如果你認為自己是超級組織的，並且你在計劃一個事件時已經使用了一個清單，但遇到了你意識到（太遲）以至於你沒有註意到某些重要細節的情況。 你哪裡錯了？
每個活動都需要一個活動計劃清單，專門針對特定活動設計並針對個別活動規范進行定制。 所以每個活動計劃清單都是不同的。 但是，無論您計劃舉辦小型生日派對還是大型企業職能，您的活動計劃檢查清單中都必須包含五個項目。
簽署活動合同
這聽起來很明顯，但請確保您簽署並獲得已簽署的副本作為回報 - 您的活動需要的所有合同。 這包括與客戶，場地，供應商，酒店，娛樂等等的事件合同。堅定的握手是開展業務的好方式，但不是保證僱用任何供應商的方式，也不是為客戶工作的方式。
以書面形式獲取所有內容，在所有文書工作簽署並交付之前，不要做任何工作或花一分錢來規劃活動。 如果您是需要活動服務活動合約的活動策劃者，請點擊此處。
確認事件日期和時間
在這個事件的計劃階段，你的膝蓋很深。
任何人如何可能得到錯誤的日期？ 供應商通常會有其他業務進入。客戶可能會同意事件的日期和時間，然後忘記通知您計劃中的更改。 在開始計劃活動之前，請仔細檢查日期和開始和結束時間，並以書面形式將其寫入，以便每個人都在同一頁面上。
僱用其他幫助
不要低估在活動當天獲得額外幫助的價值。 總會有一些需要照顧的事情，而且大多數活動策劃者已經忙於處理活動，將注意力集中在出現的情況上。 招聘額外的幫助是一個重要的步驟，經常被忽視，直到現在聘請最好的活動員工為時已晚。 在招聘活動人員時不要滿足於剩菜。 把這個項目放在你的活動清單上，並保證訓練有素的工作人員獲得適合你的活動預算的經驗。
進行網站演練
沒有什麼比你想像的東西更像是親身體驗它。 與您的客戶和供應商一起巡迴活動現場是活動策劃過程中的關鍵步驟。
它提供了一個提出問題，解決問題的機會，並就房間設置，裝飾，註冊位置和整個事件流程達成協議。 很多時候，即使我們認為我們的溝通是清楚的，我們對某事的看法與其他人根據我們的描述設想的內容形成鮮明對比。 在規劃階段進行物理空間的巡視，以避免在活動當天發生意外。
包括提醒後續行動
在理想的世界裡，一次告訴某人足以確保工作完成。 不幸的是，真正的工作世界並不以這種方式工作，或者至少不是事件計劃的業務。 有了這麼多的細節可以管理，並且在事件的不同階段涉及多個玩家，很容易迷失方向。
所以，當你制定你的活動計劃清單以保持你的組織和按計劃時，包括提醒某些後續行動。 例如，如果您與餐飲服務商討論了菜單創意，請在您的活動計劃清單上添加一個項目，其內容是：“跟進建議菜單上的餐飲服務商”和“與餐飲服務商一起品嚐餐飲”。在活動策劃中，沒有諸如確認太多次的事情。