不幸的是，答案並不簡單。 決定一個人的比率有幾個因素，包括活動計劃的運營費用，薪水和利潤。
現實情況是，根據您的業務運營地點，您承擔的項目類型以及市場願意支付的價格，利率會有所不同。
這也取決於你的目標市場。 也就是說，您的客戶或潛在客戶會考慮目標預算，並且您的服務必須在這些參數範圍內具有競爭力。
活動策劃者組織他們的費用
儘管如此，如果您想開始兼職甚至全職業務，大致有五種方式來組織您的活動費用並向您的客戶報價：
- 平項目費用
- 費用的百分比
- 每小時收費
- 費用加小時費率的百分比
- 可委託率
對於以下解釋和示例，我們假設您想要為您的服務平均每小時賺取75美元。
基於平面項目費率的費用
許多客戶更願意知道項目的成本，包括所有費用。 作為活動策劃者 ，為了提供這一點，您必須確定固定費用並確定將為此金額涵蓋的服務。
這將管理責任直接交給您，規劃者，並要求預測各種情況可能發生變化的情況。 在這種情況下，客戶可以直接與活動策劃人簽訂合同，以協調所有物流，餐飲，場地，住宿費用等。
平面項目費用通常用於包裝活動，例如體育營銷計劃中發現的活動費用，並且可以按照每人計算，並有許多規定和注意事項。
例如，假設您被聘用為15位客人安排為期一天的歷史城市觀光。 您的客戶希望您為運輸，私人導遊，午餐和任何/所有門票收取固定費用; 但是，她還要求您提供每個費用項目的高層次細目。
在這種情況下，您必須協商/計算所有服務的成本（包括您的時間），並報出總費用的總和。 確定所需存款，支付所有服務費用，並承擔所有服務協議的責任將是活動策劃者的責任/風險。
基於費用百分比的費用
平均而言，大多數合格的活動策劃者應該感到滿意，作為其費用的一部分，收取事件總成本的15-20％。 根據計劃的複雜程度和計劃和執行事件所需的時間量，有時這足以涵蓋計劃者的全部成本和利潤來源。
例如，假設你被雇用在一家專屬餐廳為40位客人安排私人晚餐，平均每人175美元。
讓我們估計，總共需要15個小時才能與您的客戶見面，計劃，參加並完成所有跟進此事件。 如果您按總費用的18％收取費用，您將獲得的收入僅比目標小時費率為75美元/小時多一點：
175美元×40人= 7,000美元×18％= 1,260美元
15小時x 75美元/小時= 1,125美元
如果客戶直接與您就所有服務簽約，則向客戶支付的小計事件費用總額為8,260美元。
基於小時費率的費用
有些客戶更喜歡活動策劃者提供服務的小時費率，並估算管理和執行給定客戶計劃的總小時數。 這看起來可能與平面項目費率類似，但它可以讓雙方更靈活地適應可能需要的變化。
許多商業活動策劃者將按小時收取服務費用。 它允許客戶知道聘用您的服務需要多少費用，並允許他/她計算合理的預算。 通常，這是因為客戶希望更好地處理任何意外費用。
請始終記住圍繞期望定義謹慎的參數，以便雙方就提供哪些服務達成一致。 作為活動策劃者，您應該包含一個對所有可能發生的合理業務開支進行計費的參考。
一些活動策劃者可能會將運營費用（例如運費，汽車租賃和其他雜項費用項目）增加15-20％，而其他費用則不會; 如果你這樣做，你應該提前披露這些加價並與你的客戶達成協議。
當涉及到每小時活動計劃費率時，確定您可以為您的時間計費的頻率也很重要。
例如，假設客戶在10月份僱用您 ，以在3月份組織一次為期一天的研討會。 您的服務正在簽訂合同，為場地， 餐飲服務和A / V 提供來源和談判，並為有限數量的通信項目（即邀請，議程，評估表格等）的內容創建作出貢獻。
您的客戶也正在招聘您提供現場管理。 您預先建立協議，您將在不同的時間為已確定的服務提供賬單，並將為每週，每兩週或每月執行的所有服務提交發票。
根據該協議，您和您的客戶應該制定詳細的工作說明，其中包括雙方預期的責任。 然後，你可以估計這麼多小時的總預算加上合理的費用（清楚這些細節可能包含的內容）。
費用基於費用的百分比加上固定費用/小時費率
有時你會被雇傭組織一個事件，無論出於何種原因，客戶都喜歡根據費用百分比來計算費率。 但是，這不足以彌補您的總時間和服務成本。 在這些情況下，以兩種不同類別的綜合成本顯示您的費用是合理的。
例如，客戶聘請您組織與會議相關的活動。 你的任務是組織兩場私人晚宴和一場高爾夫郊遊，每場有50位客人。 這些合併活動的總費用大約為20,000美元，但需要大約60個小時的時間，而且這個項目的複雜性可能有利於提高利潤率。 牢記這一點，您可以通過以下計算得出您的最終固定費用+小時費率：
費用估算百分比：
20,000美元×18％= 3,600美元每小時費率估計：
60小時x 75美元/小時= 4,500美元小時赤字： 900美元
如果您出現赤字，就像我們在上面的例子中所做的那樣，您可以選擇報價15小時來管理多個外部供應商的物流。 您的報價可能反映如下：
小計事件費用： 23,600美元
固定費用： 1,125美元（基於15小時75美元/小時）
在這種情況下，您需要仔細確定您是否已經適當地估計了您的工作時間（一個帳戶用於支付個人差旅等非標準運營支出）。 正如預期的那樣，除非有正當理由，否則很少有客戶樂意看到後來費用增加。
基於佣金率的費用
活動策劃者可以收取服務費用的另一種方式是通過提供佣金費用的場所確保活動空間。 這些費用通常是提供給旅行社用於預訂機票，酒店房間和其他形式的交通工具的費用。
例如，許多酒店可能將客房費用和其他費用的佣金率提高到10％。
儘管一些活動策劃者會將佣金率作為自己的收入來源，但是當涉及佣金時，更加客觀的客戶可能會質疑活動策劃者的忠誠度。 因此，許多經驗豐富的規劃者會限制任何規劃選擇，包括委託費率或為他們的項目談判無佣金定價，並將節省的資金直接交給客戶的底線。
此外，一些客戶可能會意識到存在佣金率，並且不希望他們的外部顧問使用我們概述的任何其他確定的計費方法進行計費，並且仍然支付可委託的費率。 總的來說，很多活動策劃人認為這種方式實質上“雙重”降低了他們的收入來源並不是一種好的形式。
如果接受委託費率，最好不要使用其他計費方式向您的服務收取客戶費用。
有些情況下，佣金率確實最有意義，例如較小的非營利組織或協會可能會僱用您的服務參加會員活動或會議，而且大部分費用由與會者直接支付給與會者，而不是組織。
另一種情況可能是，如果您的客戶正在向您購買客戶禮品，並且您還可能提供促銷品分銷服務。 在這種情況下，只需協商促銷項目，並且不會按小時收取您的服務費用，除非您的客戶事先知道所有費用。