了解在源文檔中找到的關鍵信息
為什麼源文件很重要
原始單據對簿記和會計處理至關重要，因為它是財務交易發生的證據。
如果一家公司接受審計，那麼源文件將會計期刊和總賬作為無可爭議的審計跟踪備份。
為企業保存源文件就像為您的個人稅保留可扣稅項目的收據。 如果你的稅收被審計，他們提供了你已經做出這些購買的證明。 對於您的業務也是如此，但在商業中，您不會將收據保留在可扣稅的費用中。 您保存每筆金融交易的原始文件。
什麼源文件提供
源文件描述了交易的所有基本事實，例如交易金額，交易對象，交易目的和交易日期。
以下是一些常見源文件的例子：
- 取消的支票
- 發票
- 收銀機收據
- 電腦生成的收據
- 客戶退款的信用備忘錄
- 員工時間卡
- 存款單
- 採購訂單
如何處理源文件
交易後儘快將來源文件記錄在相應的會計期刊中。 錄製完成後，所有源文檔應該放在某種系統中，在需要時可以檢索它們。
在某些情況下，提供監管鏈可能會確定相關來源文件仍在您的控制範圍內甚至可能很重要。
源文件與復印件
在大多數情況下，來源文件的複印件在法律上是可以接受的。 例如，國內稅收局自1997年以來接受了收據複印件，只要它們清晰可見，包含原件中的所有信息，並且在掃描過程的範圍內，以與原版的。
指定購買對象和支付價格但未經供應商名稱掃描的材料收據不符合條件。 提交原始收據中所有信息但以Word或Excel格式重新輸入的文檔也不符合條件。
IRS標準 - 完整，清晰，準確地複制原始標準 - 與許多企業和政府機構使用的標準相同。 但是，其他機構增加了這些一般要求。
例如，華盛頓大學只接受以最低密度每英寸300點（dpi）掃描的原始文件複印件的替代品，並以PDF或TIFF格式提交; 它不接受JPEG複印件。
如果您計劃掃描會計或法律文件以便於存儲，請與相關機構核實，確保他們將以您打算使用的格式接受文件。