組織起來涉及到的不僅僅是整理一堆紙張，還要清除桌面上雜亂無章的東西。 組織涉及為您業務的所有不同部分創建系統和程序; 這有可能幫助您提高生產力和盈利能力。 下面的想法包括了一些你可以在小企業中組織起來的最佳方式。 為了緩慢持續的改進，或者制定一個計劃，在每年的每個月將新的組織流程納入您的業務中。
01 - 控制論文和文件
現在您對所使用的文檔類型有了更好的了解，現在可以創建或改進您的辦公文件系統了。 Susan Ward提供了一個有用的指南來創建文檔管理系統 ，該系統可以幫助您創建或優化您的紙張處理並組織它。
如果您決定開始走向無紙辦公室（首先閱讀這些優點和缺點 ），那麼您可以開始使用在線開票和支付服務（如FreshBooks）掃描並數字化您的收據，轉而使用DocuSign等數字簽名程序，並使用雲進行數據備份和歸檔。 如果您在一年中的活動中收集名片，最好還是投資一張名片掃描儀，以便您可以立即數字化聯繫信息並將紙卡丟棄。
02 - 使用正確的生產力工具
- 聯繫人管理。 從跟踪客戶到記住在網絡中遇到的人，每個小企業主都需要一個管理聯繫信息的系統。 您可以選擇全面的客戶關係管理（CRM）系統（如Salesforce），或者對於小規模管理，您可以設置現有的“聯繫人”應用程序以便為您的業務工作。
- 會議和溝通。 無論您是面對面地，通過電話或通過視頻聊天服務進行會議，都有一種方法可以使此過程更有條理。 您可以使用像Do這樣的服務來讓您的會議更有條理 - 在之前，期間和之後。
- 會計和簿記。 使用Quickbooks Online，Xero和Wave等工具來組織和簡化發票，付款和管理現金流。
- 旅行和費用跟踪。 您可以使用Expedia和TripAdvisor等應用程序來簡化旅行計劃。 然後，一旦上路，像Expensify這樣的應用程序可幫助您跟踪費用，並在您組織得多時回到家中進行報告。
- 社交媒體管理。 我們都知道，如果您沒有系統有組織地處理這些問題，可能會浪費多少時間在社交媒體上。 這就是為什麼像Hootsuite和Buffer這樣的工具對小企業主來說無價的原因。
- 電子郵件管理 如果您在小型企業中使用Gmail，則可以訪問不少Google擴展程序，以便快速組織您的收件箱。 如果您使用的是其他電子郵件應用，請嘗試SaneBox進行自動過濾，提醒等等。
- 項目管理。 一個好的項目管理應用程序將幫助您跟踪任務，共享文件和與團隊成員在一個地方進行協作，它可以成為您可以用來組織工作的最佳工具之一。 嘗試Basecamp或Asana來實現一體化項目管理解決方案。
生產力是一個非常個人化的過程，您需要的應用程序將專門針對您所做的工作以及您傾向於工作的方式。 花時間在您的流程中加入新工具之前，探索您的需求。 你可能不需要你想像的那麼多。 要獲得更多的生產力工具靈感，請閱讀本文中的101個小型企業生產力應用程序，並探索這27個省時的應用程序
03 - 組織您的計算機
以下列出了您現在可以將計算機組織起來並恢復到工作狀態的事情：
- 清理你的桌面。 有幾種方法可以到達這裡，這一切都取決於你的工作風格以及如何使用計算機。 除了垃圾箱外，您可以擺脫桌面上的所有內容（請記住，桌面上的應用程序圖標只是快捷方式 - 所有實際應用程序通常都位於應用程序文件夾中）。 或者您可以為最常用的應用程序和文件添加一些快捷方式。 我傾向於選擇第一種方式，盡可能精簡，但通常使用我的桌面輕鬆訪問我目前正在處理的文件。 然後，一旦我完成，我將他們移到他們的永久住所。
- 建立數字檔案系統。 說到給你的文件一個永久的家，這是你創建一個完整的文件系統，讓你可以在需要時找到你需要的文件。 本文檔和文件夾組織指南提供了許多優秀的提示來幫助您開始使用。
- 更新軟件。 如果您的計算機設置為自動安裝應用程序和操作系統更新，那麼很好。 如果這是一個手動過程，那麼您應該至少每兩個月檢查一次更新，因為許多包含安全補丁。 然後，每年檢查一次您正在使用的軟件的當前版本，並確定是否需要升級。
- 掃描病毒和性能問題。 無論您擁有哪種類型的計算機，它們都可能會感染病毒或惡意軟件（是的，甚至是Mac電腦！）。 如果您有一台基於Windows的計算機，PCWorld提供的這些PC維護提示將幫助您保持計算機的健康運行。
- 驗證數據備份的完整性。 你正在備份你的數據，對吧？ 如果沒有，請暫時跳過其他所有內容，然後先做這個。 您可以使用基於雲的數據備份服務，如Carbonite，Backblaze或CrashPlan，或者您可以使用插入計算機的外部硬盤驅動器（我都可以）。 使用任一選項，配置服務或驅動器進行連續自動備份，因此您不必手動執行任何操作。 然後，每年一次或兩次，進入備份服務或硬盤，並確保一切都在那裡，如果需要將副本提交到本地計算機，則可以訪問。
- 收拾郵箱。 許多小企業主與他們的電子郵件收件箱有著愛恨關係。 他們喜歡它是因為它是一種高效率和高效的溝通工具。 但他們討厭它，因為它可能很快失去控制，造成不必要的壓力 。 有些事情可以使您的收件箱保持一致，例如使用自動化，精簡您每天收到的內容，以及限制您在一天中檢查電子郵件的頻率。 閱讀這篇文章的電子郵件管理技巧 ，這將使您的收件箱一個強大的生產力工具，而不是一個主要的時間吸。
上面的提示可以幫助您立即讓您的小企業更有條理，但請記住事情失控的速度有多快。 將這些活動與解決方案結合起來，每月幾次對您的論文，生產力工具和計算機狀態進行快速而輕鬆的審查，以便您可以保持有組織，並防止事情達到壓倒性的無組織級別。