總分類帳是您業務的總結財務記錄
總分類賬是您公司有生之年所有金融交易的完整記錄，而不僅僅是去年或前一個月。
為什麼你的企業需要總賬？
總分類帳在您企業的財務運營中擔任多項職能。 把它看作是一個全能的存儲桶。 它包含您用來創建收入報表和資產負債表報表的所有財務信息。 它用於編制財務報表 ，研究失衡狀況以及內部和外部審計。 它包括資產， 負債 ， 所有者權益 ，收入和支出的會計。
如果您的企業申請貸款，貸款人將不可避免地要求提供各種財務記錄。 您的總帳可以幫助您立即找到並確定您需要的任何信息。
總賬與普通日報
不要將總賬與您的通用日記混淆。 後者只是按時間順序記錄的交易記錄，而總賬由賬戶組織，並可在每次過帳後顯示賬戶餘額。
企業通常每天將很多金融交易數據輸入到各種會計期刊中 。 當發生金融交易並生成源文檔時 ，交易將被輸入到通用日記帳中。
交易按時間順序列出。 記錄日期，金額，受影響的賬戶以及賬戶受到影響的方向。
在記錄每筆交易時，您必須確保借記和貸項保持平衡。
特刊
你的公司也可能有各種各樣的特殊期刊。 其中一些更常見的包括銷售期刊 ，現金收入期刊和現金支出期刊。 公司保留的特殊期刊的數量和類型是個人決定。 當您的公司使用電腦化會計系統時，這些日記通常是在您將金融交易輸入計算機時生成的。
總分類帳顯示貴公司在一般期刊和這些特殊期刊上的財務交易的所有摘要信息。
日記條目如何工作
總分類賬是通過將公司財務交易的日記帳分錄從其會計期刊轉移到總賬中而建立的。 每筆金融交易都有一個源文件，例如發票或取消支票，以及日記帳分錄 ，通常可在普通日記帳，特殊日記帳或兩者兼有。
您的會計科目表的作用
總帳帳戶基於您小企業的帳戶圖表 。 此圖表顯示了您的財務報表中顯示的主要帳戶。
根據您的業務的規模和復雜程度，您的圖表可以包含數百個賬戶，包括流動資產， 固定資產 ，流動負債，長期負債， 所有者權益賬戶 ，銷售收入，支出賬戶，收益，和損失。
總賬分錄的一個簡單例子
假設您剛開始設計其他業務網站的業務。 您的操作要求您維護一個非常廣泛的計算機系統，使您可以支付10,000美元。
在總帳左側的第一欄中輸入交易日期，並在下一欄中記錄計算機系統的日記帳分錄。 第三和第四列專用於借方金額和貸方金額。
請記住，借方和貸方的數額似乎是違反直覺的。
資產是一個加值，有一個借方餘額，所以您可以輸入$ 10,000的值作為藉方金額。 如果您耗盡其他資產（例如現金）來提供10,000美元，或者如果您通過貸款購買系統的方式增加了負債，則這些交易是貸項。 因此，你會在第四欄輸入相應的數字。
Microsoft Business Systems為多列提供更全面的細分，幫助您跟踪交易。 你絕不限於四個。
關於總賬分錄的最後一句話
應將交易記錄到其適當的期刊中，然後匯總並每月輸入一次總賬。 每個帳戶應該有一個單獨的頁面。