表格I-9也是雇主使用電子驗證系統進一步驗證的基礎。
在你開始填寫表格I-9之前
在開始招聘第一名員工之前，請準備I-9表副本。 確保您擁有Form I-9的最新版本。 在2013年5月7日之後，雇主必須使用目前的表格，截止日期為2016年3月31日。
I-9表格（PDF格式）的副本可從美國海關與移民服務局（USCIS）網站獲取。 該表格可以在線填寫，然後打印出簽名。
I-9表格必須在僱用時完成，並且您（雇主）必須為所有員工保留所有I-9表格。 如果表格填寫完畢並且您接受了員工提交的文件，如果您發現員工錯誤地陳述了其工作資格狀態或者員工提交的表格被發現無效，您可以解僱員工。
完成第1部分 - 員工信息和證明
第1部分由員工完成。 僱員必須包括姓名，婚前姓名，地址和出生日期。 員工應該包括社會安全號碼，但該號碼是可選的，除非您的公司正在使用E-Verify系統。
然後員工證明他或她的身份 - 以下之一：
美國公民
非美國公民
合法永久居民（包括外星人＃）
外國人有權工作（包括外國人＃或入場＃）直到（包括到期日，如適用）
有人可能會協助員工填寫表格I-9的第1部分。 編寫者和/或翻譯員認證部分應由幫助者填寫。 一定要打印助手的名字和地址。
完成第2部分：雇主審查和核查
第2部分由雇主填寫。 您必須查看必要的文件以驗證（a）身份和（b）員工的工作資格。 請注意，列表A中的文件（例如美國護照）驗證了兩者的身份和工作資格。 列表B中的文件驗證列表C中的身份和文件，以驗證工作資格。 如果您沒有清單A中的文件，您必須從清單B和清單C的每一個中獲得一份文件。
可接受的文件
I-9表格中包含可接受文件的清單 。 您可以在USCIS雇主手冊中找到有關可接受文件的更多信息，包括文件示例。
關於社會安全卡的說明：您不能接受層壓的社會安全卡或社會安全卡，其中聲明“無效用於工作目的”。 社會安全管理部門發布的顯示員工社會保險信息的打印輸出不適用於社會安全卡。
提交給您進行驗證的文件必須與員工證明的資格狀態相符。 如果提交給您的文件與員工所證明的狀態不符，則不能接受。 例如，如果員工證明他或她是美國公民，但向您顯示“綠卡”，則您無法接受該文件。
文件到期日期
有些文件，如護照或工作許可證，有過期日期。 已過期的文件不能用於驗證。 如果文件將來到期，您必須接受它，但記下員工記錄保存系統中的到期日期。 如果文件到期並且員工未提供顯示未來到期日的新文件，該員工將不再有資格在美國工作。如果您的公司受到檢查，您可能會因為繼續僱用此人而受到罰款和處罰。
僅限原始文件
所有提交的文件必須是原件。 複印件不可接受。 如果您對文件是否為副本有疑問，請從美國政府機構或州，縣或市政府機構尋找蓋章或蓋章。
如果一份文件與I-9員工的姓名不同，請提問。 只要文件看起來是真實的並且與人相關，名稱的輕微拼寫變體也是可以接受的。
在您審閱文件並作出合理判斷之後，您必須證明他們既是（a）真實的（而不是副本或其他有疑問的）和（b）與所指名的僱員有關的，你必須證明在偽證的處罰下，盡你所知，該員工有權在美國工作。包括員工為您的公司工作的日期。 簽名，日期，打印您的姓名和職位，並包括公司的地址。
第3節更新和重新驗證
第3部分用於更新已過期文件的信息，並允許將新文件到期日期添加到表格中。
保存文件副本
如果貴公司正在使用E-Verify系統，請保留所有文件的複印件。 如果您未使用電子驗證，則無需保留文檔副本。 如果您確實保留副本，請為所有員工執行此操作。
表格I-9完成後 - 做什麼
作為雇主，您必須為所有員工保留一份完整的表格I-9的副本。 您無需將此文檔提交給任何美國政府機構。
本文中的詳細內容是為了幫助您作為雇主了解完成I-9表格的要求。 他們不打算具有包容性。 請務必仔細閱讀整個I-9文檔，以確保完整且正確地完成此文檔。
糾正錯誤
糾正I-9表格中的錯誤與其他重要文檔一樣。不要使用白板或嘗試擦除錯誤。 糾正重要文件錯誤的標準程序是：
- 通過不正確的信息（確保信息仍然可以被讀取）
- 進行更改
- 日期和初始更改。
填寫表格I-9的提示
- 您作為雇主可以指定僱員或其他人來填寫I-9表格的雇主部分。 但是，INS說：“如果其他人代表你填寫I-9表格，他或她必須承擔I-9的全部責任。”
員工可以獲得幫助，完成第1部分。確保助手完成“編制者和/或翻譯員認證”部分並讓員工簽字。 - 您需要保護員工在I-9表格和支持文件上提供的隱私信息。 僅將此信息用於I-9目的，並將文檔存儲在安全，安全的位置，例如鎖定的文件櫃，只有少數可信的人員才能將文檔關鍵。
- 美國一些州的職業介紹所可能會驗證就業資格，並對他們發給您的員工進行認證。 在這種情況下，請確保您獲得併保留您所在州的認證副本。