如果您的企業有一個負責任的計劃，某些業務支出的報銷不會對該員工徵稅。 如果您的業務報銷計劃不符合IRS對責任計劃的要求，則這些報銷對員工應納稅，並且必須扣繳聯邦所得稅和工資稅。
此外，您作為雇主必須在員工的W -2表格上報告這些付款。
有責任心的計劃可能包括償還一些不同的員工開支，包括：
問責計劃還必須包括一項程序，要求員工向雇主退還超額賠款（超過允許數額的部分）。 如果雇主建立並維持一個問責計劃，則員工差旅費用不必視為應納稅所得額。
允許的計劃要求
為了被IRS視為一個“責任計劃”，您的安排必須包括以下所有內容：
- 這些費用必須具有業務聯繫 ; 也就是說，他們作為員工履行服務時必須已經支付或發生。
- 員工必須在合理的時間內向雇主充分說明這些費用。 您必須要求員工向您提供這些費用的詳細信息，包括費用的日期，時間，地點，金額和業務目的。
- 您必須要求員工根據具體情況在合理的特定時間內退還超額報銷
如果所有這三項要求均未得到滿足，則該計劃由國稅局確定為不負責任，您的企業向僱員報銷的任何費用均應向該僱員徵稅。
超額報銷
超出的報銷費用超過了允許的數額。 如果員工在合理的時間內沒有退還超額報銷費用，這些超額數額應由員工納稅。 最常見的情況是您在出發前給員工預付款的情況，並且在旅行期間她的費用低於預付款額。
IRS確定退還超額報銷的合理時間，例如：
- 在費用發生後的30天內收到預付款
- 員工在支付或發生後60天內提供充足的費用帳戶。
- 員工在支付或發生後的120天內退還超額報銷費用。
- 該員工會收到一份聲明（至少每季度一次），要求退貨或對未決預付款進行適當會計處理，並且員工在收到聲明後的120天內遵守。
向IRS提交責任計劃
不，沒有要求您向IRS提交書面計劃。 但是，您應該能夠證明您已經確定了為員工報銷費用的要求。 您需要書面形式向IRS展示您了解什麼是可靠的計劃，以及您是否按照要求操作您的業務。
首先，您需要將這些要求書面化，作為員工政策和程序手冊的一部分。
其次，您應該記錄所有與員工交易的報銷費用記錄，並記錄下來，以表明遵守責任計劃的所有要求。
負責計劃影響和營業稅
這些費用是否在問責制計劃內進行並不會直接影響您在企業納稅申報表上扣除這些費用的能力。 但是您仍然必須提供足夠的文件證明這些費用與業務相關。
例如，對於旅行報銷，您可以在營業稅申報表的適當行上扣除費用。 例如，就餐飲和娛樂費用而言，請使用附表C中的 24b行（適用於獨資經營者或單一成員有限責任公司）。