芝加哥市長特別活動辦公室和伊利諾伊州餐廳協會共同策劃並執行這個年度美食節 。
規劃社區美食節
無論是像芝加哥口味這樣的大型食品節還是規模較小的節日，規劃社區節日活動都是當地政府和市政活動策劃者的重要職責。 對於考慮類似計劃的任何社區來說，芝加哥的口味是一個很好的案例研究。 任何社區美食節的主要功能區將包括以下內容：
- 操作
- 食品供應商
- 程序設計
- 贊助
- 營銷/公共關係
- 會計/合同管理
我們將深入到每個領域，但首先，讓我們通過對芝加哥口味的實際規劃，了解此類事件的時間安排和一般管理。
社區美食節規劃時間表
對於第一次接觸此類活動的人或考慮擴展到現有節日的人來說，重要的是要在活動開始前至少一年進行規劃。
舉一個具體的例子，市長特別活動辦公室按照以下每個芝加哥口味的大致時間表：
- 12個月 ：確定節日地圖的位置，日期和粗略草圖。 每一步都涉及相關的城市代理機構
- 9個月 ：更新節日地圖並開始功能區RFP
- 6個月 ：確認供應商，贊助商，編程和供應商
- 4個月 ：完成娛樂並重新確認功能區域
- 3個月 ：製作節日營銷材料
- 1週 ：管理操作載入
- 1天 ：管理供應商加載
- 事件結論 ：管理操作卸載
- 1週後 ：舉行總結會議並提出建議
一般社區節日管理
作為一個政府機構，市長特別活動辦公室負責芝加哥口味以及芝加哥湖畔，鄰里節和其他地區的一系列其他活動。 Taste在芝加哥是獨一無二的，因為它是免費的活動，但Taste的收入支付辦公室管理的所有其他活動的大部分。
憑藉可追溯到1980年的美食節管理經驗，市長辦公室特別活動和伊利諾伊州餐廳協會的大部分職能團隊都具有豐富的經驗。 這使芝加哥口味總經理能夠專注於所有相關方的計劃和執行工作，並保持活動正常進行。
除辦公室成員外，總經理還與至少20個不同的城市辦公室和機構合作，其中包括（但不限於）以下方面：
- 警察局
- 消防部門
- 健康部門
- 街道和衛生
- 公園區
- 應急管理通信辦公室
市長辦公室的另一個重要職能部門是會計/合同管理。 作為政府活動，它是高度結構化的採購流程，所有協議都必須遵循城市指導方針。
通過安排活動策劃時間表和一般活動管理，我們現在可以查看活動的每個主要功能區域。
在介紹了芝加哥味道的歷史並將其規劃和執行作為案例研究之後，我們已經準備好深入了解該事件的每個主要功能區域。
操作
操作區負責場地準備，舞台和製作，活動支持，安全等等。
運營需要許多賽前會議，運營團隊與活動地圖的佈局緊密相關。
根據芝加哥口味運營經理的說法，在這個過程的早期就涉及到所有的城市代理機構都有很大的不同。 運營團隊管理以下流程：
- 事件前加載（設置）
- 活動期間的操作
- 事件後裝載（拆卸）
這些過程包括街道封閉，建築帳篷，叉車操作員，木匠，電工，維護設備和人員，安全，供應商卡車物流，管理拖車等。 考慮你的運營團隊將如何處理自己以及他們將為你的活動收縮什麼。 你的團隊還需要其他什麼機構？ 盡快與他們聯繫。
餐廳/供應商
考慮到芝加哥口味等美食節的複雜性和規模，伊利諾伊州餐飲協會率先管理參加年度活動的食品供應商。 對於2015年的芝加哥口味，該活動與60多家食品供應商合作，其中包括代表芝加哥許多獨特社區的19多家新餐廳。 當然，在芝加哥，某些食物供應商會選擇參加活動，包括披薩，排骨，冰淇淋和芝士蛋糕。 您的社區美食節也可能有其傳統食物。
這是一個令人垂涎的地方，被選為參與這個特殊美食節的餐廳供應商，標準要求參與者是反映芝加哥社區的當地餐館。 此外，他們必須能夠處理數量，並且擁有完全清潔的城市狀態。 參與餐廳接受以下課程和檢查：
- 完成伊利諾伊州餐廳協會夏季節衛生證書課程
- 芝加哥公共衛生部門每天參觀三次展位
- 管理其攤位和冷藏車之間的庫存流量
當涉及到您的社區活動時，請考慮您可能需要參與的食品供應商的標準以及您希望擁有多少標準。 第一年可能很艱難，但隨著每年的成功，你可能會發現你有越來越多的願意參與者。
程序設計
芝加哥的口味是一個普通的社區活動。 這意味著雖然“食物”吸引了人群，但其他的活動卻讓人們留在那裡。 多年來，編程團隊已將以下元素納入整個程序中：
- 多個舞台上的免費音樂會（國家和地方藝人）
- 與頂級廚師和食譜作者烹飪示範館
- 家庭村包括兒童舞台
- “綠色”教育的環境帳篷
- 有健身秘訣的體育館
- 國際館（購物）
- 2英里的步行路程
- 食品供應商
- 百威Clydesdales和他們的達爾馬提亞同伴
- 遊樂設施
- 煙花節目
- 開幕式
考慮你可能希望在你的美食節中包含哪些其他節目和活動。
贊助
芝加哥的味道涉及贊助的幾個類別，這是資金和實物支持的主要來源。 公司營銷人員和企業活動策劃人員傾向於參加像Taste這樣的社區活動，以加強其品牌並獲得曝光度。
招待費是一些贊助商在其套餐中包含的一項內容，允許贊助商有機會進入一些座位區和私人帳篷，以舉辦自己的客戶活動。
Taste的讚助商類型包括以下內容：
- 蜂窩通信
- 雜貨店連鎖店
- 飲料公司
- 零售商店和銀行
- 航空公司和酒店
- 媒體
- 汽車製造商
- 食品供應商
- 餐館
- 健身和保健機構
- 城市公園區和公共交通
考慮當地的企業贊助商可能有興趣為您的社區活動提供資金，並考慮您可能向贊助商提供什麼樣的套餐和優惠。
營銷/公共關係
在芝加哥口味工作的營銷人員處於一個令人羨慕的位置，因為這是在芝加哥和其他地方自動吸引媒體關注的事件類型。 更好的是，媒體贊助商也有助於提升品味。 這意味著市長特別活動辦公室不必花太多時間在傳統形式的廣告上傳播和推廣活動 。
營銷人員通過向活動的每個區域寫專門的新聞稿，維護活動網站以及製作活動手冊來推廣活動。 這些項目需要與所有其他功能領域密切合作，以便在發生時調度和更改內容。
一開始，社區食品節很難獲得類似芝加哥味道這樣的大型知名活動的曝光。 但考慮一下你可能能夠接觸到哪些媒體來免費發布新聞，並開始規劃營銷團隊將處理的營銷材料，如網站，傳單和小冊子。