如何計算員工薪水扣繳和扣減

01 - 第一步：從每位員工身上獲取W-4表格

美國國稅局要求所有美國工人在招聘時簽署IRS表格W-4 。 這種形式包括您需要支付員工的重要信息，並確保員工的工資正確計算收入和預扣。

除了員工的姓名和地址之外，最重要的信息是：

• 員工的社會安全號碼
• 員工的婚姻狀況，
• 員工聲稱的津貼數量
• 員工希望從每筆工資中獲得的額外金額。

在計算第四步扣繳時需要婚姻狀況，津貼和額外金額。

02 - 第二步：計算工資總額

員工薪水從總薪水開始。 總工資是總工資。 對於受薪僱員，每年的數額除以支付期數。 對於小時工，這是工作小時數乘以費率（包括加班費）。

如果你不確定你有什麼樣的僱員，請閱讀這篇關於薪水和小時工僱員之間差異的文章。

下面是一些例子，說明如果在這段薪酬期間不包括加班費，那麼薪水和小時工都是如此計算的：

受薪僱員支付年薪。 假設年薪是30,000美元。 該年薪除以年內的薪酬期數以得到一個薪酬期的總薪酬。 如果你每月支付兩名受薪僱員，那麼這一年有24個支付期，一個支付期的總支付額是1250美元（30,000美元除以24）。

小時工的工資按照小時工資率支付。 如果員工的小時工資為12美元，而她在工資期內工作了38小時，則她的工資總額為456美元（12 x 38美元）。

但是，如果支付加班費，你還沒有完成工資總額。 接下來，你需要計算小時工和一些受薪工人的加班時間。 加班費必須添加到正常工資才能拿到總工資。

03 - 第三步：計算加班

所有小時工如果在一周內工作超過40小時，都有權加班。 一些受薪僱員根據其薪酬水平免除加班費。 如果低薪工薪僱員的工資等於每週455美元（每年2360美元），即使他們被列為豁免，也必須獲得加班費。

聯邦勞動法要求最低要求的加班時間為每週40小時以上所有小時的一小時半的時間。 您可以支付超過此要求的加班費，但為了我們的目的，我們將使用所需的金額。 一些州也有加班法律，要求加班費用要高一些。 詳細信息請查看您的州勞動部門。

以下是計算加班時間的示例：

桑迪每週工作43小時。 她有權按小時工資的1.5倍加班3小時。 如果她的小時費率是12美元，她將以18美元的價格加班3個小時，總共加班54美元。 這個加班費加在她480美元（40小時x12美元）的正常小時工資中，共計534美元。 這是她的薪酬總額。

這些關於加班的文章可能會幫助你理清加班工資問題：

每小時的員工和加班

免除與非豁免員工：加班規則

04 - 第四步：計算聯邦所得稅（FIT）預扣金額

要計算聯邦所得稅預扣稅，您需要：

• 員工的工資總額
• 員工的W-4表格和
• 出版物15：雇主稅收指南中國稅局的稅表副本）。 確保你有正確的一年的表。 該表從2018年1月1日起生效，因此您需要2018年表格。

轉到出版物15上的頁面：“所得稅扣繳百分比方法表”

尋找匹配的表格：

• 婚姻狀況。 單身（包括戶主身份）在左邊，結婚在右邊。
• 支付期限類型。 這個範圍從每周到每年（這意味著人每年獲得一次付款）。 雙周是每隔一周（例如每隔一個星期五），半月是每月兩次（例如，第一和第十五）。
• 然後在該表上找到該人的總工資 。

假設您正在查看已婚人士的每週工資期。

向下看左邊找出那個人的每週工資總額。 假設它是1500美元。 在“Over ... But not over”列表中查找$ 1500。 1500美元超過525美元，但不超過1626美元。

你會看到這一行：

預扣所得稅的數額為：

過度 - 但不過分 -

$ 525 $ 1626 $ 35.90加上15％ - $ 525

下一部分有幾個步驟。

1.從“扣稅額”欄中扣除35.90美元。

2.然後，您需要從“超過”列中的數字中找出員工的工資超出部分。 從1500美元減去525美元; 那給你$ 475。

3.第三列15％的收入增加475美元。 這給你146.25美元。

4.將$ 146.25加到35.90美元，等於182.15美元。 這是您從該人的聯邦所得稅中扣除的金額。

如果你有很多僱員，IRS有一個扣稅計算器來使這個過程更容易。

接下來，您需要計算FICA稅。

05 - 第五步：計算社會保障和醫療保險扣除

您必須從員工工資支票中扣除FICA稅 （社會保險和醫療保險）。 這些扣除的計算非常簡單。 FICA稅金是員工總工資的15.3％。

總數的一半（7.65％）從員工的工資中扣除，一半由雇主支付。

對於上述員工，每週工資1500美元，計算結果為$ 1500 x 7.65％（.0765），總計$ 114.75。

小心不要從高收入員工那裡扣除太多的社會保障稅，因為社會保障每年都有上限 ，最高金額由社會保障局設定。

您還需要考慮高收入員工的額外醫療保險稅減免，當員工達到當年的特定付款金額時開始。 額外的稅金是毛薪的0.9％，根據員工的W-4身份，開始為200,000美元。 雇主不需要支付額外的稅款。

06 - 第六步：取消國家所得稅扣除

大多數州對員工的工資和工資徵收所得稅。 您將不得不做一些研究來確定這些扣除額以及如何將它們發送給適當的州/地方稅務機關。 本文將討論您作為雇主扣除，支付和報告這些稅款的責任。

記得再次使用總收入來支付州所得稅。

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07 - 第七步：採取其他扣減

你還沒有完成扣除。 以下是您可能需要計算的員工工資的其他一些可能的扣減額：

• 扣除員工對健康計劃覆蓋範圍的貢獻
• 扣除401（k）或其他退休計劃供款
• 扣除內部公司資金或慈善捐贈的捐款。

請記住，所有扣除都基於毛支付。

08 - 最後，一個僱員薪資待遇如何看的例子

在上述員工的情況下，每週工資存根將如下所示：

總收入FIT扣繳FICA扣繳其他扣除淨工資

$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60

09 - 使用百分比方法表計算聯邦所得稅預扣稅

計算預扣稅的百分比方法是另一種計算方法。 這一計算不是基於毛支付，而是基於扣除總扣繳津貼後的淨工資。 2018年，美國國稅局發布了關於1036號公告的細節，解釋百分比法的工作原理。

首先，從正確工資期間的總工資中扣除總額（表格的第5行）。 如果員工有兩項津貼並每週支付一次，則扣除的總額為159.60美元。 如果員工的每週工資為650.00美元，計算所用金額為650美元減去159.60美元或490.40美元。 然後按照第1036號通知中的表格以與第4步中相同的方式計算預扣。

10 - 不要忘記支付工資稅

您必須在IRS中扣除僱員為聯邦所得稅和FICA稅以及作為雇主所欠的金額扣繳的稅款。 具體來說，每個工資單後，你必須

• 支付所有員工的聯邦所得稅預扣稅
• 向所有員工支付FICA稅收預扣稅
• 為所有員工支付一半的FICA稅。

根據工資單的大小，您必須每月或每半週進行一次存款。

您還必須在941表格上提交一份季度報告，其中顯示您欠付的金額以及您已支付的金額。