如何準備W-2工資和稅收報表

什麼是W-2表格？

W-2表包括上一個日曆年支付的員工工資信息，並扣除這些工資，以及福利信息和其他工資扣除。

W-2表格何時到期？

W-2是在1月底前的日曆年內到期的員工 。 如果1月31日是周末或假期，則報告將於下一個工作日到期。 以下是今年或今年的關鍵年終工資稅報告截止日期 。

W-2表格是在 1月31日之前由社會保障局提交的。在您向員工提供W-2表格後，您還必須將這些表格和W-3表格一起提交給社會保障局（SSA）。

1月份的最後期限是企圖遏制稅務欺詐，但這意味著你應該在1月份之前向員工提供W-2表格，這樣他們有機會在提交之前查看他們。 早些時候向員工發布會減少W-2表格中的錯誤 ，因此您不必提交更正後的W-2。

收集信息準備W-2表格

該表格的信息來自您的工資登記表，該表格顯示了每位員工的工資和預扣年度總計，以及醫療計劃，健康儲蓄賬戶和其他項目的扣除額。

以下是關於準備這些W-2表格所需的信息的更多詳細信息。

難度：一般

所需時間：取決於員工人數和扣除額以及額外付款

以下是如何準備W-2表格

雇主信息
對於您準備的每個W-2，您需要包含有關您的業務的信息：雇主ID號碼（EIN）以及雇主名稱和地址。

控制序列號
如果您要支付很多員工，您可能需要在每台W-2上添加一個內部控制編號。 您可以自己生成號碼，或者您的工資預備軟件可能會生成此號碼。

員工收入您還需要

• 總工資， 小費和其他補償（專欄1）。 這是所有小時工和受薪員工的總工資 。
• 預扣總額（插文2）
• 社會保障總工資（達到社會保障最高限額 ）（專欄3）。 一些工資不包括在社會保障工資中 ，因此您需要減少這些金額。
• 社會保險稅扣繳總額（專欄4）
• 總醫療保險的工資和提示（與工資總額相同）（方框5）
• 扣除醫療保險稅 （插文6）。 該金額包括高薪僱員的額外醫療保險稅額 。
• 社會保險提示（專欄7）和分配提示（專欄8）

1. 接下來，您需要了解去年每位員工的員工信息和總工資以及預扣款：

2. 其他付款。 您可能已支付預先支付給員工的EIC支付（工資收入信用）（方框9）和受撫養人福利（方框10）。

3. 有關退休計劃參與的信息， 法定僱員
   如果員工參加退休計劃（方框13）或非合格計劃（方框11），如果此員工是法定僱員（方框13），或者如果員工參加了退休計劃（方框13），則必須在每個W-2上檢查適當的方框收到第三方病假工資（方框13。

1. 方框12
   方框12是用於其他報酬或報告的金額，可以輸入1-4個框。 框12中最常見的一些信息：

   • 未收集的社會保障，RRTA（鐵路退休）或醫療保險稅，提示或團體人壽保險
   • 選修401（k），403（b）和其他合格的退休計劃
   • 非應稅病假工資
   • 金色降落傘付款
   • 排除報銷移動費用
   • 對醫療儲蓄賬戶或健康儲蓄賬戶的捐款
   • 非法定僱員股票期權
   • 根據401（k）或403（b）計劃指定羅斯的捐款
   • 根據“平價醫療法”的報告要求 ，使用Code DD的雇主支付的醫療保險費用

2. 方框14
   方框14中的條目用於其他必須向僱員披露納稅申報表的扣除或補償。 例如

   • 稅後養老金
   • 自動報銷
   • 加利福尼亞州，紐約州，新澤西州和華盛頓州的特別稅
   • 慈善捐款從員工工資中扣除
   • 健康保險和附加福利扣除
   • 統一扣除（ 制服費用 ）
   • 扣除聯盟費用
   • 不可徵稅的收入
   • 包括在工資中的車輛費用（提供給員工的車輛租賃價值的100％，並包含在方框1工資中）
   • 還有一個用於從員工扣除的“其他 - 不在列表中”的項目

1. 州和地方信息
   在本節中，您將輸入關於州和當地工資和預扣的信息。 輸入：

   請注意，表單上有兩個州和兩個地點。 如果有人在一年中在兩個以上的州或地區工作過，請使用第二個W-2來包含附加信息。

   • 您的兩字母州代碼和您公司的州稅ID號（請諮詢您所在州的收入部門） （方框15）
   • 國家工資（專欄16）
   • 國家所得稅扣繳（專欄17）
   • 如果有的話，地方工資（專欄18）
   • 地方所得稅扣繳（方框19）
   • 地區名稱（方框20）

2. 檢查準確性
   花時間確保您提供給員工的信息（並最終提供給社會保障管理局和國稅局）是準確的。 檢查您的工資總額，並運行W-3以確保您提交的所有信息的準確性。

3. 預印表格
   如果你打印自己的W-2表格，你可以從幾個來源獲得它們：

   W-2是一個多部分形式。 這裡是這個表格的頁面：

   • IRS Forms Order網站（需要7-15天）
   • 在線表格供應商或辦公用品商店。
   • 副本A去社會保障局。 複印件A通常打印在紅色的表格上。
   • 複製1是針對城市，州或地區
   • 副本B用於提交員工的聯邦納稅申報表
   • 複製C用於員工的記錄
   • 副本2是另一個城市，州或地區的副本
   • 副本D是雇主的記錄。

4. 打印W-2s
   打印表格，檢查是否符合預先打印的格式（如果有）。

5. 分發W-2

   • 致員工：副本B，C，1和2
   • 致社會保障局 - 副本A. SSA要求您在2月底之前發送每位員工的W-2副本A和W-3表格 。
   • 保留副本D以備記錄。

6. 仍然對W-2表格感到困惑？ 關於2011年W-2表格的問題解答

準備W-2表格的提示

1. 您企業的州稅ID號不是您的州銷售稅ID號。 許多州使用聯邦稅號 （EIN）並在末尾添加數字。 請向您所在州的收入部門查詢相關信息。
2. 提示收入。 員工小費收入需繳納社會保險稅和醫療保險稅，包括額外的醫療保險稅。
3. 方框12 - 超過4項
   如果Box 12中的物品超過4個，則需要將其他物品放在第二個W-2上。 但是不要在這個額外的W-2中包括員工的工資和預扣。
4. W-3表格和所有員工的W-2表格複印件A於1月31日前交由社會保障局簽發。當您填完W-3表格後，將所有W-2表格寄給員工盡快，所以他們有機會審查表格。 如果他們發現錯誤，您可以在1月31日之前將綜合報告發送給SSA之前解決它們。
5. 放棄
   此“如何”提供的信息僅供一般用途，用於幫助您收集準備和打印W-2表單所需的信息。 它不是為了提供稅務建議，也不是為了提供全面的信息，也不是要告訴你所有必須包含在W-2表格中的信息 。 與您的稅務顧問聯繫，了解有關您的具體情況的信息。

6. 返回到年終工資和稅務報告