使用這四個專家技巧來降低加班成本
加班不僅是大多數公司最大的持續支出之一，而且加班的正確或不正確的管理可能意味著昂貴的訴訟，士氣低落和加班規定變化的脆弱性之間的差異。
在最近幾年的經濟衰退時期，許多員工一直渴望證明自己是一個努力工作的人，他們不會抱怨工作多一點時間 - 不一定要在時間表中包括部分或全部時間。
許多雇主默認或甚至明確地贊同這種態度。 Macy's的買家Ashley Dinsdale每週工作超過50小時，他說：“裁員發生在我以前的雇主辦公室。 現在，我早早來到並發送電子郵件，讓他們知道我在那裡。“
主動思考
儘管加班費用往往充斥著費用和陷阱，但並不一定如此。 主動管理員工的加班，避免意外情況並為將來做好準備可以減少開支，保護公司免受法律訴訟，並提高公司的士氣。
以下四條專家提示可以說明加班時遇到的一些問題，並幫助您在管理任何潛在問題時避免重大缺陷和意外。
1.跟踪員工時間。 根據勞工統計局的統計，美國平均工人每週工作時間略超過四小時。 這是每年208小時。
估計每小時21美元的平均工資為一年半薪水，每位員工每年的總額為6,552美元。 擁有20名員工的員工，僅加班費用就達131,040美元。
在加班時，你能做些什麼來避免意外？ 可用的最大資源之一是移動時間跟踪，其中包括提醒員工和管理人員何時超時閾值正在被侵入的警報。
跟踪員工時間還允許管理人員和企業主在公司範圍內查看和解決問題，並在加班時在個人員工層面查看和解決問題。 一個員工每週都要加班嗎？
加班是否由於人員短缺，繁重的項目負荷，或者在他或她手上有額外時間並想要額外薪酬的員工？ 通過全面了解所花費的時間以及如何將其分配給不同的項目，管理人員可以對資源和加班做出明智的決策。
不要迴避追踪小時工的小時數。 確切知道每個人貢獻多少小時對於做出明智的選擇和處理潛在的即將到來的聯邦加班規定變化至關重要。
時間跟踪還可以避免時間表四捨五入，通常情況下，這種情況通常會發生，但通常會受到員工的青睞。 美國薪資協會估計每個員工每班輪次10分鐘。 確保您選擇的系統能夠幫助您符合DCAA和DOL標準，以便在政府審計或勞動爭議時使用易於查找的記錄來保護自己。
2.認真看待員工分類。 你應該知道，如果你的員工有工資，但每年不到23,660美元，你仍然需要支付加班費，而且這個門檻正處於急劇上升的邊緣。
更不用說，將員工分類為每年低於23,660美元的薪水，或者不符合豁免地位的員工只是為了避免支付加班費，這不是一個合理的策略。 自2004年以來上升的勞動訴訟很大一部分來自錯誤分類和補償，因為超時工作需要額外支付無薪工作時間。
出於定罪的目的，對於法庭而言，無論您是故意錯誤歸類還是無意中對員工進行錯誤分類都無關緊要; 這是你作為雇主的工作，以確保分類對你的員工是正確的，而不是為了削減成本而操縱。 對錯誤分類的處罰包括欠兩年的加班欠款，如果你被認為是故意錯誤地分類員工，你將欠欠三年的後期工資。
為確保您的分類符合要求，請定期評估您員工的職責和與公司的關係，並諮詢灰色地區的律師。 它可能會付出一定的代價來支付法律費用，但與潛在的後果相比，這只是一個小小的失誤。
3.溝通期望。 處理加班的最佳方式之一是改善圍繞主題的溝通。 明確員工的期望，明確培訓管理人員和員工的期望值，並將任何員工的“加班加點”的習慣扼殺在萌芽狀態。
關於何時記錄小時工的工作可能會有許多潛規則，而不是管理人員或企業主意識到的，但即使批准是默認的，無薪工作仍然是法律訴訟的依據。 無論員工的心情如何，無薪工作最終會消耗公司內部的士氣和透明度。
澄清您對技術的期望尤為重要。 檢查電子郵件並希望員工在下班時間做出回應似乎無害，但會議紀要增加了。 許多公司希望員工在非工作時間提供電子郵件通信服務，但在法庭上這被視為工作。 你可能會驚訝地發現，你的員工在這一項任務中實際上只有幾個小時的工作時間。
Triangle Concierge公司總裁Katharine C. Giovanni說：“每個人都試圖在24小時內擠壓36個小時，技術並不能幫助你，因為你可以隨身攜帶你的辦公室，所以我們一直在工作。 “明確你對電子郵件的期望，然後確保讓每個人，經理和員工都符合你的標準。
4.強調交叉訓練。 在一些公司中，加班費用加起來對某些人來說很快就是因為沒有其他人能夠完成他們的工作。 不僅加班加起來，而且瓶頸也在發展，一些員工的帶寬變得越來越大，而另一些員工的最終利用不足。
盡可能強調交叉培訓以分散負擔，並讓不同的員工在工作量增加或出現緊急情況時參與項目。 有效的交叉培訓還可以提高士氣，使更多的工作人員能夠參與重點項目，並減輕其他工作人員的一些負擔。
交叉訓練也可以讓你更加靈活地安排時間。 公司往往被迫以犧牲大量加班為代價來安排具有專業知識的人。 雖然交叉培訓所有職責或技能是不可能的或理想的，但確定幾個員工可以輕鬆學習的職責可以大幅度減少加班時間，同時提高生產力和效率。
合法舉動
擔心自己的工作或表現的員工可能希望在不收取時間的情況下登錄幾小時。 但是，企業不應該將這種行為視為好事。 在前台視若無睹或鼓勵此類行為可能會在後期造成災難性的財務影響，如果同一員工決定對錯誤分類或無薪工作時間採取法律行動。
根據全國就業律師協會的統計，自2004年以來勞動和工資糾紛上升了77％，並非巧合的是，2004年是DOL修訂公平勞動標準法案的最後一次。 隨著對加班條例變化的持續討論，企業所有者可能會看到更多的勞工和工資糾紛。
僅在2014年，勞動部就下令全國各地的企業支付近2.41億美元的欠薪，原因是員工分類錯誤，企圖避免加班工資，要求或鼓勵員工每週工作超過40小時，或不鼓勵工作，或鼓勵員工可以在無需支付工作時間的情況下對電子郵件，文本和電話進行響應。 從查爾斯頓的EMS員工到聖巴巴拉的醫療保健工作者以及體育用品商店的經理，每天都會有新的訴訟出現。
關於艾米貝利
艾米監督TSheets的所有財務，人力資源和建築業務。 她是一位驕傲的Idaho Vandal，與Coopers＆Lybrand一起在公共會計方面工作了八年，與Extended Systems，ProClarity，Microsoft和Silverback等公共和私人高增長技術公司合作超過20年。 她有兩個孩子，和她的丈夫和一個名叫Scout的英國獒犬一起生活。