如何為小企業創建文檔管理系統
對於許多企業而言，文檔管理的重點在於組織和存儲文檔。 他們希望能夠以有組織和安全的方式存儲文檔，以便輕鬆找到文檔。
本文將向您展示如何創建一個完全符合這一點的文檔管理系統。
如果您在任何搜索引擎中輸入“文檔管理”，就會得到很長的文檔管理“解決方案”列表，其中許多軟件或應用程序宣傳擁有無紙化辦公的優勢。
但是，文檔管理軟件或應用程序旨在改善您的業務對電子文件的處理 。 問題在於許多小型企業不得不處理紙質和電子文件的舊式數據混合 - 而且在某些情況下，紙質數據的比例要大得多。
解決混合數據環境問題的一個辦法是使用文檔成像系統將所有業務的文檔轉換為電子文檔。 但是這對許多小型企業來說太昂貴且耗時。
好消息是，您可以將文檔管理系統的基礎知識放在適當位置，而無需購買任何特殊軟件或進行批量文檔成像。
該系統不必很複雜; 你只需要投入一些時間來規劃和實施它。
如何創建文檔管理系統
建立文件管理系統涉及三個步驟;
- 制定文件管理計劃，
- 實施文件管理計劃，
- 並貫穿始終。
制定計劃的第一步是回答這四個問題：
創建文檔的規則是什麼？
發票 ，付款提醒函，銷售小冊子，電子郵件， 資產負債表 ，電子表格，報告 - 所有業務部門在執行和跟踪業務過程中創建各種文件。 為了保持組織性，所有企業都需要建立創建文檔的規則。
例如，您的一些標準商業文件是否有內部模板，例如信件和發票，以及它們位於哪裡？
是否有需要遵循的內部風格指南？
新文件是否應註明日期和/或時間戳？
分享或審閱文件應遵循哪些程序？
對於一些小企業來說，重要的文件創建的唯一要點就是各種商業文件的模板所在的位置以及如何使用它們。 但是，如果您的業務中的文檔創建涉及不同的人員協作，審閱或更新文檔，則需要花一些時間來決定如何完成這些工作以確保效率和一致性。
我們將如何存儲文件？
這個問題實際上有兩個方面。
第一個涉及存儲的物理方面。 即使您的小企業將文件存儲在文件櫃中，也存在與存儲相關的成本; 而不僅僅是文件櫃本身的成本，而是您和/或您的員工提交文件或檢索文件的時間成本。 事實上，對於大多數小型企業而言，與存儲相關的最大成本可能是人們在查找文檔時浪費時間的代價。
存儲文件的第二個方面是組織性的; 文件如何歸檔？ 提交文件的關鍵是遵循良好的文件管理做法。
你還需要知道你將如何存檔文件。 你將如何處理已過時的文件或準備好移動到文檔管理系統中的後台？
例如，每年年初，我會瀏覽計算機上的各種與工作相關的文件，清除那些不再使用的文件，並根據需要創建按年份和/或主題標記的新文件夾，並移動文件。
紙質文件也可以做到這一點; 從文件夾中刪除舊（er）文檔並標記並在標題中創建一個帶有“Old”的新文檔並不困難。 某些軟件提供自動歸檔選項。 例如，Microsoft Outlook允許您存檔舊電子郵件。
如何簡化檢索文檔？
這個問題是文檔管理系統的核心。 在施樂加拿大Leger Marketing進行的一項調查中，加拿大中小企業所有者和管理者平均說每年花費2,152美元管理和存儲文件，每天約1小時搜索這些文件（globeandmail.com）。
好的歸檔方法再一次能夠解決這個問題。 瀏覽本網站上的數據管理文章將幫助您入門。 例如，如果您執行的操作始終遵循嚴格的命名約定 ，則文檔將更容易找到。
無論您是獨立工作的獨資經營者還是擁有員工的企業主，我建議您創建一個文件位置列表 ，它將提醒用戶特定文件類型的位置以及在哪裡查找特定文檔。 如果您的業務與大多數情況類似，請記住包括文件是否在您的計算機系統，內部服務器， 雲中 ，或者如果以文件形式存檔在物理位置（如文件櫃）中。 例如，假設您在我的公司中使用圖片，視頻甚至是照片。 您的文件位置列表中的條目可能是：
數字圖像/視頻：計算機（或服務器） - 在相應的主題文件夾中驅動E：/照片 - 文件
紙張照片：文件櫃3 - 照片 - alpha的主題
共享網絡或云端驅動器應按文件櫃的內容進行標記，並應與文件櫃抽屜相同。
我們如何保證我們的文件安全？
文件安全的第一道防線是物理保護商業場所 。 所有企業都需要安裝安全系統，例如安裝報警系統 - 甚至是家庭式企業 。
企業可能也需要或想要投資於其他安全設備，如窗戶欄/烤架，安全攝像頭和/或巡邏服務。 您可以花費所有時間創建密碼和加密文件，以保護您的電子文件，但如果有人可以漫步並竊取您的計算機和隨附的硬盤，則無關緊要。
所有文件櫃應在上班時間後鎖定並保持鎖定狀態（如果沒有人靠近，午餐時間鎖定）。
電子文檔的一般安全程序涉及定期備份文檔，並將文檔備份保留在原始文檔所在的同一硬盤以外的某個位置。 非現場最好是防止您的業務數據因自然災害而消失 - 這也是雲為業務提供理想選擇的另一個原因。
與同事或員工共享同一台計算機網絡的小型企業也可能希望限制某些用戶的訪問權限，以便他們只能使用或查看某些網絡資源。 例如，您可能有一個名為“Accounting”的網絡或云共享目錄，其訪問權限僅限於管理。即使允許用戶訪問某個資源（如應用程序），也可以對特定文檔進行密碼保護。 文檔的內容也可以加密，使其只能被具有所需加密密鑰的人訪問。
員工盜竊是數據安全的另一個威脅。 帶有員工的小企業應該對簡歷進行事實核查，並根據政策對員工進行背景調查。
實施您的文件管理系統
一旦通過回答上述問題創建了文檔管理計劃，就可以實施它，確保所有員工都知道企業文檔管理系統的詳細信息，並在創建，存儲和檢索文檔時遵循適當的程序。
您還必須確保訪問和使用組織內部文檔的每個人都要遵循，並正確執行命名和存儲文檔等操作。 定期進行抽查以測試是否可以輕鬆找到特定文件並防止出現錯誤歸檔。
您可以在一天內建立一個文件管理系統，但隨著時間的推移一致地實施它將是其成功的關鍵。 獎勵是巨大的 - 能夠在你想要的時候找到你想要找到的東西，並且安心。