保持良好的稅務記錄可能是您為公司所做的最重要的記錄。 國稅局（IRS）要求您保留特定時間段的某些稅務記錄以及不同時間段的其他記錄。 您不需要納稅時間，因為您的公司沒有納稅記錄。 稅收記錄混亂可能會導致扣款，如果您將被審計，可能會導致問題並花費金錢。 畢竟，你想獲得所有可以扣除的東西，並且能夠支持它們。
以下是關於要保留哪些稅務記錄，如何保留這些記錄以及保留多久的八條提示：
01 - 建立一個好的會計軟件系統
您的最終報稅表是您通過內部會計軟件系統保持良好記錄的產物。
02 - 商業稅的抵押負擔
當您在納稅申報表上輸入收入，支出和扣除項目時，您就有所謂的舉證責任。 您必須能夠證明您有資格獲得某些扣減和費用，才有資格將其作為扣減項目扣除。
你如何證明證據？ 當然，通過良好的記錄保存。 如果你有記錄證明這些扣除和費用，你已經履行了自己的責任，為IRS承擔舉證責任。 如果沒有證明文件證明您有舉證責任，不要扣減或索賠收入。
03 - 會計期刊的來源文件
為您的企業購買的原始單據，例如取消的支票，收據，收銀機磁帶等是您從中進行會計分類帳和日記帳分錄的來源。 它們也是您在納稅年度結束時為您的企業減稅的文件。 源文件妥善保存可以讓您長久保存良好的記錄。
原始紙質文件應與記錄交易的分類賬一起存放。 作為備份，如果發生火災或其他災難，應將每個源文檔掃描到正確的計算機文件並存儲在閃存驅動器上。
04 - 電子轉帳和您的業務支付
技術正在改變我們經營業務的方式。 我們通常使用信用卡或借記卡或電子資金轉賬（EFT）來支付賬單，而不是為交易書寫紙張支票。 在這種情況下，我們如何確保我們有適當的IRS源文件？
如果您使用電子轉帳或信用卡/借記卡，請使用您的銀行簽發的財務報表作為源文件。 對於電子轉帳，該聲明必須顯示以下內容：轉賬金額，收款人姓名以及金融機構過戶到賬戶的日期。 對於信用卡/借記卡，聲明必須顯示以下內容：收費金額，收款人姓名，交易日期。
自行付款證明並不一定意味著您有權享受減稅。 保持信用卡單據和發票以證實您的扣減索賠。
05 - 現金收入和支出的每日和每月匯總
您的每日和每月現金收入和現金支出工作表都值得黃金。 您在會計賬目和期刊中遺漏的任何內容，可能您可以在此找到。 再一次，你將需要源文件。 撥款，如電話和互聯網服務費用以及卡車/汽車費用可在此處作為可能的稅收減免。
06 - 關注您的小額現金基金
任何從小額現金基金中進行的交易必須被視為現金支付和源文件。 有些可能是免稅的 。
07 - 員工工資稅扣減
員工工資稅減免是複雜的。 稅收指南通常關注個人所得稅，但本文總結了員工營業稅的稅收影響。 為您的員工保持非常好的記錄。
08 - 你應該保存你的稅務記錄多久？
根據國內稅收法規，只要可能需要管理稅法的任何部分，您必須保留您的記錄 。
如果你有僱員，你必須保持他們的記錄不少於4年。 為了安全起見，保留員工記錄不少於7年。 如果你欠稅，保留你的記錄不少於3年。 如果您擁有財產，請保留您的記錄，直到您處置該財產進行應納稅處置的那一年的限制期限屆滿。 如果您不報告收入，您應該報告收入，並且超過納稅申報表總收入的25％，並保留6年的記錄。