看無紙化辦公的利弊
以下是無紙化辦公室的優缺點，幫助您決定是否無紙化是您小企業的明智之舉。
無紙辦公的優點
1.環保 - 據Daily Green報導 ，紙張占垃圾填埋場垃圾的25％，如果美國將辦公用紙的使用量減少10％，則可防止排放160萬噸溫室氣體。 這只是針對紙張而言的，並未考慮墨盒的生產和處理以及打印機使用的能源。 無紙化是一個環保意識的決定。
2.節約成本 - 就像無紙化辦公環境有益於環境一樣，小企業預算也有好處。 想想你每個月花在紙張，墨水，郵資和其他用品上的費用是多少，這些費用支持紙質辦公室。 然後，考慮存儲所有物理耗材和實際文檔所需的空間。 這可能會非常昂貴。 隨著時間的推移，無紙化可能會為您的小型企業節省大量資金。
3.輕鬆訪問 - 無紙化意味著您的所有重要文件都被數字化。 您可以將它們備份到雲或通過遠程桌面應用程序訪問它們，從而使您可以從移動辦公室或任何地方使用該功能，並保持高效。
4.文件組織 - 如果您曾經浪費時間在雜亂無章的文件櫃或紙堆上拖曳時間以找到您要查找的內容，您就會知道紙質文檔的繁瑣管理方式。
當您創建無紙化辦公室時，您將創建一個數字文件系統，該系統可以更輕鬆地進行組織，搜索和調整。 這使得查找文檔的過程非常痛苦，就像進行搜索一樣簡單。
無紙辦公室的缺點
1.系統故障 - 數字可能是快速訪問，但也意味著快速丟失。 考慮一下如果您的系統崩潰，您的計算機上本地保存的所有業務文檔會發生什麼情況。 你可能會失去一切。 對於每個小型企業，尤其是那些無紙化的企業來說，建立一個備份和保護異地數據的系統非常重要。
2.安全性 - 數字文件不能通過文件櫃或辦公室門鎖來保護，因此文件和敏感信息的安全性是無紙辦公室的嚴重問題。 解決方案包括加密，本地服務器和受限訪問，所有這些都有自己的成本和收益。 此外，重要的是要考慮一些企業的性質，並且每天處理材料的敏感度（想想你的會計師）根本不適合做無紙化處理。
3.改進流程 - 過渡到無紙辦公室的一部分涉及審查所有當前的運營流程並找到適當的替代方案。
例如，您可能需要開始使用電子簽名服務， 在線開票和支付服務以及其他替代物理文件需求的應用程序。 所有員工在進入新系統後也必須接受新系統的培訓。
4.時間密集型 - 無紙化不是一夜之間的過程; 有很多因素需要考慮。 考慮到將紙質世界拋在後面的所有影響需要時間，並且需要一段時間才能實現支持無紙化的所有操作更改。
無紙化的決定因企業而異，對於每家公司來說，這當然不是一個普遍的決定。 做出決定無紙化的最重要的部分是做你的研究，以便你可以決定這些好處是否超過了挑戰。
然後，創建一個系統化的流程，不僅可以為您提供無紙化的好處，還可以幫助您同時提高生產力。