捐活動，支持他們的計劃和服務。 返回2007年，Y-ME籌集了超過700萬美元，來自12個城市的近43,000名步行者。
到2008年，有15個城市參加。 不幸的是，Y-ME在2012年關門大吉，但其年度籌款活動的遺產仍然是非營利活動策劃者的一個絕佳案例研究。
Y-ME的籌款成功大部分歸功於有組織的計劃方法，並首先關注最重要的目標。 該組織前特殊事件主管Liz Klug在2007年的創紀錄的一年之後這樣說道：“我們計劃在計劃過程中的各個時間點。 因此，我們將採取措施及時宣傳那些最關鍵的問題，以確保我們取得成功。 例如，在我們可能首次舉辦活動的城市中，我們必須集中精力確保我們有一個很好的場地和人們想要回來的位置。 在路上，我們可以關注哪些咖啡店，我們將放下小冊子。“讓我們來看看克魯格和Y-ME活動策劃團隊如何組織這樣一個成功的活動。
計劃步驟1：分析數字
舉辦社區散步或類似活動需要將幾個不同的組織目標匯集在一起，但最終，主辦該活動的協會或慈善機構正在這樣做，以便為其事業籌集資金。
因此，計劃下一個事件的第一步發生在當前事件結束時，並且大部分工作圍繞著“數字”。
“我們仔細研究了事件結束後的數據，”Liz Klug解釋說，“我們比較了今年與前一年的比較。 我們研究了參與者的經歷。 我們評估了我們的讚助類別。 我們回復了有關這些活動的任何即時電子郵件。“活動策劃者還將立即採取措施，確保所有參與今年活動的人都將在明年繼續。
克魯格還深入細節。 在她的評價中，她看到了參與發放T恤衫的志願者人數。 然後，她會問，明年她是否需要更多或更少。
計劃時間表
對於那些組織社區募捐活動的人來說，了解在不同時間應該處理哪些步驟很重要。
大多數非營利組織都沒有很多員工和志願者委員會的成員來推動這一活動的成功。 但規劃師認識到他們必須確保他們與市長辦公室和公共工程部門緊密合作，以便將活動安排在公共日曆上。
克魯格認為，分析去年數據後的第一步是關注企業招聘。 如果賽事不是新項目，在今年賽事結束後立即獲得明年賽事的企業支持非常重要。 Klug說：“當我們發布活動總結報告時，我們專注於更新贊助商。” 她還為有意組織社區散步籌劃活動的規劃者提供以下亮點：
- 識別公司贊助商
- 開發步行團隊計劃
- 確定事件活動
- 開始步行招聘
- 確定事件後勤
- 舉辦活動
- 舉辦“感謝你”活動
- 評估並開始後續活動
Y-ME還將聘請一家外部物流公司來處理其許多後勤需求。 但其中最有用的是實施在線註冊系統。
在線註冊系統成功
Y-ME很快就了解到使用網絡進行在線註冊的重要性，並一直主張使用該技術進行在線註冊和籌款。
他們投資了一個在線組織關係管理系統作為他們的2003年賽事網站。 這種類型的系統作為志願者的個人網站，為捐贈和其他參與提供個性化的申訴。 它將信息捕獲到單個數據庫中，並作為行走隊長的工具來鼓勵其成員。
在線參與者從4,000增加到11,594。 網上捐款從5,000增加到19,650。 Y-ME團隊認為它為實現235萬美元的目標做出了貢獻，作為獎勵，該技術將管理成本降低了約20,000美元。
這樣一個系統也可以作為一個重要的溝通工具，讓組織在比賽日之後跟進並繼續讓選民參與。
比賽日時間表
社區散步最常在早上安排。 根據標牌和位置的複雜程度，事件的設置通常可能在事件發生前一周開始，大部分活動在行走之前幾天發生。
當Y-ME計劃舉辦年度籌款活動時，團隊通常會試圖限制他們舉行行走的地區，以便它不需要大量資源時間來執行某些操作任務，如關閉街道。 他們的步行通常是非競爭性的，所以這也有助於他們不必考慮更具競爭性的競賽環境所需的要求。
比賽日本身的時間安排通常如下所示：
- 活動策劃團隊抵達（步行前2.5小時）
- 志願者入住（2小時前散步）
- 贊助商登記和設置（走路前2小時）
- 註冊開始（步行前1.5小時）
- 起始線設置（步行前30分鐘）
- 開幕式（走路前10分鐘）
- 比賽開始
- 主舞台娛樂開始（步行開始後1小時）
- 官方主要舞台備註（步行結束後，時間為1.5小時）
- 節目正式結束（步行開始後3小時）
- 事件細分開始（事件正式結束後）
規劃社區步行或跑步的技巧
對於那些有興趣舉辦社區散步或第一次參加運動的組織，克魯格提供了一些有助於確保成功活動的建議 。