數字文件的文件管理技巧
除了在桌面，筆記本電腦或移動設備上本地存儲文檔之外，越來越多的企業正在將雲用於基本業務應用程序和文件存儲。 （請參閱為什麼雲計算適合小型企業和雲計算的五大缺點。 ）
存儲問題進一步複雜化是許多企業需要在員工之間共享文檔。
在辦公室內，通常通過使用文件服務器或網絡附加存儲設備（NAS）來完成。 如果需要共享移動訪問，則可以將文檔存儲在雲中並通過分配訪問權限進行共享。 所有這些的結果都可能是文件管理的噩夢，其中一些人的文件存儲在雲中，一些文件在本地，甚至單個文件只存儲在一個地方或另一個地方。
組織是電子文件管理的關鍵
無論文件存儲在哪裡，重要的是保持文件的有序和最新。 電子文件管理的目標是確保您可以找到您要查找的內容，即使您在創建之後的幾年中仍在尋找它。
大多數商務人士在某個時間或者另一個時間處於有客戶呼叫的尷尬境地，並且無法快速找到相關的發票或其他重要的客戶文件。
同樣令人討厭的是，在年底時試圖找到與會計師公司賬戶有關的文件，甚至是稅務人員 。
在共享環境中正確組織數字文檔尤為重要 - 如果您的某位員工缺席（臨時或永久！），您應該能夠輕鬆找到由該人創建或管理的任何文檔。
（請注意，不滿意的離職員工可能會丟失數據問題是保護業務數據的另一個理由，請參閱業務數據保護規則6 ）。
這些文件管理技巧將幫助您保持文件的可訪問性：
1.使用程序文件的默認安裝文件夾。
安裝應用程序時使用默認的文件位置。 在Windows下，按照慣例，應用程序文件位於（Drive Letter：） - > Program Files目錄下。 在別處安裝應用程序是令人困惑和不必要
2.一個地方的所有文件。
將所有文檔放在一個“根”文件夾下。 對於Windows環境中的單個用戶，默認位置是My Documents文件夾。
在文件共享環境中嘗試做同樣的事情。 創建單個根文件夾（例如，稱為“共享文檔”），並將所有文檔存儲在根文件夾內的子文件夾中。 為所有電子文檔提供單一位置，使查找和運行備份和存檔變得更加容易。
3.在邏輯層次結構中創建文件夾。
可以這麼說，這些是您計算機檔案櫃的抽屜。 使用通俗的語言來命名您的文件夾; 你不想在將來查看這個文件夾列表，並想知道“TFK”或你發明的任何其他有趣的縮寫意味著什麼。
4.在文件夾內嵌入文件夾。
根據需要在這些主文件夾中創建其他文件夾。 例如，名為“ 發票 ”的文件夾可能包含名為“2018”，“2017”和“2016”的文件夾。 為客戶命名的文件夾可能包含文件夾“客戶數據”和“信函”。 目標是讓文件夾中的每個文件都有列出的一堆孤兒文件。
但是，不要創建複雜的，深層次的文件夾結構。 盡可能使用描述性文件名。
5.遵循文件命名約定。
某些操作系統（如Unix）不允許在文件或文件夾名稱中使用空格，所以如果您的計算環境混雜在一起，請避免使用這些空格。 而是使用下劃線作為分隔符（例如Doe_John_Proposal.doc。）其他字符，例如/？ <> \：* | “^也被禁止在Windows下的文件或文件夾名稱中。
使用描述性文件名稱以便於識別和檢索，但不要過度使用 - 文件/路徑名稱的長度限制會因操作系統而異。 在Windows下，文件的最大完整路徑長度（例如驅動器號+文件夾名稱+文件名）為260個字符。 盡可能使用常見的縮寫，例如Jan for January或Corp for Corporation。
6.具體。
如果可能的話，給電子文件提供邏輯的，特定的名稱並在文件名中包含日期 命名文件時的目標是能夠告訴文件的內容，而不必打開它並查看。 所以如果文件是給客戶的一封信提醒他付款已過期，請將其稱為“overdue_20180115”; 而不是像“信”那樣的東西。 如果不打開它，你怎麼知道這封信是誰的？
如果您通過電子郵件或便攜式設備共享文件，則可能希望文件名包含更多特定信息，因為文件夾信息不會包含在共享文件中。 例如，如果您的文檔位於“我的文檔\發票\ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc”中，並且文件被共享或通過電子郵件發送，則所有收件人都將看到的是Doe_John_20170416.doc，並且可能無法辨別該文件是否為客戶沒有打開它的發票。
7.隨你走。
提交文檔的最佳時間是您首次創建文檔的時間。 因此，習慣使用“另存為”對話框來歸檔文件並命名，首先將它放在正確的位置。
8.為了您的方便，請訂購您的文件。
如果您使用的文件夾或文件很多，請使用！命令將它們重命名為文件列表頂部。 或者在文件名稱的開始處顯示一個AA。
9.定期剔除你的文件。
有時候，上面的名為“發票”的文件夾的例子很明顯。 如果不是，請清理舊文件以保持文件夾清潔。
除非您完全確定您再也不需要該文件，否則不要刪除與商業相關的文件。 相反，在您的根文件夾下的主要文件夾集合中，創建一個名為“舊”或“非活動”的文件夾，並在遇到舊文件時移動它們。
（您需要多長時間才能保存CRA或IRS的業務記錄？解釋您必須保留業務記錄以滿足您的納稅義務的時間。）
10.定期備份你的文件。
無論您是將文件複製到另一個驅動器還是磁帶上，設置並遵循定期備份方案都很重要。 請參閱成功備份系統的三個步驟 。
良好的文件管理讓你找到你想要的簡單
管理電子文檔應該是企業整體文檔管理策略的一部分。 正確的文檔管理計劃應包括處理文檔的所有方面，包括存儲，檢索，備份和安全。
搜索功能是一件美妙的事情，但它永遠不會直接匹配文件夾或文件。 如果你始終如一地遵循這些文件管理技巧，即使你不知道某個地方在哪裡，你也知道它應該在哪裡 - 在找到你想要的東西方面有很大的優勢。 良好的文件管理做法可以節省 您的業務時間和金錢 。