為我的企業建立駕駛系統有哪些選擇？
公司員工隊伍日益流動，每天都有更多的員工為業務開展業務。
對於您的業務，您有兩種選擇 ：公司擁有的汽車的車隊計劃或針對開車的員工的報銷計劃。
對於需要為特定功能提供運輸的雇主（如服務卡車，貨車，運輸車輛或其他設備要求的車輛）， 車隊計劃 （公司擁有的車輛）是一種吸引人的選擇。 車隊計劃為您提供業務控制和監督，例如保險和車輛保養，以及選擇公司認為重要的車輛功能的能力。 其中包括企業品牌推廣，安全元素和遠程信息處理等功能，以全天候洞察車輛的位置和駕駛狀況。
為駕駛自己的汽車的員工提供報銷方案 公司不需要為員工提供特種車輛或卡車，如銷售和服務業務。
報銷為工人提供了靈活性和選擇性，需要較少的內部管理，並且不需要預付費用或資金流失。
決定使用哪個系統有什麼重要意義？
無論模型 - 車隊還是報銷 - 您都需要正確地報銷員工與車輛相關的商業用途，否則將面臨後果，例如成本高昂的IRS審計，或者更糟糕的集體訴訟 。
對於車隊計劃，問問自己該計劃的主要目的 - 作為員工福利（福利）或為您的企業提供運輸需求。 如果您的主要目標是提供商業工具，它應該允許您通過恢復與員工個人使用車輛相關的成本來減少車隊費用。
通過報銷計劃，您可以選擇平車補貼，每英里美分計劃或標準的IRS里程費率來補償其工作人員。 但是，所有這三種選擇都可能導致公司每年每名員工損失數千美元，因為他們沒有準確計算每個司機的成本，例如天然氣價格和駕駛里程數。
什麼是FAVR，為什麼它是里程報銷的最佳選擇？
FAVR是一個國稅局的收入程序，用於免除因營業而出現的固定和可變成本的免稅。 固定成本可能包括保險，許可證和註冊費用，而可變成本包括燃料和維護。
FAVR是最準確的報銷解決方案，因為它可以根據當地的成本和營業里程為每個移動員工提供定制報銷，而這些費用可能會逐月變化。
但是，準確地記錄所有固定成本和可變成本可能會很複雜，因此大多數雇主都不會使用它。
許多雇主選擇更簡單的平車補貼作為“一刀切”的辦法（例如，每位員工每月500美元）。 但是這種方法沒有考慮到沒有兩次出差都是一樣的事實，所以沒有兩名僱員應該報銷相同的金額。 美分每英里的計劃報銷更公平，但仍不准確。
為什麼美國國稅局的標準里程率不是最好的選擇？
大多數公司使用IRS商務里程率來計算每個員工應該支付的金額。 但是國稅局的稅率並不是要求的償還率，因為它是根據前一年經營車輛的全國平均成本計算的。
國稅局利率是使用前幾年數據的時間點平均值，而不是實際的報銷比率。 員工在旅行中的花費可能比他們報銷的要多，或者如果天然氣價格下跌，他們可能會超額報銷 - 而且他們的報酬沒有調整，因為這是根據去年的數字計算的。
當涉及平車補貼與補償時，大多數公司會出錯？
平價汽車津貼在償還生活在不同地點的員工時不公平。 例如，一名員工可能生活在一個地區，在該地區，天然氣價格比另一個員工居住的下一個城鎮的價格便宜12美分。 此外， 商務旅行的固定成本，例如汽車保險費和稅收的價格，因地區而異。
其他駕駛成本也各不相同。 例如，各州的汽車保險費差別很大，從北卡羅來納州夏洛特的825美元到密歇根州底特律的3,150美元。 同樣價值21,000美元的轎車的稅費在內華達州為249美元，但在羅得島州可能高達1689美元。 每個州每年的維修費用也不相同，新澤西州平均為393美元，佛蒙特州只有270美元。 向住在不同地點的員工支付相同的統一費用完全忽略了這些差異。
由於汽車補貼被視為補償，所以對繳納FICA稅 （雇主繳納社會保險和醫療保險稅）的雇主以及同時繳納FICA和所得稅的僱員也應納稅。 這意味著公司支付汽車津貼金額加上相關的FICA稅收繳款，而員工將汽車津貼金額，所得稅和FICA繳款減免。 在像FAVR這樣的免稅退稅模式下，員工“回家”的確是雇主報銷的金額。
公司在為個人使用車隊車輛收取什麼錯誤？
一些雇主允許其員工使用公司擁有的車隊車輛作為個人駕駛使用的津貼。 但是，你會驚訝於有多少公司沒有意識到這種個人使用對員工是應稅的。 公司也沒有一個很好的方法來計算每個司機應該為此應納稅利益收取的金額。
通常情況下，無論他們駕駛多少個人里程，組織都會收取一定數額的費用以涵蓋所有司機的個人使用。 對於使用車隊車輛的員工來說，這對於個人使用來說可能是一個巨大的金錢優勢。 但是，駕駛車隊嚴格用於商業用途並且在工作條件之外保留自己的私人車輛的員工可能被不公平地多收。
如果企業沒有準確報銷其員工會發生什麼？
如果不准確地向員工報銷與商業相關的駕駛費用，許多公司每年需要花費數千美元（按Motus計算，每名員工每年大約需要$ 3,000美元）。 然而，與集體訴訟的訟費相比，這並不算什麼 。 近年來，工人們成功起訴了他們的雇主高達700萬美元，以補償不公平的報銷行為。 在加利福尼亞州，這些訴訟迅速成為規則，而不是例外，因為加利福尼亞州勞動法第2802條特別嚴格。
加利福尼亞州的法規確保“雇主應當賠償 [使他/她的僱員]免於因履行其職責而直接造成的所有必要支出或損失”。這通常被雇主解釋為是有限的到工作中使用的設備或工具的成本，但現在越來越多地用於里程報銷案例（Radio Shack and Toys“R”Us example）。
當涉及準確地收回員工個人使用這些車輛時，車隊計劃也帶來了自己的一系列挑戰。 公司車輛的個人使用必須有適當的文件記錄 ，員工可以被收回以供個人使用。 報告不足的個人里程使公司面臨成本高昂的國稅局審計風險，並可能導致公司錯過退款。
有什麼資源可以幫助我的企業？
您的企業可以使用相同的技術來授權新的數字工作場所來跟踪他們的商務里程費用。 這裡有些例子：
- 支持GPS的智能設備可收集和存儲員工的商務旅行信息
- 移動應用程序來自動化員工里程追踪，並準確說明每位員工的確切業務，通勤和個人里程。
借助正確的移動應用程序和軟件平台，您可以消除驅動程序的手動任務，以提高生產力，降低成本並確保IRS合規性 - 同時獲得對駕駛行為和移動員工效率的深入了解。