預先警告已被警告。 在您向員工發送W-2表格並將這些表格與社會保障管理局（以及W-3表格 ）一起提交之前，請查看這些常見錯誤以避免問題。
提交W-2表格遲到
從2016年納稅年度開始，W-2表格（和1099表格）的申請截止日期已提前至1月31日。因此，2017年W-2表格必須在1月31日之前提交給社會保障局，2018年。
對於遲交的文件有處罰。 詳細了解W-2和1099表格的新期限。
使用錯誤的年份W-2表格
在收入可徵稅的一年中使用W-2表格，而不是您提交表格的年份。 例如，對於2015年的員工工資，使用2016年的W-2表格 ; 該表格將提供給員工並於2017年提交給社會保障局。
缺少提交截止日期。 您必須在1月底之前向員工提供W-2表格，並且您必須在2月底之前將這些表格提交給社會保障局。 截止日期根據日期在日曆上的時間而變化。 如果截止日期是周末或假期，則日期將移至下一個工作日。 以下是本年度年終工資稅的具體截止日期 。
不使用批准的W-2表格
您不能下載W-2表格，複製並使用它。
A上的紅色是特殊的墨水。 您必須從辦公用品公司，國稅局或軟件公司獲得經批准的表格。 閱讀更多關於您可以獲得批准的W-2表格的信息。
未能阻止社會保障
社會保障預扣稅必須在每年的社會保障最高應納稅工資上停止。
（大多數年份這種最大變化反映了生活成本。）雖然這不是特別的W-2錯誤，但這很常見，並且會導致您為員工過度報告社保工資。 然後，您必須將超額部分退還給員工，並修正W-2和941表格 ，即任何反映超額部分的季度工資和稅務報告。 例如，如果員工在9月份達到社會保障預扣的最高限額，則必須在第三季度更改表格941。
發送W-2表格給IRS
必須在1月底之前向員工發放社會保障表格，並在2月底之前向社會保障局提交表格W-3以及所有W-2的所有信息。
未能獲取國稅局免除電子罰款
提交250個或更多W-2表格的雇主如果不想電子申請，必須獲得豁免。 詳細了解如何通過電子方式申請W-2表格 （PDF）。
在表格W-2上製作這些常見的表格錯誤
W-2表格上最常見的表格錯誤包括：
- 未包含金額的小數和分
- 未能使用黑色墨水（使條目太淺）
- 使條目太大或太小。 國稅局建議你使用12點。 用於打印W-2s的Courier字體。
- 格式錯誤的員工姓名。 員工姓名和中間名首字母在第一個框中，員工姓在第二個字段中，任何後綴（如“Jr.”）在第三個字段中。
使用財務軟件可以幫助您避免W-2表單中的許多這些錯誤，尤其是表單錯誤，並且當您達到社會保障最高工資金額時，軟件可以提醒您。 請閱讀Rosemary Peavler的“商業金融指南” 2012年會計軟件程序的文章，重點介紹包含工資核算功能的程序。
如何糾正W-2表格
您必須在每年1月底之前（前一個日曆年）為每位員工提供一份W-2表格，但您不需要在2月底之前將這些表格提交給社會保險管理局（SSA）。 這個延遲提供了糾正錯誤的時間。
如果您可以在提交SSA之前糾正錯誤，請進行更正並提交更正後的表格。
如果您在向SSA提交申請後發現錯誤，則必須提交更正後的W-2以及更正後的傳送表格W-3c）。
在向社會安全管理部門提交後，請閱讀有關如何更正W-2表格的更多詳細信息。