不允許足夠的安裝時間
在建立活動時總是會與時間賽跑，但您應該估計需要多少時間才能完成所有活動。 沒有什麼比第一位客人到達時有空間充滿工作人員的情況更糟糕了。 目標應該是在開門前至少15分鐘設置一切。
不安排與客戶端的演練
電子表格，電子郵件和宴會活動訂單是傳達活動細節的絕佳工具。 但是，僅僅依靠文件繪製場景圖片可能會導致疏忽。 更好的策略是盡可能在客戶現場完成行程。 討論每個時刻和細節，就好像事件發生在你面前一樣。
忘記確認您的供應商
您的平均活動供應商為多個不同類別的客戶提供服務。
總之，這意味著他們需要記住很多東西。 您總是希望在設置時間前48小時獲得所有供應商的口頭或電子郵件確認。 電子郵件通常更好，因為您可以說出您的期望，並要求他們以書面形式回复。
俯瞰競爭事件
如果你曾經有過一個“嘈雜的鄰居”，那麼你已經知道這些情況如何分散注意力。
在場地舉辦其他活動可能是一個很大的挑戰，這就是為什麼你應該提前與場地管理和你的客戶討論這個場景。 找出誰將與你的派對共享相同的公共區域和公共資源，並確定誰有權解決噪音問題，如果他們成為問題。
沒有應急計劃
如果天氣不好，甚至關閉您的場地，您的活動會發生什麼？ 這些計劃並不是件容易的事情，但在演出當天變得無法管理。 提前至少2週繪製您的應急策略，以便採取更好的措施。 即使您計劃取消活動，您仍然需要有組織的方法聯繫您的所有客人。
在賽事日沒有足夠的幫助
試圖平衡事件預算時，勞動力成本始終是一個問題。 這就是說，缺少幫助可能會導致比預算更大的問題。 如果你是活動策劃者，你不能期望自己做所有事情。 協調員工，供應商和細節足以讓你保持自己的地位。 不要害怕花數百美元聘請額外的工作人員，因為一旦事情發生變化，您將無法工作。
不使用裝箱單
管理場外活動通常需要大量的用品清單。 當然，你通常需要幾個星期的時間才能得到所有這些用品，但如果他們從不到場地，他們也不會有任何好處。 裝箱單提供您需要加載到汽車上的物品的即時刷新。 當然，您可能會在會場找到筆和磁帶借用，但如果您忘記了您的姓名標籤或筆記本電腦，會發生什麼情況？ 製作一份裝箱單，並在離開前檢查兩次。
好消息是這些活動策劃錯誤都很容易預防。 事實上，你可以打印出這篇文章並發布，以此作為不該做什麼的提醒。 請記住，預防總是比恢復更容易！