聯邦法律要求您保留薪水記錄和其他文件
雇主需要保留哪些薪水記錄？
您通常會在開展業務的過程中保留法律所要求的大部分記錄，因此遵守不應該採取額外步驟或工作方式。
查看您已有的記錄，確保您符合IRS和FLSA的要求。
記錄可以以任何形式保存，包括電子版。 所有非豁免僱員和最低工資要求的僱員必須遵守以下規定：
- 個人信息，包括僱員的姓名，家庭住址，職業，性別和出生日期，如果他不滿19歲
- 他的工作週開始的時間和日期
- 每個工作日和每個工作週的總工作時間
- 每日或每週總收入
- 在加班工作的任何一周，按小時支付工資率
- 工作週的加班費總額
- 每個支付期支付的工資總額
- 付款日期和付款期限。
非免稅員工的工資必須至少達到最低工資標準，並且每週工作時間超過40小時可獲得加班費。 如果按照薪水每周至少支付455美元，並且他履行了某些工作職責，通常是行政，執行或管理層，則該員工可以免稅。
直接支付是在工作週的前40個小時內獲得的。
豁免員工所需的記錄與非豁免員工所需的記錄不同，家庭僱員，非正常工資安排的員工，提供住宿或其他設施的員工以及接受補習教育的員工均需提供特殊信息。
如果您的任何工人屬於這些類別，請諮詢律師。
您必須保存的表單
除了薪水支票記錄之外，您還應為每位員工保留一些其他文件。
- 他的W-4表格的簽名副本顯示聯邦扣繳。 此表單可以多次更改，因此請確保最新的表單保持最新狀態。
- 員工授權減免工資的任何表格的副本，包括聯合之路或其他慈善機構的福利和特殊捐贈
- 僱員的原始申請表和任何證明文件的複印件，如簡歷或成績單。
- 記錄薪酬水平的變化，包括升職或降職，以及這些行為的原因。
什麼是保持薪水記錄的最佳途徑？
薪水記錄，包括記錄所有工作時間，薪酬狀況和薪酬變化的記錄應保存在單獨的文件中。
您還必須記錄對員工薪酬和福利所做的所有更改，包括員工同意。 除了FICA稅和裝飾品之外，您必須獲得員工工資扣除的書面同意。
人力資源專家蘇珊·希思菲爾德詳細說明了員工人事檔案中應該包含哪些內容。
誰允許查看員工記錄？
大多數企業都將員工記錄保存在一個限制區域內，並且只允許可能因為其就業排名或職位而需要查看記錄的個人訪問。 員工記錄不應該從記錄室中刪除。 如果您的員工人數不多，您可能需要製定人事檔案訪問政策，以便人力資源員工知道如何回應請求。
- 應該允許員工看到他們自己的記錄。 在查看自己的記錄時，您可能希望讓某位員工與員工在一起。
- 指定哪些公司的員工可以查看員工記錄。 訪問通常僅限於人力資源部門的員工以及高於一定水平的管理人員和高管。
- 出於審計目的，各種聯邦和州審計員可能被允許訪問員工記錄。 您可以在允許審計員訪問員工記錄之前申請許可證。
- 在某些特定情況下，代表員工參與訴訟的律師可能會被授予訪問權限。 在允許查看記錄之前，頂級官員或公司的律師應該核實律師的請求。