W-4，I-9，工作申請，國家註冊等
僱用後，你立即承擔新員工的文書工作和法規責任。 在員工開始工作並收到他或她的第一份薪水之前 ，您需要填寫一些表格才能讓員工完成工作。 根據聯邦和州法律，這些表格必須由每位員工填寫。
在大多數情況下，你不需要將表格退回給任何人，但你必須保留它們。 當這些表格完成後，您應該將它們放在特定的位置，供員工和其他需要查看它們的人員使用。 美國勞工部（根據工資和小時部門） 對工資和人事記錄有特定要求 ，必須保留在所有員工身上。
聯邦，州和地方機構也可以出於各種原因對您的員工記錄進行審核 ，因此保留記錄非常重要。
01 - 聯邦所得稅扣繳表格W-4
所有 新員工 在領取第一份工資之前都必須填寫W-4表格。 該表格包括婚姻狀況，受撫養人數量和指定的額外預扣金額等信息。 它被用來計算預扣聯邦所得稅。 你不必保留所有W-4表格的副本，只是最近的一個。
雇主不應向員工提供如何填寫此表的建議，但您可以將他們引導至IRS文章以幫助他們填寫此表。
務必使用W-4表格的最新版本。 2017年稅收減免和就業法案對扣繳表進行了重大調整，員工可能想要更改扣繳稅款，以避免從他們的薪水中徵收太多稅。 您應該使用2018 W-4表格用於新員工以及想要更改表格的員工。
員工可以隨時更換他們的W-4表格。 例如，員工可能會收到獎金並希望更改扣繳。 作為雇主，你有責任跟踪最新的變化，並確保員工薪水反映僱員扣留的意願。
02 - I-9表格和電子核實係統的就業資格
作為雇主，您必須記錄新員工在美國工作的資格。您必須使用的文件是F -I-9 ，就業資格認證，每個新員工都必須填寫此表。 新員工必須提供（a）身份和（b）工作資格的文件。
I-9過程有兩個步驟。 首先，員工填寫表格並說明將使用何種身份和工作資格文件。 然後，你作為雇主必須查看這些文件，並確保它們足夠適當。
您必須將此表格保留在員工的記錄中，但您無需將其發送給任何人。 如果移民官員來到您的公司或想要檢查您的員工文件，該表格就是您驗證員工的工作資格的證明。
較大的雇主（擁有許多員工）可以註冊E-Verify系統，並用它來檢查新員工是否有資格在美國工作。系統使用表格I-9中的信息與聯邦數據庫進行比較。
03 - 工作申請表
每個新員工都必須填寫工作申請表，即使此人已經提交了工作簡歷。 工作申請表包含有關可以驗證的新員工的信息，例如以前的雇主和教育。 它還包括申請人必須簽署的幾個聲明。
申請表上的一項聲明證明，申請信息是真實和正確的，而其他聲明允許雇主進行參考檢查和背景調查。
為每一位員工提供申請表，保護您作為雇主從申請人處獲得欺詐申索，並允許您在申請表格不准確的情況下採取行動。
04 - 國家扣留和註冊
雇主必須向新員工註冊其新州僱用通知制度; 此註冊允許州政府收取這些員工的子女撫養費。 本文包含狀態通知系統的列表。
每個徵收所得稅的州都要求雇主報告並繳納稅款。 有關如何在州內註冊為雇主的信息，請與您所在州的收入部門（或同等部門）聯繫。 本州機構還會向您提供有關報告和支付代扣金額的預扣表格和要求的信息。
對於有所得稅的州，您需要從員工工資中扣除這些稅，並將扣繳的稅款發送給相應的州機構。
05 - 僱用新員工的清單
以下是新僱傭流程的12步清單 ，因此您不會忘記任何事情。 它包括獲得雇主身份證號碼 （聯邦雇主身份證號碼），向國稅局註冊稅務申報和付款，並向貴州的稅務機構進行註冊（如果需要繳納國家所得稅）。 其他註冊和要求也列出。
06 - 一件事 - 你的員工手冊
如果您的企業有多名員工，則應該有員工手冊或政策和程序手冊。 除了政策和程序之外，手冊可能包括工作流程描述和優惠。）所有新員工都應該收到本手冊的副本，並應簽署他們已閱讀並理解該手冊。
員工手冊將成為您和您的員工的具有法律約束力的文件。 讓員工閱讀員工手冊可以幫助防止心懷不滿的員工，未滿足的期望以及可能的訴訟。