W-4表格必須由在美國工作的所有僱員填寫，以便雇主知道從僱員的工資中扣除多少聯邦所得稅。 該員工必須註明：
- 婚姻狀況
- 津貼數量和
- 額外扣除金額。
更新：新的稅制改革法（2017）及其對W-4形式的影響
2017年稅制改革法已作出重大改變，將影響員工扣繳。
你的許多員工可能想要改變他們的W-4表格，以免付太多的代扣金。 美國國稅局已經發布了一份新的2018年W-4表格 ，該表格目前處於擬議狀態，在其最終確定之前不應使用。
新的W-4表格如何改變？
新的2018 W-4表格中提到的一些變化是：
- 在計算頁面上，項目B，F和G的金額發生了變化。
- 在工作表上，表1和表2進行了更改，以反映新的聯邦所得稅扣繳時間表。
什麼時候必須完成W-4招聘？ 什麼時候新的W-4生效？
在提供第一份工資之前，僱員必須在僱用期間填寫表格。 美國國稅局表示雇主必須在雇主（雇主）收到日期的第30天或之後的第一個工資期開始時實施新的W-4。
這是一個例子。 Josie在11月10日給你一個新的W-4; 她在每個月的15日和30日支付。
您必須不遲於12月15日的工資單執行。 當然，您可能可以在早期實施它，但這不是必需的。
如果員工想要更改W-4以獲得獎金或其他一次性工資變更，則應該給他們足夠的通知，以便他們可以計劃W-4更改生效時使用相同的工資核算獎金。
員工多久更換一次W-4？ W-4有效多久？
員工可隨時隨意更改W-4表格上的金額。 變更以及新員工必須遵守上述實施時間表要求。
W-4保持有效時間沒有時間限制; 它在僱員改變之前一直有效。 在終止時，W-4繼續有效，用於在終止日期後扣繳FICA稅款 。
最新的W-4必須由員工簽名並保存在員工的工資單中，以核實聯邦所得稅扣繳金額。
我可以通過電話或電子郵件接受W-4表格嗎？
不，您無法通過電話或電子郵件接受員工提供的有關新W-4表格的信息。 改變的唯一方法就是親自或通過郵件填寫並簽署W-4表格。
您可以通過符合IRS規定的電子系統以電子方式接受W-4信息。
美國和W-4表格
美國許多州使用他們自己的W-4表格變體來記錄扣繳金額。 有些州不允許電子採集W-4信息。 請諮詢您所在州的收入部門以獲取更多信息。
W-4形式的問題
W-4表格可能由於多種原因而失效 ，包括缺少所需信息，缺少簽名，或者表格已被更改，或者如果您認為W-4無效，則必須繼續根據以前的W-4扣留。 如果無效的W-4表格是第一個，國稅局表示你應該扣留單身零津貼。
員工不能扣留固定百分比或美元數額。 他們必須使用W-4和IRS表和扣繳方式。
重要提示：您不可以在填寫表格時向新員工提供建議。
如果員工在填寫W-4表格時遇到困難，您可能需要將此人引導至IRS關於計算您的預扣津貼的文章。
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